Quá trình sản xuất của bạn có chậm không? Xem cách chúng tôi cắt giảm 40% thời gian chu kỳ bằng tự động hóa hoàn toàn.

Nhiều nhóm mất hàng giờ để nhập dữ liệu thủ công, phê duyệt nhiều lần, kiểm tra trạng thái và chuyển giao giữa các phòng ban. Công việc có thể trông nhỏ ở mỗi bước nhưng độ trễ sẽ tăng lên trong toàn bộ quá trình. Tôi thường thấy các công ty tìm kiếm tự động hóa sau khi bị trễ thời hạn hoặc chi phí lao động tăng cao. Điểm khởi đầu tốt hơn là một cái nhìn rõ ràng về quy trình làm việc hiện tại. Tự động hóa có thể giảm thời gian chu trình, nhưng kết quả phụ thuộc vào thiết kế quy trình, khả năng truy cập hệ thống, chất lượng dữ liệu và sự áp dụng của nhân viên. Mục tiêu hữu ích là giảm 40% thời gian chu kỳ đối với một quy trình được xác định rõ ràng. Con số đó nên được coi là kết quả đo lường được từ một quy trình làm việc phù hợp chứ không phải là một lời hứa hẹn cho mọi doanh nghiệp. Lập bản đồ quy trình hiện tại Tôi bắt đầu bằng cách ghi lại từng bước từ khi yêu cầu đến khi hoàn thành: - Ai bắt đầu nhiệm vụ? - Những hệ thống nào được sử dụng? - Công việc đợi ở đâu? - Cần bao nhiêu sự phê duyệt? - Chi tiết nào được nhập nhiều lần? - Tần suất xảy ra lỗi khi gửi lại tác vụ? Bản đồ quy trình có thể tiết lộ rằng công việc thực tế mất 20 phút trong khi tổng chu kỳ kéo dài hai ngày. Khoảng cách thường xuất phát từ hàng đợi, trả lời email, quyền sở hữu không rõ ràng và kiểm tra thủ công. Đường cơ sở phải bao gồm: - Thời gian chu kỳ trung bình - Thời gian xử lý - Thời gian chờ đợi - Tỷ lệ lỗi - Khối lượng làm lại - Số lần chuyển giao - Chi phí cho mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành Nếu không có những số liệu này, thật khó để biết liệu tự động hóa đã cải thiện quy trình hay chỉ thay đổi cách mọi người báo cáo. Chọn quy trình có quy tắc lặp lại Tự động hóa hoạt động tốt nhất khi quy trình tuân theo các điều kiện rõ ràng. Đối chiếu hóa đơn, giới thiệu nhân viên, định tuyến yêu cầu của khách hàng, cảnh báo chứng khoán và quy trình phê duyệt là những ví dụ phổ biến. Một quy trình có thể không phù hợp khi mỗi trường hợp đều cần có phán quyết riêng, dữ liệu nguồn không đầy đủ hoặc các quy tắc thay đổi vài ngày một lần. Tôi thích bắt đầu với một nhiệm vụ thường xuyên, ổn định và dễ đo lường. Một công ty phân phối cỡ vừa đã sử dụng phương pháp này để phê duyệt đơn đặt hàng. Nhân viên đã sao chép chi tiết đơn hàng từ email vào hệ thống dùng chung, kiểm tra giới hạn bằng tay và gửi yêu cầu phê duyệt cho người quản lý. Công ty nhận thấy rằng hầu hết sự chậm trễ đều đến từ việc thiếu các trường và lộ trình phê duyệt không rõ ràng. Nhóm đã tạo một biểu mẫu tiếp nhận kỹ thuật số, thêm tính năng kiểm tra trường tự động và định tuyến từng yêu cầu dựa trên giá trị và bộ phận. Người quản lý nhận được thông tin ở một nơi thay vì tìm kiếm qua chuỗi email. Công ty đã báo cáo mức giảm thời gian chu kỳ gần 40% sau khi theo dõi quá trình này trong vài tuần. Kết quả đến từ việc loại bỏ việc chờ đợi và làm lại. Tự động hóa không thay thế mọi quyết định. Loại bỏ các bước yếu trước khi tự động hóa Tự động hóa một quy trình kém có thể khiến các vấn đề tương tự xảy ra nhanh hơn. Tôi tìm kiếm các bước không thêm tính năng kiểm soát hữu ích: - Sao chép cùng một thông tin giữa các hệ thống - Yêu cầu dữ liệu mà hệ thống khác đã lưu trữ - Gửi phê duyệt cho những người không cần xem xét nhiệm vụ - Kiểm tra các mục theo cách thủ công khi các quy tắc cố định có thể xử lý chúng - Tạo báo cáo mà không ai sử dụng Quy trình ngắn dễ bảo trì hơn quy trình làm việc lớn có nhiều ngoại lệ. Khi một bước tồn tại chỉ vì “đó là cách mà nhóm luôn thực hiện”, thì nó xứng đáng được xem xét. Xây dựng quy trình làm việc dựa trên các quy tắc rõ ràng Quy trình làm việc tự động hóa đáng tin cậy thường bao gồm: 1. Biểu mẫu yêu cầu có cấu trúc 2. Xác thực dữ liệu tại thời điểm nhập 3. Quy tắc chỉ định đúng chủ sở hữu 4. Cảnh báo tự động khi có thông tin bị thiếu 5. Bản ghi về từng hành động và quyết định 6. Đường dẫn ngoại lệ cho các trường hợp bất thường 7. Báo cáo hiển thị thời gian chu kỳ và xu hướng lỗi Đường dẫn ngoại lệ rất quan trọng. Nếu hệ thống không thể xử lý yêu cầu, nó sẽ gửi trường hợp đó cho một người được nêu tên với lý do rõ ràng. Quá trình tự động hóa không thành công biến mất trong nhật ký lỗi có thể tạo ra nhiều độ trễ hơn so với công việc thủ công. Kết nối hệ thống cẩn thận Nhiều vấn đề về thời gian chu kỳ xảy ra do các công cụ bị ngắt kết nối. Nền tảng bán hàng có thể chứa thông tin chi tiết về khách hàng, hệ thống kế toán có thể chứa dữ liệu thanh toán và nền tảng dịch vụ có thể theo dõi việc giao hàng. Khi các hệ thống này không chia sẻ dữ liệu, nhân viên sẽ trở thành cầu nối. Trước khi kết nối các hệ thống, tôi kiểm tra: - Hệ thống nào sở hữu từng trường dữ liệu - Tần suất đồng bộ hóa thông tin - Điều gì xảy ra khi hai bản ghi không khớp - Ai có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu - Cách báo cáo các kết nối không thành công - Khoảng thời gian lưu giữ các bản ghi hoạt động Một thí điểm nhỏ có thể kiểm tra kết nối với rủi ro hạn chế. Phi công nên sử dụng các điều kiện quy trình thực tế, mặc dù dữ liệu nhạy cảm phải được xử lý theo các quy tắc bảo mật của công ty. Đo lường kết quả Thời gian chu kỳ ngắn hơn chỉ hữu ích khi chất lượng vẫn ổn định. Tôi theo dõi một số biện pháp cùng nhau: - Tổng thời gian chu kỳ - Thời gian xử lý - Thời gian chờ đợi - Tỷ lệ lỗi và làm lại - Thời gian phản hồi của khách hàng - Số giờ của nhân viên cho mỗi nhiệm vụ - Số lần chạm thủ công Một quy trình làm việc giúp cắt giảm thời gian 40% nhưng tăng lỗi lên 25% cần phải làm nhiều việc hơn. Kết quả tốt hơn là quy trình ngắn hơn giúp duy trì độ chính xác, khả năng kiểm soát và dịch vụ khách hàng ở mức phù hợp. Xem lại các con số trước khi tự động hóa, trong quá trình thí điểm và sau khi sử dụng rộng rãi hơn. Bảng thông tin có thể hiển thị vị trí xuất hiện độ trễ và phần nào của quy trình làm việc cần được chú ý. Giúp mọi người sử dụng quy trình mới Nhân viên có thể phản đối việc tự động hóa khi họ không hiểu điều gì sẽ thay đổi. Một số có thể lo lắng về việc mất quyền kiểm soát các quyết định. Những người khác có thể đã trải nghiệm những công cụ tạo ra thêm công việc. Tôi giải thích quy trình làm việc mới bằng hướng dẫn quy trình ngắn gọn và một số ví dụ phổ biến. Nhân viên nên biết: - Những nhiệm vụ mà hệ thống xử lý - Những quyết định nào vẫn cần có sự xem xét của con người - Cách sửa thông tin sai - Nơi báo cáo vấn đề - Điều gì sẽ xảy ra khi không có quy trình làm việc Việc chuyển giao rõ ràng giúp việc áp dụng dễ dàng hơn. Mục tiêu không phải là loại bỏ mọi người khỏi mỗi bước. Mục tiêu là để họ dành ít thời gian hơn cho việc quản lý lặp lại và có nhiều thời gian hơn cho những công việc cần đánh giá. Có thể cắt giảm 40% thời gian chu kỳ đối với một số quy trình khi đường cơ sở chính xác, quy trình làm việc phù hợp và quá trình triển khai được kiểm soát. Lợi ích lớn nhất thường đến từ việc loại bỏ sự chờ đợi không cần thiết, giảm mục nhập trùng lặp và cung cấp cho mỗi nhiệm vụ một lộ trình rõ ràng. Tôi khuyên bạn nên bắt đầu với một quy trình, đo lường nó cẩn thận và cải thiện quy trình làm việc trước khi mở rộng tự động hóa sang các bộ phận khác. Cách tiếp cận đó mang lại cho nhóm bằng chứng hữu ích thay vì dựa vào một tuyên bố rộng rãi.

Nhiều đội sản xuất muốn tăng sản lượng, tuy nhiên vấn đề chính không phải lúc nào cũng là tốc độ của công nhân. Sự chậm trễ thường đến từ các bước công việc không rõ ràng, thay đổi máy kéo dài, thiếu nguyên liệu, kiểm tra nhiều lần hoặc những lỗi nhỏ làm gián đoạn dây chuyền. Tôi bắt đầu bằng cách xem xét toàn bộ quy trình sản xuất. Quy trình nhanh hơn cũng sẽ bảo vệ chất lượng sản phẩm, sự an toàn của người lao động và độ tin cậy trong giao hàng. 1. Tìm nút thắt chính Tôi ghi lại thời gian sử dụng cho từng bước: - Chuẩn bị nguyên liệu - Thiết lập máy - Xử lý - Kiểm tra chất lượng - Đóng gói - Vận chuyển nội bộ Một bảng chấm công đơn giản có thể tiết lộ nơi công việc bắt đầu chồng chất. Nếu việc đóng gói mất nhiều thời gian hơn quá trình xử lý, việc thêm một máy khác có thể không giải quyết được vấn đề. Sự lựa chọn tốt hơn có thể là cách bố trí đóng gói rõ ràng hơn hoặc một trạm đóng gói bổ sung. Một xưởng đóng gói có thể xử lý sản phẩm nhanh chóng nhưng mất hàng giờ trong khi nhân viên tìm kiếm nhãn, thùng carton và dụng cụ niêm phong. Dây chuyền sản xuất có vẻ bận rộn nhưng sự chậm trễ lại đến từ việc bố trí nguyên liệu. 2. Tạo trình tự sản xuất rõ ràng Mỗi sản phẩm phải có trình tự công việc rõ ràng. Tài liệu có thể hiển thị: - Vật liệu cần thiết - Cài đặt máy - Trình tự công việc - Điểm kiểm tra - Phương pháp đóng gói - Hướng dẫn xử lý Tôi giữ cách diễn đạt đơn giản và đặt tài liệu gần nơi làm việc. Người lao động không cần phải tìm kiếm qua nhiều tệp trước khi bắt đầu tác vụ. Một trình tự rõ ràng cũng giúp nhân viên mới tìm hiểu quy trình mà ít bị gián đoạn hơn. Nó cung cấp cho nhóm một phương pháp chung thay vì một số phương pháp cá nhân. 3. Giảm thời gian thiết lập máy Thời gian thiết lập có thể làm giảm sản lượng hàng ngày, đặc biệt khi dây chuyền sản xuất nhiều loại sản phẩm. Tôi xem xét từng nhiệm vụ thiết lập và chia thành hai nhóm: - Các nhiệm vụ đã hoàn thành khi máy đang chạy - Các nhiệm vụ đã hoàn thành sau khi máy dừng Các công cụ, vật liệu và cài đặt có thể chuẩn bị trước khi chuyển đổi phải sẵn sàng ở gần máy. Danh sách kiểm tra có thể giúp người vận hành xác nhận từng hạng mục trước khi ngừng sản xuất. Ví dụ, một xưởng thay đổi dụng cụ cắt nhiều lần trong ngày có thể chuẩn bị trước bộ dụng cụ tiếp theo. Thao tác này không loại bỏ mọi tác vụ thiết lập nhưng có thể giảm thời gian chờ đợi và ngăn chặn các bước bị bỏ lỡ. 4. Đặt vật liệu ở nơi công nhân sử dụng. Vị trí vật liệu kém sẽ tạo ra sự chậm trễ nhỏ lặp đi lặp lại suốt cả ngày. Công nhân có thể đi ngang qua sàn để lấy nhãn, mang các bộ phận từ khu vực khác hoặc đợi xe nâng. Tôi xem lại khoảng cách giữa: - Khu vực bảo quản - Máy trạm - Bàn kiểm tra - Khu đóng gói - Khu vực thành phẩm Những đồ dùng thường xuyên nên để gần điểm sử dụng. Vật liệu nặng cần có phương pháp xử lý an toàn. Nhãn và các bộ phận nhỏ phải có vị trí cố định và có dấu hiệu rõ ràng. Bố cục gọn gàng có thể giúp công nhân dành nhiều thời gian sản xuất hơn và ít thời gian tìm kiếm hơn. 5. Giữ việc kiểm tra chất lượng sát với quy trình Kiểm soát chất lượng không nên trở thành sự chậm trễ lâu dài khi kết thúc quá trình sản xuất. Khi phát hiện ra lỗi sau khi nhiều đơn vị đã hoàn thành, nhóm có thể cần kiểm tra, sửa chữa hoặc làm lại một lô lớn. Tôi đặt những tấm séc đơn giản gần bước tạo ra rủi ro. Việc kiểm tra có thể bao gồm kích thước, trọng lượng, hình thức, chức năng hoặc tình trạng đóng gói. Một bản ghi mẫu có thể bao gồm: - Số sản phẩm - Thời gian kiểm tra - Kết quả đo được - Tên người vận hành - Hành động được thực hiện khi kết quả nằm ngoài phạm vi yêu cầu Cách tiếp cận này giúp nhóm phản hồi sớm hơn. Nó cũng cung cấp cho người quản lý những thông tin hữu ích về những khiếm khuyết lặp đi lặp lại. 6. Lập kế hoạch bảo trì trước khi xảy ra lỗi khiến dây chuyền ngừng hoạt động. Các lỗi máy không mong muốn có thể ảnh hưởng đến sản xuất, lịch trình của nhân viên và kế hoạch giao hàng. Một kế hoạch bảo trì cơ bản có thể giảm thiểu những gián đoạn có thể tránh được. Tôi theo dõi: - Công việc vệ sinh - Điểm bôi trơn - Các bộ phận bị mòn theo thời gian - Dấu hiệu cảnh báo - Ngày bảo dưỡng - Hồ sơ lỗi trước đây Kế hoạch phải phù hợp với máy và môi trường làm việc. Một máy in nhỏ, một máy cắt và một dây chuyền chiết rót cần những bước kiểm tra khác nhau. Người vận hành thường nhận thấy những dấu hiệu ban đầu như tiếng ồn bất thường, nhiệt độ, độ rung hoặc chuyển động chậm hơn. Cung cấp cho họ một cách đơn giản để báo cáo những dấu hiệu này trước khi vấn đề phát triển. 7. Quản lý nguyên vật liệu bằng dữ liệu sản xuất thực tế Quá nhiều hàng tồn kho chiếm dụng không gian và gây thiếu vốn. Quá ít hàng sẽ ngừng sản xuất. Tôi sử dụng dữ liệu tiêu thụ gần đây để lập kế hoạch mức nguyên vật liệu. Hồ sơ có thể hiển thị: - Mức sử dụng trung bình hàng ngày - Thời gian giao hàng của nhà cung cấp - Tồn kho tối thiểu - Vật liệu bị hư hỏng hoặc bị từ chối - Nhu cầu thay đổi theo mùa Nhóm cũng nên kiểm tra xem vật liệu được lưu trữ có dễ xác định hay không. Nhãn giống nhau, lô hỗn hợp và vị trí lưu trữ không rõ ràng có thể gây ra lỗi và phải làm lại. Một bảng kê kho cơ bản có thể đủ cho một hoạt động nhỏ. Các nhóm lớn hơn có thể sử dụng phần mềm sản xuất để kết nối các đơn đặt hàng, nguyên vật liệu và lịch trình máy móc. 8. Đào tạo công nhân theo quy trình thực tế Việc đào tạo phải phù hợp với công việc mà mọi người thực hiện mỗi ngày. Các phiên họp chung kéo dài có thể không giải quyết được sự chậm trễ trên sàn sản xuất. Tôi sử dụng các mô-đun đào tạo ngắn bao gồm từng nhiệm vụ một: - Khởi động máy - Kiểm tra sản phẩm đầu tiên - Xử lý các lỗi thường gặp - Di chuyển nguyên liệu an toàn - Ghi lại dữ liệu sản xuất - Dừng dây chuyền khi xuất hiện rủi ro Sau khi đào tạo, tôi yêu cầu công nhân trình bày nhiệm vụ. Điều này giúp tôi xem hướng dẫn có rõ ràng hay cần điều chỉnh. Người lao động thường có những ý tưởng hữu ích vì họ trực tiếp trải nghiệm quá trình này. Tôi lắng nghe phản hồi của họ trước khi thay đổi cách bố trí, lịch trình hoặc phương pháp làm việc. 9. Theo dõi một tập hợp nhỏ các biện pháp hữu ích Quá nhiều con số có thể khiến việc quản lý sản xuất trở nên khó khăn hơn. Tôi thích một danh sách ngắn các biện pháp: - Số lượng sản phẩm được sản xuất mỗi ca - Thời gian thiết lập trung bình - Thời gian ngừng hoạt động của máy - Tỷ lệ sai sót - Số lượng làm lại - Hoàn thành đúng thời hạn - Lãng phí vật liệu Mục đích của các biện pháp này là xác định vấn đề, không gây áp lực cho công nhân thực hiện hành vi không an toàn. Số sản lượng cao hơn sẽ không giúp ích gì nếu nó tạo ra nhiều khiếm khuyết hoặc tổn thương hơn. Tôi so sánh kết quả giữa các ca và sản phẩm tương tự. Một ngày bất thường có thể không thể hiện được quá trình bình thường. 10. Thử nghiệm các thay đổi ở quy mô nhỏ. Tôi tránh thay đổi toàn bộ dây chuyền sản xuất cùng một lúc. Một thử nghiệm nhỏ giúp bạn dễ dàng thấy được điều gì hiệu quả. Bài kiểm tra thực tế có thể như sau: 1. Chọn một sản phẩm hoặc một trạm làm việc. 2. Ghi lại thời gian sản xuất hiện tại. 3. Thay đổi một phần của quy trình. 4. Chạy phương pháp mới trong một khoảng thời gian nhất định. 5. So sánh sản lượng, chất lượng, thời gian ngừng hoạt động và phản hồi của công nhân. 6. Giữ, điều chỉnh hoặc xóa thay đổi. Thay đổi từng yếu tố một sẽ làm cho kết quả dễ hiểu hơn. Nó cũng làm giảm nguy cơ tạo ra một vấn đề mới trong khi giải quyết một vấn đề cũ. Đẩy nhanh tốc độ sản xuất không phải là làm cho mọi người làm việc nhanh hơn. Đó là về việc loại bỏ các chuyển động lãng phí, hướng dẫn không rõ ràng, thời gian chờ đợi lâu, công việc lặp đi lặp lại và các trường hợp dừng máy có thể ngăn ngừa được. Tôi bắt đầu với nút cổ chai, sử dụng các bản ghi đơn giản, thu hút sự tham gia của những người vận hành quy trình và kiểm tra các thay đổi trước khi sử dụng rộng rãi hơn. Phương pháp này hỗ trợ tăng trưởng sản xuất ổn định trong khi vẫn đảm bảo chất lượng và an toàn là một phần của kế hoạch.

Việc chờ đợi làm chậm hoạt động theo những cách rất dễ bị bỏ qua. Một tập tin đang được xem xét. Một khách hàng đang chờ trả lời. Một thành viên trong nhóm cần một chi tiết trước khi tiếp tục. Mỗi lần trì hoãn có thể trông nhỏ nhưng một vài lần tạm dừng có thể chiếm phần lớn thời gian trong ngày làm việc. Tôi nhận thấy rằng kết quả đầu ra tốt hơn không phải lúc nào cũng đến từ việc làm việc lâu hơn. Nó thường xuất phát từ việc loại bỏ những khoảng trống nhỏ giữa các nhiệm vụ. ### Tìm nguồn gốc của sự chậm trễ mà tôi bắt đầu bằng cách theo dõi nơi dừng công việc. Trong một tuần, tôi lưu ý: - Yêu cầu phải chờ bao lâu trước khi ai đó nhìn thấy nó - Có bao nhiêu câu hỏi được lặp lại - Những nhiệm vụ nào cần được phê duyệt - Nơi khó tìm thấy tệp hoặc thông tin - Tần suất mọi người chuyển đổi giữa các công cụ Điều này giúp tôi có cái nhìn rõ ràng hơn về vấn đề. Một nhóm có thể tin rằng họ cần nhiều nhân viên hơn, trong khi vấn đề thực sự là việc phê duyệt chậm hoặc quyền sở hữu nhiệm vụ không rõ ràng. Một bản ghi đơn giản có thể tiết lộ những mẫu hình hữu ích. Ví dụ: một nhiệm vụ tiếp thị có thể mất ba giờ để hoàn thành nhưng vẫn phải chờ xem xét trong hai ngày. ### Đặt chủ sở hữu rõ ràng Nhiệm vụ sẽ được thực hiện dễ dàng hơn khi một người biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Tôi sử dụng một định dạng đơn giản: - Tên nhiệm vụ - Người chịu trách nhiệm - Đầu vào bắt buộc - Ngày đánh giá - Kết quả mong đợi Điều này không có nghĩa là một người phải làm tất cả công việc. Nó có nghĩa là hành động tiếp theo có chủ sở hữu rõ ràng. Yêu cầu thiết kế có thể liên quan đến người viết, nhà thiết kế và người quản lý. Nếu không có ai sở hữu bản chuyển giao thì tập tin có thể không bị ảnh hưởng. Khi người thiết kế biết ai gửi bản tóm tắt và người quản lý biết khi nào cần xem xét nó, quy trình sẽ trở nên dễ thực hiện hơn. ### Đảm bảo hoàn tất yêu cầu Yêu cầu chưa hoàn chỉnh sẽ tạo ra chuỗi tin nhắn dài. Trước khi gửi nhiệm vụ, tôi bao gồm: - Mục đích của công việc - Đối tượng mục tiêu - Định dạng bắt buộc - Thời hạn hoặc ngày xem xét - Tệp tham khảo - Câu hỏi hoặc hành động rõ ràng Một tin nhắn ngắn có thể tiết kiệm thời gian khi chứa đầy đủ thông tin chi tiết. Ví dụ: “Xin vui lòng kiểm tra trang này” để lại chỗ cho sự nghi ngờ. “Vui lòng kiểm tra giá sản phẩm, biểu mẫu liên hệ và bố cục trên thiết bị di động trước khi đánh giá vào thứ Tư” mang lại cho người nhận một lộ trình rõ ràng. ### Giảm các bước phê duyệt Nhiều dự án bị chậm lại vì có quá nhiều người xem xét các quyết định nhỏ. Tôi tách các lựa chọn có rủi ro thấp khỏi các quyết định cần đầu vào rộng hơn. Thành viên trong nhóm có thể chọn kích thước hình ảnh hoặc tên tệp mà không cần đợi cuộc họp. Thay đổi về giá cả, ngôn ngữ thương hiệu hoặc dữ liệu khách hàng có thể cần được xem xét chính thức. Cách tiếp cận này giữ quyền kiểm soát ở những nơi quan trọng và cho phép công việc thường ngày được tiến hành. Tại một studio thiết kế nhỏ, tôi thấy một bài đăng trên mạng xã hội phải chờ ba lần phê duyệt mặc dù nội dung tuân theo mẫu hiện có. Sau đó, nhóm đã cho phép người quản lý nội dung phê duyệt các bài đăng phù hợp với định dạng đã được phê duyệt. Người quản lý vẫn xem xét nội dung bất thường, trong khi các bài đăng thường lệ được chuyển qua quy trình với ít lần tạm dừng hơn. ### Tạo một nơi cho những thông tin quan trọng Mọi người sẽ mất thời gian khi tìm kiếm trên email, cuộc trò chuyện, bộ nhớ dùng chung và ghi chú cá nhân. Tôi giữ các chi tiết cốt lõi của dự án ở một vị trí chung: - Tệp hiện tại - Trạng thái nhiệm vụ - Ghi chú về thương hiệu hoặc sản phẩm - Phản hồi - Quyết định trước đây - Chi tiết liên hệ Tên tệp cũng quan trọng. Một cái tên như Homepage_Review_2025-03-08 cho tôi biết nhiều điều hơn new-version-final2. Vị trí được chia sẻ giúp giảm các câu hỏi lặp lại và giúp thành viên nhóm mới hiểu công việc mà không cần hỏi từng chi tiết. ### Sử dụng các cuộc họp ngắn với mục đích rõ ràng Các cuộc họp có thể hữu ích khi giải quyết một vấn đề cụ thể. Họ cũng có thể tạo ra nhiều sự chờ đợi hơn khi không ai biết tại sao cuộc họp lại diễn ra. Trước cuộc họp, tôi viết: - Quyết định cần thiết - Những người cần tham dự - Thông tin cần thiết - Hành động sau cuộc họp Nếu chủ đề chỉ cần một câu trả lời thì một tin nhắn ngắn có thể hiệu quả hơn. Nếu một vấn đề ảnh hưởng đến một số nhiệm vụ, một cuộc thảo luận ngắn có thể ngăn chặn việc trao đổi tin nhắn dài. Mỗi cuộc họp nên để nhóm có chủ sở hữu và hành động tiếp theo. ### Bảo vệ công việc tập trung Cảnh báo liên tục khiến công việc đơn giản trở nên chậm chạp. Tôi đặt thời gian cho các nhiệm vụ trọng tâm và kiểm tra tin nhắn tại các thời điểm đã lên kế hoạch. Tôi cũng tắt những thông báo không cần phản hồi nhanh. Điều này giúp tôi hoàn thành việc viết, phân tích và lập kế hoạch mà không phải dừng lại sau mỗi vài phút. Nhóm hỗ trợ khách hàng có thể sử dụng thư viện phản hồi chung cho các câu hỏi phổ biến. Nhân viên vẫn xem xét từng trường hợp nhưng họ không cần phải viết câu trả lời cơ bản giống nhau ngay từ đầu mỗi lần. ### Đo lường kết quả đầu ra bằng các dấu hiệu hữu ích Nhiều nhiệm vụ được hoàn thành hơn không phải lúc nào cũng có nghĩa là công việc tốt hơn. Tôi xem xét các thước đo như: - Thời gian từ khi yêu cầu đến khi giao hàng - Số lượng nhiệm vụ được hoàn lại - Thời gian chờ giữa các lần chuyển giao - Thời gian phản hồi của khách hàng - Các câu hỏi lặp đi lặp lại - Công việc đã hoàn thành mà không cần làm lại. Những dấu hiệu này cho thấy liệu một quy trình đang giúp mọi người tiến về phía trước hay chỉ khiến danh sách nhiệm vụ trông có vẻ bận rộn. Một nhóm hoàn thành 10 nhiệm vụ nhưng gửi lại 6 nhiệm vụ để sửa có thể cần được hướng dẫn rõ ràng hơn. Một nhóm hoàn thành bảy nhiệm vụ với ít lần sửa đổi hơn có thể sử dụng thời gian của mình tốt hơn. ### Thực hiện những thay đổi nhỏ và xem xét chúng. Những thay đổi lớn trong quy trình có thể tạo ra sự chậm trễ của riêng chúng. Tôi thích thử nghiệm từng điều chỉnh một. Một nhóm có thể: 1. Sử dụng biểu mẫu nhiệm vụ tiêu chuẩn 2. Chỉ định một chủ sở hữu cho mỗi yêu cầu 3. Di chuyển các tệp dự án vào một thư mục dùng chung 4. Giảm các bước phê duyệt thông thường 5. Xem lại kết quả sau hai tuần Nhóm có thể giữ lại thay đổi, điều chỉnh hoặc xóa nó dựa trên những gì thực tế xảy ra. Ít chờ đợi hơn không có nghĩa là phải gấp rút thực hiện mọi công việc. Nó có nghĩa là cung cấp cho mọi người thông tin, quyền hạn và công cụ họ cần để duy trì công việc. Khi tôi loại bỏ các kết quả chuyển giao không rõ ràng và các tìm kiếm lặp lại, kết quả đầu ra thường được cải thiện mà không cần phải tăng thêm thời gian. Mục tiêu rất đơn giản: dành nhiều thời gian hơn để tạo ra tác phẩm hữu ích và dành ít thời gian hơn để hỏi xem tác phẩm đó đang ở đâu.

Công việc thủ công có thể lặng lẽ chiếm hết một ngày làm việc. Tôi có thể dành hàng giờ để sao chép dữ liệu giữa các công cụ, trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại, kiểm tra chi tiết đơn hàng hoặc chuẩn bị các báo cáo theo cùng một mẫu hàng tuần. Tự động hóa mang lại cho tôi một cách thực tế để xử lý những công việc này với ít sự lặp lại hơn. Nó không thay thế mọi quyết định của con người. Nó giúp chuyển công việc thường ngày xuống nền, để tôi có thể chú ý hơn đến khách hàng, lập kế hoạch và các nhiệm vụ cần phán đoán. Một quy trình tự động hóa hữu ích bắt đầu bằng việc xem xét đơn giản: - Liệt kê các nhiệm vụ thường xuyên xảy ra. - Đánh dấu các bước làm theo mẫu tương tự. - Kiểm tra xem sự chậm trễ hoặc lỗi dữ liệu xuất hiện ở đâu. - Chọn một quy trình công việc nhỏ để cải thiện. - Kiểm tra quy trình làm việc trước khi mở rộng nó. Một nhà bán lẻ trực tuyến nhỏ có thể nhận được thông tin cập nhật về đơn hàng qua email, ghi lại doanh số bán hàng trong bảng tính và gửi thông báo về hàng tồn kho cho nhóm. Khi những hành động này được kết nối, một đơn hàng mới có thể cập nhật hồ sơ bán hàng, thông báo cho người xử lý hàng tồn kho và gửi cho khách hàng một tin nhắn tiêu chuẩn. Nhóm vẫn xem xét các đơn đặt hàng bất thường, vấn đề thanh toán và thay đổi giao hàng. Tự động hóa xử lý các bước lặp đi lặp lại, trong khi con người quản lý các trường hợp cần quan tâm. Tôi thích bắt đầu với một nhiệm vụ dễ đo lường hơn. Ví dụ: một báo cáo hàng tuần có thể mất bốn giờ để chuẩn bị. Sau khi lập bản đồ quy trình, tôi có thể kết nối các nguồn dữ liệu, đặt định dạng báo cáo và thêm điểm đánh giá trước khi gửi. Cách tiếp cận này làm cho kết quả dễ dàng hơn để kiểm tra. Tôi có thể so sánh thời gian trước và sau khi thay đổi, tìm kiếm dữ liệu bị thiếu và điều chỉnh quy trình làm việc khi quy trình thay đổi. Tự động hóa tốt cũng cần có quy tắc rõ ràng. Tôi nên quyết định: - Điều gì bắt đầu quy trình làm việc - Công cụ nào chia sẻ dữ liệu - Ai kiểm tra kết quả - Điều gì xảy ra khi thiếu thông tin - Cách hệ thống ghi lại lỗi - Khi nào quy trình công việc nên dừng. Những chi tiết này giúp ngăn chặn các sự cố nhỏ lan rộng trên một số hệ thống. Kết nối không thành công, bản ghi trùng lặp hoặc email không chính xác có thể tạo thêm công việc nếu không có ai xem lại quy trình. Giao tiếp với khách hàng cần được chăm sóc đặc biệt. Tin nhắn tự động nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản và cung cấp thông tin hữu ích. Họ không nên đưa ra những tuyên bố không thể được hỗ trợ. Khách hàng có thể chấp nhận bản cập nhật phân phối tiêu chuẩn, nhưng khiếu nại hoặc thắc mắc về thanh toán thường cần có phản hồi cá nhân. Tôi cũng cần xem lại quyền truy cập và xử lý dữ liệu. Mỗi công cụ chỉ nên nhận thông tin nó cần. Các thành viên trong nhóm nên biết hành động nào được tự động hóa và nơi họ có thể yêu cầu chỉnh sửa. Quy trình làm việc tốt nhất không phải lúc nào cũng phức tạp nhất. Một biểu mẫu rõ ràng, cơ sở dữ liệu dùng chung và một số quy tắc đã được kiểm tra kỹ lưỡng có thể giải quyết được vấn đề từng yêu cầu một số bước thủ công. Khi tôi tự động hóa với mục đích rõ ràng, tôi sẽ tạo ra nhiều không gian hơn cho công việc hữu ích. Mục tiêu không phải là thêm nhiều phần mềm hơn. Mục tiêu là loại bỏ những nỗ lực lặp đi lặp lại trong khi vẫn giữ mọi người tham gia vào những quyết định quan trọng của họ.

Khi công việc trở nên chậm chạp, vấn đề không phải lúc nào cũng là do thiếu nỗ lực. Tôi thường thấy các nhóm dành hàng giờ để chuyển đổi giữa các công cụ, chờ phê duyệt, tìm kiếm tệp hoặc sửa những lỗi nhỏ mà lẽ ra có thể tránh được. Chuyển động nhanh hơn bắt đầu bằng việc loại bỏ ma sát. Một đánh giá đơn giản về quy trình làm việc có thể cho thấy thời gian đang bị lãng phí ở đâu và những gì cần thay đổi. 1. Tìm bước chậm nhất Tôi bắt đầu bằng cách sắp xếp toàn bộ quy trình từ yêu cầu đến phân phối. Hỏi: - Công việc đợi ở đâu? - Ai cần phải phê duyệt nó? - Nhiệm vụ nào được lặp lại? - Tệp, tin nhắn hoặc chi tiết nào thường bị thiếu? - Sai lầm xuất hiện ở đâu? Một nhóm có thể tin rằng việc viết bài mất quá nhiều thời gian. Sau khi xem xét quy trình, sự chậm trễ thực sự có thể đến từ các hướng dẫn không rõ ràng hoặc yêu cầu phê duyệt được gửi qua nhiều kênh. Mục tiêu không phải là làm cho mọi nhiệm vụ diễn ra với tốc độ như nhau. Mục tiêu là loại bỏ sự chờ đợi có thể tránh được. 2. Giúp mỗi nhiệm vụ bắt đầu dễ dàng hơn Nhiều nhiệm vụ bị chậm lại trước khi chúng bắt đầu. Một yêu cầu rõ ràng phải bao gồm: - Kết quả mong đợi - Người chịu trách nhiệm - Thời hạn - Định dạng bắt buộc - Thông tin đã có sẵn - Hành động tiếp theo sau khi hoàn thành. Ví dụ: “Vui lòng chuẩn bị báo cáo chiến dịch” để lại nhiều câu hỏi chưa được trả lời. Một yêu cầu tốt hơn sẽ giải thích chiến dịch nào cần xem xét, số liệu nào cần đưa vào, ai sẽ đọc báo cáo và khi nào cần phản hồi. Hướng dẫn rõ ràng làm giảm tin nhắn qua lại. Chúng cũng giúp mọi người đưa ra quyết định mà ít phải phỏng đoán hơn. 3. Giảm chuyển đổi công cụ Mỗi nền tảng bổ sung sẽ thêm một nơi khác để tìm kiếm, kiểm tra và cập nhật. Tôi khuyên bạn nên cung cấp cho mỗi loại thông tin một phần rõ ràng: - Nhiệm vụ dự án thuộc hệ thống nhiệm vụ - Thông tin chi tiết về khách hàng thuộc về hồ sơ khách hàng - Tài liệu cuối cùng thuộc về không gian tệp dùng chung - Thảo luận nhanh thuộc về kênh liên lạc Nhóm không cần thêm phần mềm để di chuyển nhanh hơn. Nó cần ít sự chuyển giao không rõ ràng hơn. Khi mọi người biết nơi tìm thông tin mới nhất, công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn để theo dõi. Các thành viên mới trong nhóm cũng có thể tìm hiểu quy trình với ít sự hỗ trợ hơn. 4. Sử dụng mẫu cho công việc lặp lại Mẫu rất hữu ích khi một nhiệm vụ xuất hiện thường xuyên và tuân theo một mẫu tương tự. Họ có thể hỗ trợ: - Tóm tắt khách hàng - Theo dõi doanh số bán hàng - Ghi chú cuộc họp - Kiểm tra chất lượng - Cập nhật dự án - Đánh giá nội dung Một mẫu sẽ hướng dẫn công việc mà không bắt mọi người điền vào các trường không cần thiết. Tôi thích các mẫu ngắn có lời nhắc thiết thực hơn các mẫu dài mà mọi người tránh sử dụng. Ví dụ: một bản cập nhật dự án hữu ích có thể hỏi: - Điều gì đã được hoàn thành? - Đang làm việc gì thế? - Cần gì phải quyết định? - Có cần hỗ trợ gì không? Định dạng này mang lại cho nhóm một cái nhìn chung mà không cần tạo một báo cáo dài. 5. Đặt quy tắc phê duyệt rõ ràng Sự chậm trễ trong phê duyệt có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Một hệ thống phê duyệt đơn giản có thể xác định: - Ai đánh giá công việc - Mỗi người kiểm tra những gì - Những thay đổi nào cần phê duyệt - Người thực hiện nhiệm vụ có thể xử lý những gì Một nhà thiết kế có thể không cần phê duyệt cho mỗi điều chỉnh bố cục nhỏ. Việc thay đổi giá có thể yêu cầu một người quản lý cụ thể. Các giới hạn rõ ràng giúp mọi người hành động một cách tự tin trong khi vẫn thực hiện các biện pháp kiểm tra phù hợp. Mục đích không phải là loại bỏ sự chăm sóc khỏi quy trình. Đó là đặt đánh giá ở nơi nó tăng thêm giá trị. 6. Đo các tín hiệu hữu ích Không nên đánh giá tốc độ chỉ bằng hoạt động. Gửi nhiều tin nhắn hơn không có nghĩa là đã hoàn thành được nhiều công việc hơn. Một đánh giá tốt hơn có thể theo dõi: - Thời gian từ khi yêu cầu đến khi gửi - Số vòng sửa đổi - Thời gian chờ giữa các giai đoạn - Lỗi lặp lại - Nhiệm vụ được trả về do thiếu thông tin. Ví dụ: Một nhóm tiếp thị nhỏ có thể phát hiện ra rằng việc sản xuất nội dung của họ mất năm ngày làm việc. Bản thân việc viết có thể mất một ngày. Thời gian còn lại có thể dành cho việc chờ thông tin chi tiết về thương hiệu, phê duyệt hình ảnh và chỉnh sửa. Cái nhìn sâu sắc đó thay đổi giải pháp. Nhóm có thể cần một lộ trình phê duyệt và tóm tắt tốt hơn chứ không cần nhiều giờ viết hơn. 7. Kiểm tra từng thay đổi một Những thay đổi lớn trong quy trình có thể gây nhầm lẫn. Tôi thích một bài kiểm tra nhỏ hơn. Chọn một bước chậm. Thay đổi một phần của nó. Xem kết quả trong một thời gian ngắn. Hỏi những người đang thực hiện công việc xem điều gì khiến họ cảm thấy dễ dàng hơn và điều gì vẫn gây ra rắc rối. Một bài kiểm tra hữu ích có thể là: - Một biểu mẫu yêu cầu mới - Một bảng dự án chung - Một thời hạn phê duyệt - Một danh sách kiểm tra có thể sử dụng lại Nếu thay đổi hữu ích, hãy giữ lại và cải thiện nó. Nếu nó tạo thêm công, hãy loại bỏ hoặc điều chỉnh nó. Làm việc nhanh hơn sẽ cảm thấy rõ ràng hơn, không vội vã. Mọi người cần có đủ không gian để kiểm tra chi tiết, đặt câu hỏi và thực hiện công việc mà họ có thể đảm nhận. Tôi nhận thấy rằng lợi ích tốt nhất thường đến từ những thay đổi đơn giản: yêu cầu tốt hơn, ít chuyển giao hơn, quyền sở hữu rõ ràng và ít tìm kiếm hơn. Trước khi yêu cầu nhóm làm việc chăm chỉ hơn, tôi nhìn vào con đường mà nhóm phải đi theo. Loại bỏ các bước không cần thiết. Giữ các kiểm tra hữu ích. Cung cấp cho mỗi nhiệm vụ một hành động tiếp theo rõ ràng. Đó là cách một quy trình trở nên dễ chạy hơn và dễ cải thiện hơn. Liên hệ với chúng tôi trên longteou: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687.

James P Womack 1996 Tư duy tinh gọn Michael Hammer 1993 Tái cấu trúc tập đoàn Taiichi Ohno 1988 Hệ thống sản xuất Toyota Eliyahu M Goldratt 1984 Mục tiêu John P Kotter 1996 Dẫn đầu sự thay đổi Thomas H Davenport 2018 Lợi thế AI