Đang gặp khó khăn với sản xuất? Đây là Giải pháp tự động.

Công việc sản xuất có thể trở nên khó khăn khi mọi công việc đều phụ thuộc vào nỗ lực thủ công. Tôi có thể dành hàng giờ để kiểm tra các bộ phận, di chuyển vật liệu, nhập dữ liệu hoặc điều chỉnh máy móc. Sự chậm trễ nhỏ sau đó lan rộng trong toàn bộ quá trình. Vấn đề không phải lúc nào cũng là thiếu nhân viên. Trong nhiều trường hợp, bản thân quy trình này yêu cầu mọi người lặp lại các hành động tương tự quá thường xuyên. Tự động hóa có thể đảm nhận các nhiệm vụ sản xuất thông thường trong khi nhân viên tập trung vào kiểm tra chất lượng, bảo trì, lập kế hoạch và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Mục tiêu không phải là loại bỏ sự phán xét của con người. Mục tiêu là mang đến cho mọi người sự hỗ trợ tốt hơn trong ngày làm việc. ### Trường hợp đội sản xuất mất thời gian Dây chuyền sản xuất có thể bị chậm lại vì những lý do đơn giản: - Công nhân nhập cùng một dữ liệu vào nhiều hệ thống - Vật liệu được di chuyển bằng tay giữa các máy trạm - Máy chờ thiết lập thủ công - Kiểm tra chất lượng phụ thuộc vào đôi mắt mệt mỏi - Người quản lý không nhận được dữ liệu sản xuất cho đến khi ca làm việc kết thúc - Các vấn đề nhỏ về thiết bị được nhận thấy sau khi đầu ra đã giảm Mỗi độ trễ có thể trông nhỏ. Cùng nhau, chúng có thể ảnh hưởng đến lịch trình giao hàng, chi phí lao động và tính nhất quán của sản phẩm. Tôi thường thấy các nhóm cố gắng giải quyết những vấn đề này bằng cách yêu cầu nhân viên làm việc nhanh hơn. Cách tiếp cận đó có thể giúp ích trong một thời gian ngắn, nhưng nó không khắc phục được quá trình. Công việc lặp đi lặp lại vẫn mất thời gian và sự mệt mỏi có thể dẫn đến sai sót. ### Bắt đầu với một quy trình Tự động hóa không cần bắt đầu bằng việc nâng cấp toàn bộ nhà máy. Một dự án tập trung sẽ dễ quản lý và đo lường hơn. Tôi sẽ bắt đầu bằng việc chọn một nhiệm vụ: - Lặp lại nhiều lần mỗi ngày - Dễ đo lường - Kết nối với mục tiêu kinh doanh rõ ràng - Không thoải mái hoặc mệt mỏi cho nhân viên - Có khả năng tạo ra sự chậm trễ khi dừng xử lý Vật liệu, đóng gói, dán nhãn, kiểm tra và thu thập dữ liệu là những điểm khởi đầu phổ biến. Ví dụ: một nhóm đóng gói nhỏ có thể dành một phần thời gian của mỗi ca để đặt sản phẩm vào hộp và dán nhãn. Hệ thống đóng gói bán tự động có thể xử lý việc định vị sản phẩm và dán nhãn, trong khi nhân viên quản lý việc kiểm tra hộp và các đơn đặt hàng bất thường. Loại thay đổi này có thể làm giảm sự di chuyển lặp đi lặp lại mà không loại bỏ nhu cầu về con người. ### Đo lường quy trình hiện tại Trước khi lựa chọn thiết bị hoặc phần mềm, tôi cần có cái nhìn rõ ràng về quy trình làm việc hiện tại. Dữ liệu hữu ích có thể bao gồm: - Thời gian sản xuất trung bình trên mỗi đơn vị - Số bước thủ công - Thời gian chờ giữa các bước - Tỷ lệ làm lại và lỗi - Thời gian ngừng hoạt động của máy - Số giờ lao động dành cho công việc lặp đi lặp lại - Khoảng cách di chuyển vật liệu - Tần suất bảo trì Dữ liệu không cần phức tạp. Một nhật ký sản xuất đơn giản có thể tiết lộ thời gian bị lãng phí ở đâu. Một nhóm có thể phát hiện ra rằng bản thân chiếc máy không phải là vấn đề chính. Sự chậm trễ có thể đến từ việc bốc nguyên liệu, chờ phê duyệt hoặc nhập thông tin sau khi sản xuất. Tự động hóa hoạt động tốt hơn khi giải quyết được nguyên nhân thực tế. ### Chọn mức độ tự động hóa phù hợp Nhu cầu sản xuất khác nhau đòi hỏi các giải pháp khác nhau. Một công cụ phần mềm đơn giản có thể đủ để ghi lại số liệu, cập nhật hàng tồn kho hoặc báo cáo sản xuất. Cảm biến có thể giúp theo dõi trạng thái máy và điều kiện vận hành. Băng tải hoặc thiết bị robot có thể hỗ trợ chuyển động vật liệu. Hệ thống quan sát có thể hỗ trợ việc kiểm tra, mặc dù vẫn cần có sự đánh giá của con người đối với một số sản phẩm. Tôi thích cách tiếp cận dần dần: 1. Ghi lại quy trình hiện tại 2. Loại bỏ các bước không cần thiết 3. Tự động hóa một hành động lặp lại 4. Đào tạo nhóm 5. Xem xét kết quả 6. Điều chỉnh quy trình làm việc trước khi mở rộng Cách tiếp cận này giúp nhân viên có thời gian để hiểu sự thay đổi. Nó cũng giúp người quản lý tránh phải trả tiền cho những tính năng mà dây chuyền sản xuất không cần. ### Chuẩn bị cho nhân viên sự thay đổi Mọi người có thể cảm thấy không chắc chắn khi tự động hóa đi vào nơi làm việc. Giao tiếp rõ ràng có thể làm giảm mối lo ngại đó. Tôi sẽ giải thích: - Hệ thống sẽ xử lý nhiệm vụ nào - Trách nhiệm nào sẽ thuộc về nhân viên - Quy trình mới ảnh hưởng đến công việc hàng ngày như thế nào - Có những chương trình đào tạo nào - Ai sẽ phản hồi khi hệ thống ngừng hoạt động - Hiệu suất sẽ được đánh giá như thế nào Nhân viên thường hiểu các vấn đề sản xuất tốt hơn các nhà cung cấp bên ngoài. Phản hồi của họ có thể tiết lộ những rủi ro về an toàn, cách bố trí khó xử và các vấn đề thực tế có thể không xuất hiện trong bản đồ quy trình bằng văn bản. Một dự án tự động hóa tốt mang lại cho người lao động vai trò mạnh mẽ hơn trong việc giải quyết vấn đề. Nó không coi chúng như một phần nhỏ của máy. ### Giữ mọi người tham gia vào việc kiểm soát chất lượng Tự động hóa có thể thực hiện các hành động lặp đi lặp lại với thời gian ổn định, nhưng quá trình sản xuất vẫn cần sự phán đoán của con người. Nhân viên có thể xem xét các sản phẩm bất thường, xử lý các yêu cầu cụ thể của khách hàng, kiểm tra các chi tiết phức tạp và quyết định khi nào một quy trình cần được chú ý. Sự cân bằng này có thể hỗ trợ chất lượng tốt hơn so với công việc hoàn toàn thủ công hoặc sự phụ thuộc mù quáng vào thiết bị. Máy đóng gói có thể đặt nhãn ở một vị trí nhất quán, nhưng một người có thể nhận thấy bao bì bị hư hỏng hoặc đơn hàng cần xử lý đặc biệt. Cả hai vai trò đều quan trọng. ### Sử dụng dữ liệu sản xuất để hướng dẫn các quyết định Tự động hóa tạo ra thông tin hữu ích khi hệ thống được kết nối đúng cách. Người quản lý có thể xem xét đầu ra, thời gian ngừng hoạt động, thông báo lỗi và nhu cầu bảo trì mà không cần chờ báo cáo cuối ca. Dữ liệu phải hỗ trợ các quyết định thực tế. Một bảng điều khiển có quá nhiều con số có thể khiến cả nhóm bối rối. Các phép đo rõ ràng sẽ hữu ích hơn: - Số lượng sản xuất mỗi giờ - Thời gian ngừng hoạt động do nguyên nhân - Khiếm khuyết theo loại sản phẩm - Nhiệm vụ bảo trì đã hoàn thành - Thời gian dành cho việc thay đổi Khi cùng một vấn đề xuất hiện nhiều lần, nhóm có cơ sở vững chắc hơn để thay đổi quy trình. ### Một ví dụ thực tế Hãy tưởng tượng một nhà sản xuất thực phẩm chuẩn bị nhiều kích cỡ sản phẩm. Công nhân di chuyển thùng chứa theo cách thủ công, dán nhãn và ghi lại thông tin lô. Quá trình này hoạt động nhưng việc chuyển đổi mất nhiều thời gian và các bản ghi viết tay đôi khi cần chỉnh sửa. Công ty có thể giới thiệu chức năng quét mã vạch, máy in nhãn được liên kết với hệ thống sản xuất và băng tải để di chuyển trong khoảng cách ngắn. Nhân viên vẫn sẽ kiểm tra tình trạng sản phẩm, quản lý các thay đổi hàng loạt và xem xét các trường hợp ngoại lệ. Kết quả sẽ phụ thuộc vào thiết bị, cách bố trí, đào tạo và kết hợp sản phẩm. Tự động hóa sẽ không tự mình giải quyết được mọi vấn đề. Nó có thể giảm việc nhập dữ liệu lặp lại và cải thiện luồng nguyên liệu khi hệ thống được thiết lập chính xác. ### Xây dựng một kế hoạch có thể phát triển Một kế hoạch tự động hóa hữu ích nên bao gồm: - Vấn đề sản xuất rõ ràng - Mục tiêu có thể đo lường được - Lựa chọn công nghệ phù hợp - Đào tạo nhân viên - Trách nhiệm bảo trì - Kiểm tra an toàn - Ngày xem xét - Quy trình dự phòng cho thời gian ngừng hoạt động của thiết bị Hệ thống tốt nhất không phải lúc nào cũng là hệ thống tiên tiến nhất. Một công cụ mà nhân viên có thể hiểu, duy trì và sử dụng hàng ngày có thể mang lại nhiều giá trị hơn một hệ thống phức tạp không phù hợp với quy trình làm việc. Việc quản lý sản xuất trở nên dễ dàng hơn khi mọi người dành ít thời gian hơn cho những hành động lặp đi lặp lại và dành nhiều thời gian hơn cho những quyết định cần kinh nghiệm. Tự động hóa có thể hỗ trợ sự thay đổi đó, nhưng quy trình vẫn cần lập kế hoạch cẩn thận, dữ liệu rõ ràng và sự tham gia của nhân viên. Tôi sẽ không bắt đầu bằng câu hỏi: “Chúng ta có thể thêm bao nhiêu tự động hóa?” Tôi sẽ hỏi, “Phần nào của công việc khiến nhóm chậm lại và sự hỗ trợ nào sẽ giúp công việc trở nên dễ dàng hơn?” Câu hỏi đó dẫn đến một con đường thực tế hơn từ các vấn đề sản xuất đến sự cải thiện có thể đo lường được.

Nhiều nhóm làm việc nhiều giờ hơn mà không đạt được hiệu quả cao hơn. Việc nhập dữ liệu lặp đi lặp lại, phê duyệt thủ công, theo dõi khách hàng và cập nhật bảng tính sẽ thu hút sự chú ý có thể hỗ trợ công việc bán hàng, dịch vụ hoặc sản phẩm. Tôi đã thấy mô hình này ở các doanh nghiệp phân phối nhỏ. Nhân viên đã chuyển chi tiết đơn hàng từ email vào bảng tính, kiểm tra hàng tồn kho bằng tay và gửi các thông tin cập nhật tương tự cho khách hàng. Công việc là cần thiết nhưng phần lớn đều tuân theo những bước giống nhau hàng ngày. Tự động hóa thông minh hơn có thể giảm tải này. Mục tiêu không phải là loại bỏ mọi người khỏi quy trình. Mục tiêu là để mọi người dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ cần khả năng phán đoán, giao tiếp và quan tâm. ## Bắt đầu với công việc lặp lại. Tự động hóa hoạt động tốt nhất khi quy trình tuân theo một khuôn mẫu rõ ràng. Tôi thường xem xét các nhiệm vụ như: - Sao chép thông tin giữa các hệ thống - Gửi thông tin cập nhật định kỳ của khách hàng - Tạo báo cáo tiêu chuẩn - Phân công khách hàng tiềm năng cho nhân viên bán hàng - Kiểm tra việc gửi biểu mẫu - Yêu cầu phê duyệt nội bộ - Cập nhật hồ sơ tồn kho hoặc đơn hàng - Nhắc nhở các nhóm về các nhiệm vụ đang chờ xử lý Một nhiệm vụ có thể phù hợp khi nó diễn ra thường xuyên, sử dụng các quy tắc rõ ràng và tạo ra ít giá trị thông qua việc xử lý thủ công. Một nhiệm vụ có thể cần sự kiểm soát của con người khi nó liên quan đến các quyết định nhạy cảm, nhu cầu bất thường của khách hàng hoặc có nguy cơ sai sót cao. ## Lập bản đồ quy trình hiện tại Trước khi chọn một công cụ, tôi viết ra từng bước của quy trình. Ví dụ: 1. Khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng. 2. Nhóm kiểm tra danh sách sản phẩm. 3. Nhân viên xác nhận hàng tồn. 4. Đơn hàng được đưa vào hệ thống bán hàng. 5. Khách hàng nhận được bản cập nhật. 6. Nhóm tài chính chuẩn bị hóa đơn. Bản đồ đơn giản này có thể tiết lộ công việc trùng lặp. Một nhóm có thể nhập cùng một thông tin khách hàng ở ba nơi. Một hệ thống có thể đã chứa dữ liệu mà nhân viên khác kiểm tra bằng tay. Tôi cũng ghi lại: - Ai xử lý từng bước - Nhiệm vụ thường mất bao lâu - Những công cụ nào liên quan - Lỗi xuất hiện ở đâu - Thông tin nào cần phê duyệt - Điều gì xảy ra khi quy trình không thành công Xóa ghi chú tạo cơ sở tốt hơn cho tự động hóa. Không có chúng, doanh nghiệp chỉ có thể chuyển một quy trình kém sang một hệ thống phần mềm mới. ## Chọn một quy trình hữu ích Các dự án tự động hóa lớn thường trở nên khó khăn vì chúng bao gồm quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Tôi thích bắt đầu với một quy trình có hiệu quả kinh doanh rõ ràng. Quy trình tìm hiểu khách hàng là một ví dụ thực tế. Thiết lập cơ bản có thể: - Thu thập câu hỏi từ biểu mẫu trang web - Lưu chi tiết trong hệ thống khách hàng - Gửi thông báo nội bộ - Giao câu hỏi cho thành viên trong nhóm - Gửi tin nhắn xác nhận cho khách hàng - Tạo lời nhắc theo dõi Quá trình này không thay thế cuộc trò chuyện bán hàng. Nó giúp nhóm phản hồi với cách tổ chức tốt hơn và ít bước thủ công hơn. Một điểm khởi đầu nhỏ cũng giúp việc kiểm tra dễ dàng hơn. Nhóm có thể so sánh quy trình mới với quy trình cũ và điều chỉnh quy trình làm việc trước khi sử dụng tự động hóa trong các lĩnh vực khác. ## Kết nối đúng công cụ Tự động hóa phụ thuộc vào kết nối đáng tin cậy giữa các hệ thống. Các công cụ phổ biến có thể bao gồm: - Nền tảng quan hệ khách hàng - Phần mềm kế toán - Hệ thống kiểm kê - Dịch vụ email - Trình tạo biểu mẫu - Công cụ quản lý dự án - Nền tảng giao tiếp Trước khi kết nối chúng, tôi kiểm tra xem mỗi hệ thống có hỗ trợ xuất dữ liệu, kiểm soát truy cập, cảnh báo lỗi và ghi lại hoạt động hay không. Các trường dữ liệu cũng cần có tên nhất quán. Một hệ thống có thể sử dụng “Tên khách hàng” trong khi hệ thống khác sử dụng “Tên tài khoản”. Một kế hoạch đặt tên đơn giản có thể tránh nhầm lẫn khi thông tin di chuyển giữa các công cụ. Quyền truy cập phải phù hợp với vai trò của nhân viên. Không phải mọi người dùng đều cần có quyền xem hồ sơ tài chính hoặc chỉnh sửa thông tin khách hàng. ## Bảo vệ chất lượng trong quá trình tự động hóa Tự động hóa có thể lặp lại lỗi dễ dàng như lặp lại một hành động đúng. Tôi thêm các bước kiểm tra như: - Các trường bắt buộc trước khi gửi - Phát hiện bản ghi trùng lặp - Các bước phê duyệt cho các đơn hàng bất thường - Cảnh báo khi kết nối không thành công - Đánh giá thủ công đối với các yêu cầu có giá trị cao - Bản ghi về từng hành động tự động. Những bước kiểm tra này giúp nhóm biết điều gì đã xảy ra và vấn đề bắt đầu từ đâu. Ví dụ: một công ty vận chuyển có thể tự động cập nhật giao hàng. Nếu địa chỉ không đầy đủ, hệ thống có thể dừng tin nhắn và gửi đơn hàng cho nhân viên để xem xét. Điều này an toàn hơn việc gửi một bản cập nhật sai cho khách hàng. ## Đo lường sản lượng và chi phí Giá trị của tự động hóa phải được hiển thị trong dữ liệu kinh doanh. Các biện pháp hữu ích bao gồm: - Thời gian dành cho các công việc lặp đi lặp lại - Số lượng mục nhập thủ công - Thời gian phản hồi các yêu cầu của khách hàng - Lỗi xử lý đơn hàng - Chi phí cho mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành - Số lần phê duyệt bị trì hoãn - Số giờ nhân viên sử dụng cho công việc thường ngày Một công ty phân phối nhỏ có thể thấy rằng nhân viên dành vài giờ mỗi tuần để chuẩn bị cùng một báo cáo bán hàng. Sau khi quy trình báo cáo được kết nối với hệ thống nguồn, nhóm có thể mất ít thời gian hơn để thu thập dữ liệu và có nhiều thời gian hơn để kiểm tra ý nghĩa của dữ liệu. Kết quả chính xác phụ thuộc vào quy trình, công cụ và nhóm. Tôi tránh hứa hẹn một khoản tiết kiệm cố định trước khi xem lại quy trình làm việc hiện tại. ## Đào tạo những người sử dụng hệ thống Quy trình làm việc mới có thể thất bại khi nhân viên không hiểu cách thức hoạt động của nó. Chương trình đào tạo nên giải thích: - Tự động hóa làm gì - Nhân viên phải nhập thông tin gì - Khi nào cần xem xét thủ công - Cách báo cáo lỗi - Ai có thể thay đổi quy trình làm việc - Điều gì xảy ra khi hệ thống không khả dụng. Các hướng dẫn ngắn thường hữu ích hơn một hướng dẫn dài. Hướng dẫn quy trình đơn giản có thể hiển thị đường dẫn thông thường, đường dẫn xem lại và các bước xử lý một hành động không thành công. Tôi cũng yêu cầu người dùng phản hồi sau khi ra mắt. Nhân viên thường nhận thấy những vấn đề không thể nhìn thấy được trong quá trình lập kế hoạch. Kinh nghiệm của họ có thể giúp cải thiện quy trình làm việc mà không cần thêm các bước không cần thiết. ## Giữ điểm đánh giá của con người. Tự động hóa phải hỗ trợ phán đoán chứ không phải che giấu nó. Khiếu nại của khách hàng, khoản thanh toán bất thường, lo ngại về an toàn sản phẩm hoặc yêu cầu cá nhân nhạy cảm có thể cần sự chú ý của con người. Hệ thống có thể thu thập thông tin chi tiết và cảnh báo đến đúng người trong khi nhân viên đưa ra quyết định. Sự cân bằng này giúp bảo vệ niềm tin của khách hàng. Nó cũng trao cho nhân viên một vai trò rõ ràng khi một quy trình tự động đạt đến tình huống nằm ngoài quy tắc của nó. ## Thường xuyên xem lại quy trình làm việc Quy trình kinh doanh thay đổi khi sản phẩm, nhóm và nhu cầu của khách hàng thay đổi. Tôi xem xét từng quy trình làm việc tự động theo lịch trình thường xuyên và hỏi: - Mỗi bước có còn phục vụ mục đích không? - Nhân viên có nhận được quá nhiều thông báo không? - Khách hàng có nhận được những tin nhắn hữu ích không? - Lỗi ngày càng tăng? - Công cụ mới có tạo ra công việc trùng lặp không? - Quy trình làm việc có tuân thủ chính sách công ty không? Một quy trình phù hợp với một nhóm nhỏ có thể cần thay đổi sau khi doanh nghiệp phát triển. Đánh giá thường xuyên giúp tự động hóa được kết nối với công việc thực tế thay vì các giả định cũ. ## Một cách thực tế để bắt đầu Một kế hoạch đơn giản có thể như thế này: 1. Liệt kê các nhiệm vụ lặp lại trong toàn doanh nghiệp. 2. Chọn một quy trình có quy tắc rõ ràng. 3. Ghi lại các bước và vấn đề hiện tại. 4. Đặt ra một số biện pháp hữu ích. 5. Chọn công cụ có thể chia sẻ dữ liệu một cách an toàn. 6. Xây dựng phiên bản thử nghiệm. 7. Yêu cầu nhân viên xem lại kết quả. 8. Thêm phê duyệt và kiểm tra lỗi. 9. Khởi chạy nó với hướng dẫn rõ ràng. 10. Xem lại dữ liệu và cải thiện quy trình làm việc. Tự động hóa thông minh hơn không có nghĩa là thêm phần mềm vào mọi bộ phận của doanh nghiệp. Đó là về việc loại bỏ những nỗ lực có thể tránh được trong khi vẫn giữ mọi người tham gia khi sự phán xét của họ có ý nghĩa quan trọng. Khi tôi tập trung vào công việc lặp đi lặp lại, sơ đồ quy trình rõ ràng, kiểm tra cẩn thận và các biện pháp hữu ích, việc quản lý tự động hóa sẽ trở nên dễ dàng hơn. Sản lượng có thể cải thiện vì nhân viên dành ít thời gian hơn cho việc xử lý công việc thường ngày. Chi phí có thể trở nên dễ kiểm soát hơn vì doanh nghiệp có thể thấy nỗ lực đang được sử dụng ở đâu.

Dây chuyền sản xuất không phải lúc nào cũng cần tốc độ cao hơn. Nó cần ít độ trễ hơn, ít làm lại hơn, chuyển giao mượt mà hơn và kiểm soát từng bước tốt hơn. Khi xem xét một quy trình sản xuất, tôi thường gặp những vấn đề tương tự: người vận hành chờ nguyên liệu, máy dừng mà không có lý do rõ ràng, hướng dẫn công việc thay đổi theo ca và việc kiểm tra chất lượng diễn ra quá muộn. Những vấn đề này có thể làm giảm sản lượng ngay cả khi dường như mọi máy đều đang chạy. Dây chuyền sản xuất nhanh hơn bắt đầu với cái nhìn rõ ràng về quy trình hiện tại. Lập bản đồ toàn bộ quy trình sản xuất Tôi bắt đầu bằng cách ghi lại từng bước từ khi nguyên liệu đến đến thành phẩm. Tôi xem xét: - Thời gian xử lý - Thời gian chờ đợi - Thời gian chuyển đổi - Thời gian ngừng hoạt động của máy - Làm lại và phế liệu - Di chuyển vật liệu - Điểm kiểm tra chất lượng Thông tin này cho thấy thời gian bị mất ở đâu. Máy có thể chạy nhanh trong khi sản phẩm chờ vài phút trước khi thực hiện thao tác tiếp theo. Khoảng thời gian chờ đợi đó có thể có ảnh hưởng lớn hơn đến sản lượng hàng ngày so với chính chu kỳ máy. Một sơ đồ quy trình đơn giản có thể tiết lộ những độ trễ tiềm ẩn khó nhận thấy trong quá trình sản xuất thông thường. Đo dây chuyền trước khi thay đổi Các quyết định sản xuất nên dựa vào dữ liệu thay vì giả định. Các phép đo hữu ích bao gồm: - Sản lượng trên mỗi ca - Hiệu suất thiết bị tổng thể - Năng suất vượt qua lần đầu - Thời gian chuyển đổi trung bình - Thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch - Số giờ lao động trên mỗi đơn vị - Tỷ lệ lỗi Tôi khuyên bạn nên theo dõi những số liệu này qua nhiều ca. Một ca có thể hoạt động tốt nhờ người vận hành có tay nghề cao hoặc thời gian kết hợp sản phẩm ngắn. Một mẫu rộng hơn cho cái nhìn cân bằng hơn về đường nét. Mục đích không phải là gây áp lực cho người vận hành. Mục đích là để hiểu cách hệ thống hoạt động. Loại bỏ các nguyên nhân gây chờ đợi lặp lại Sự chậm trễ nhỏ có thể tăng lên trong toàn bộ ca làm việc. Người vận hành có thể dành vài phút để tìm kiếm công cụ, kiểm tra nhãn vật liệu hoặc chờ phê duyệt. Những nhiệm vụ này có vẻ nhỏ nhặt khi xem riêng nhưng chúng có thể làm giảm thời gian sản xuất sẵn có. Tôi thường tìm kiếm những thay đổi như: - Đặt dụng cụ gần nơi sử dụng - Chuẩn bị nguyên vật liệu trước khi ca làm việc - Sử dụng nhãn rõ ràng và vị trí lưu trữ cố định - Tạo quy trình báo cáo đơn giản đối với các lỗi máy - Đặt thời gian phản hồi tiêu chuẩn để hỗ trợ bảo trì - Đưa việc kiểm tra chất lượng đến gần hơn với quy trình tạo ra rủi ro Những thay đổi này không yêu cầu ngân sách thiết bị lớn. Họ yêu cầu quyền sở hữu rõ ràng và phương pháp làm việc nhất quán. Giảm tổn thất do chuyển đổi Việc chuyển đổi có thể ảnh hưởng đến đầu ra khi một dây chuyền xử lý nhiều sản phẩm hoặc kích cỡ gói hàng. Quá trình thay đổi kéo dài có thể bao gồm điều chỉnh máy, vệ sinh, thay thế bộ phận, chạy thử và phê duyệt chất lượng. Tôi chia công việc thành hai nhóm: - Những công việc có thể hoàn thành khi dây chuyền vẫn đang chạy - Những công việc yêu cầu dây chuyền dừng lại Vật liệu, công cụ, tài liệu và phụ tùng thay thế thường có thể được chuẩn bị trước khi kết thúc sản xuất. Người vận hành cũng có thể sử dụng danh sách kiểm tra chuyển đổi tiêu chuẩn. Cách tiếp cận này giúp giảm thiểu các bước bị bỏ lỡ và khiến hiệu suất ít phụ thuộc hơn vào một nhân viên có kinh nghiệm. Thời gian chuyển đổi ngắn hơn không có nghĩa là gấp rút. Nó có nghĩa là loại bỏ những chuyển động có thể tránh được và sự chờ đợi. Xây dựng chất lượng trong quy trình Tốc độ mà không cần kiểm soát chất lượng có thể tạo ra nhiều công việc hơn sau này. Các sản phẩm bị lỗi có thể yêu cầu phân loại, sửa chữa, thay thế hoặc hỗ trợ khách hàng. Dây chuyền có vẻ hiệu quả, trong khi sản lượng có thể sử dụng thực tế vẫn thấp hơn. Tôi thích việc kiểm tra chất lượng diễn ra trong quá trình sản xuất hơn là chỉ ở giai đoạn cuối. Các ví dụ bao gồm: - Kiểm tra cảm biến để tìm các bộ phận bị thiếu - Xác minh mô-men xoắn cho các bộ phận được gắn chặt - Kiểm tra trọng lượng của các sản phẩm được đổ đầy - Tiêu chuẩn trực quan gần nơi làm việc - Giới hạn rõ ràng cho việc dừng và báo cáo sự cố. Hệ thống sản xuất của Toyota có liên quan rộng rãi đến việc dừng một quy trình khi xuất hiện vấn đề về chất lượng. Mục đích là để ngăn chặn lỗi tương tự di chuyển qua phần còn lại của dòng. Một vấn đề nhỏ được khắc phục sớm thường ít gây gián đoạn hơn so với một lô lớn phải kiểm tra sau. Sử dụng công việc tiêu chuẩn mà mọi người có thể làm theo Hướng dẫn công việc phải phù hợp với những gì người vận hành thực sự làm. Nếu tài liệu hiển thị một phương thức trong khi máy trạm yêu cầu một phương thức khác, nhân viên có thể tạo lối tắt riêng của họ. Hướng dẫn hữu ích nên bao gồm: - Thứ tự hành động - Các điểm an toàn chính - Điểm kiểm tra chất lượng - Công cụ cần thiết - Giới hạn quy trình được chấp nhận - Ảnh hoặc sơ đồ giúp ích cho tôi. Tôi cũng yêu cầu người vận hành đưa ra phản hồi trước khi thay đổi tiêu chuẩn. Họ thường biết nhiệm vụ nào gây căng thẳng, chậm trễ hoặc bối rối. Đầu vào thực tế này có thể cải thiện cả năng suất và điều kiện làm việc. Tạo thói quen cải tiến thường xuyên Dây chuyền sản xuất có thể giảm hiệu suất sau khi cải tiến tốt nếu không có ai kiểm tra kết quả. Tôi khuyên bạn nên xem lại các biện pháp chính trong một khoảng thời gian cố định và ghi lại: - Điều gì đã thay đổi - Khi nào nó thay đổi - Biện pháp nào bị ảnh hưởng - Kết quả không mong muốn nào xuất hiện - Ai sở hữu hành động tiếp theo Một cuộc thảo luận ngắn hàng ngày có thể đủ cho các vấn đề đơn giản. Những thay đổi lớn hơn có thể cần một thời gian dùng thử và xem xét lại với các nhóm sản xuất, bảo trì, chất lượng và lập kế hoạch. Cải tiến tốt nhất không phải lúc nào cũng là cải tiến tăng tốc độ cho một máy. Chính sự thay đổi đã giúp cả dây chuyền cho ra sản phẩm ổn định, ít phải chờ đợi, ít sai sót, công việc rõ ràng hơn. Khi đánh giá một quy trình sản xuất, tôi tập trung vào quy trình trước khi thay thế thiết bị. Tôi đo lường trạng thái hiện tại, loại bỏ sự chậm trễ lặp đi lặp lại, chuẩn bị cho việc chuyển đổi, đặt các cuộc kiểm tra chất lượng gần nguồn hơn và tạo ra các tiêu chuẩn công việc mà người vận hành có thể sử dụng. Cách tiếp cận này cung cấp cho người quản lý cơ sở quyết định rõ ràng hơn và mang lại cho nhóm sản xuất những thay đổi mà họ có thể kiểm tra và duy trì.

Việc sản xuất có thể trở nên khó khăn khi đơn hàng thay đổi thường xuyên, nhân viên dành quá nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại và những lỗi nhỏ làm chậm toàn bộ dây chuyền. Tôi đã thấy nhiều nhà sản xuất phải đối mặt với mô hình tương tự. Một nhóm có thể có công nhân lành nghề, thiết bị phù hợp và nhu cầu ổn định, nhưng sản lượng hàng ngày vẫn khó kiểm soát. Vấn đề không phải lúc nào cũng là thiếu nỗ lực. Các bước thủ công, máy móc bị ngắt kết nối và dữ liệu sản xuất không rõ ràng có thể tạo ra sự chậm trễ rất dễ bỏ sót. Tự động hóa có thể thực hiện những nhiệm vụ này dễ dàng hơn khi nó được đưa ra với một kế hoạch rõ ràng. ### Bắt đầu với một nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tôi không khuyên bạn nên tự động hóa mọi bộ phận của nhà máy cùng một lúc. Điểm khởi đầu tốt hơn là một nhiệm vụ: - Lặp đi lặp lại nhiều lần mỗi ngày - Dễ đo lường - Mệt mỏi về thể chất hoặc gây khó khăn cho nhân viên - Liên quan đến sự chậm trễ hoặc kiểm tra chất lượng - Đủ ổn định để hỗ trợ một quy trình rõ ràng Đóng gói, dán nhãn, xử lý nguyên liệu, kiểm tra và ghi dữ liệu là những điểm khởi đầu phổ biến. Ví dụ, một công ty bao bì nhỏ có thể yêu cầu công nhân đặt sản phẩm vào hộp, kiểm tra số lượng, đóng từng hộp và in nhãn. Công việc có thể trông đơn giản nhưng những khác biệt nhỏ giữa các công nhân có thể dẫn đến dán nhãn sai vị trí hoặc sản lượng không đồng đều. Một trạm tự động phù hợp có thể xử lý một phần của quy trình này trong khi nhóm quản lý việc cung cấp nguyên liệu, kiểm tra chất lượng và các trường hợp ngoại lệ. ### Kiểm tra quy trình hiện tại Trước khi chọn thiết bị, tôi lập bản đồ công việc từ đầu đến cuối. Tôi xem xét: - Nguyên liệu được đưa vào dây chuyền như thế nào - Nơi công nhân chờ đợi - Những bước nào tạo ra chuyển động lặp đi lặp lại - Tần suất xảy ra lỗi - Những thay đổi về sản phẩm ảnh hưởng đến thời gian thiết lập như thế nào - Nhóm ghi lại dữ liệu nào - Những biện pháp kiểm soát an toàn nào đã được áp dụng. Bước này giúp tách biệt nhu cầu thực tế khỏi mối quan tâm chung về tự động hóa. Máy có thể tăng tốc độ nhưng không thể giải quyết được vấn đề về bố cục. Hệ thống phần mềm có thể thu thập dữ liệu, nhưng nó có thể không giúp ích gì nếu công nhân không thể sử dụng nó một cách dễ dàng. Quá trình này phải hướng dẫn việc lựa chọn thiết bị. ### Chọn mức độ tự động hóa thực tế Tự động hóa không phải lúc nào cũng có nghĩa là dây chuyền hoàn toàn không có người trực. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu với giải pháp bán tự động. Một công nhân tải vật liệu, bắt đầu một chu trình và kiểm tra kết quả. Máy thực hiện một chuyển động lặp đi lặp lại với thời gian ổn định. Cách tiếp cận này có thể mang lại sự thay đổi suôn sẻ hơn cho các nhóm mới làm quen với tự động hóa. Nó cũng mang lại cho các nhà quản lý cơ hội xem xét nhu cầu bảo trì, yêu cầu đào tạo và khả năng tương thích của sản phẩm trước khi mở rộng hệ thống. Dây chuyền hoàn toàn tự động có thể phù hợp với sản xuất số lượng lớn với thông số kỹ thuật sản phẩm ổn định. Một trạm làm việc linh hoạt có thể hoạt động tốt hơn đối với một doanh nghiệp thường xuyên phải xử lý các thay đổi về sản phẩm. Sự lựa chọn đúng đắn phụ thuộc vào mô hình sản xuất, không gian sẵn có, nhân sự, ngân sách và hỗ trợ dịch vụ. ### Chạy một chương trình thí điểm nhỏ Một chương trình thí điểm cung cấp cho tôi thông tin hữu ích trước khi mua hàng lớn hơn. Trong quá trình thí điểm, tôi theo dõi: - Sản lượng mỗi giờ - Thời gian thiết lập - Thời gian thay đổi sản phẩm - Làm lại và loại bỏ các đơn vị - Sự tham gia của người vận hành - Lãng phí vật liệu - Nhu cầu bảo trì cơ bản Một doanh nghiệp đóng gói thực phẩm ở Ohio đã sử dụng phương pháp này cho nhiệm vụ ghi nhãn. Công ty không thay thế toàn bộ dây chuyền. Họ đã thử nghiệm máy dán nhãn tự động trên một dòng sản phẩm trong vài tuần. Nhóm nhận thấy rằng vị trí nhãn trở nên nhất quán hơn, trong khi người vận hành vẫn cần điều chỉnh dòng sản phẩm trong quá trình thay đổi sản phẩm. Cuộc thí điểm cũng cho thấy việc lưu trữ cuộn nhãn ảnh hưởng đến thời gian ngừng hoạt động. Vấn đề đó không phải do máy gây ra mà qua thử nghiệm đã giúp nhóm thấy rõ. Loại kết quả này quan trọng. Một phi công nên tiết lộ cả lợi ích và giới hạn của giải pháp. ### Chuẩn bị nhóm Mọi người cần được hướng dẫn rõ ràng khi có hệ thống mới đi vào làm việc. Việc đào tạo có thể bao gồm: - Vận hành bình thường - Quy trình khởi động và dừng an toàn - Tải vật liệu - Kiểm tra lỗi cơ bản - Làm sạch và kiểm tra - Khi nào cần liên hệ với bộ phận hỗ trợ bảo trì - Cách ghi lại dữ liệu sản xuất. Tôi thích đào tạo ngắn hạn, dựa trên nhiệm vụ hơn là các buổi kỹ thuật dài. Người lao động học dễ dàng hơn khi có hướng dẫn phù hợp với công việc họ thực hiện mỗi ngày. Nhóm cũng nên biết lý do tại sao sự thay đổi được thực hiện. Nếu tự động hóa được trình bày như một cách để loại bỏ sự lặp lại không cần thiết và hỗ trợ công việc an toàn hơn thì cuộc thảo luận sẽ trở nên thiết thực hơn. Người quản lý nên tránh hứa hẹn rằng mọi nhiệm vụ sẽ trở nên nhanh hơn hoặc dễ dàng hơn trước khi hệ thống được thử nghiệm. ### Thu hút mọi người tham gia Tự động hóa hoạt động hiệu quả nhất khi nhân viên có thể báo cáo sự cố ngay lập tức. Người vận hành thường nhận thấy các vấn đề mà kế hoạch dự án bỏ sót. Họ có thể thấy rằng cảm biến khó làm sạch, bảng điều khiển được đặt không đúng cách hoặc việc thay đổi sản phẩm mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Phản hồi của họ có thể cải thiện việc thiết lập và giảm bớt sự gián đoạn có thể tránh được. Tôi khuyên bạn nên tạo một quy trình phản hồi đơn giản: 1. Ghi lại vấn đề 2. Lưu ý thời điểm nó xảy ra 3. Mô tả ảnh hưởng đến quá trình sản xuất 4. Kiểm tra xem sự cố có lặp lại hay không 5. Chỉ định một người xem xét vấn đề này. Điều này tạo ra thông tin hữu ích mà không cần thêm giấy tờ nặng nề. ### Đo lường kết quả một cách cẩn thận Một hệ thống sản xuất không chỉ được đánh giá qua tốc độ. Tôi xem xét kết quả đầu ra cùng với chất lượng, nhân sự, bảo trì và thời gian ngừng hoạt động. Một dây chuyền sản xuất nhiều đơn vị hơn nhưng tạo ra nhiều chất thải hơn có thể không mang lại giá trị như mong đợi. Một chiếc máy chạy tốt cho một sản phẩm có thể yêu cầu thiết lập quá nhiều cho một sản phẩm khác. Các câu hỏi hữu ích bao gồm: - Quá trình có trở nên ổn định hơn không? - Người lao động có dành ít thời gian hơn cho những hoạt động lặp đi lặp lại không? - Chất lượng sản phẩm có ổn định không? - Nhóm có thể duy trì hệ thống không? - Thiết bị có thể xử lý được những thay đổi của sản phẩm trong tương lai không? - Hồ sơ có đủ rõ ràng cho các quyết định hàng ngày không? Những câu hỏi này giúp các nhà quản lý đưa ra lựa chọn dựa trên bằng chứng thay vì giả định. ### Xây dựng kế hoạch hỗ trợ Thiết bị cần được chăm sóc sau khi lắp đặt. Kế hoạch hỗ trợ có thể bao gồm: - Kiểm tra định kỳ - Hướng dẫn về phụ tùng thay thế - Cập nhật phần mềm - Dịch vụ từ xa hoặc tại chỗ - Đào tạo bồi dưỡng cho người vận hành - Đánh giá về an toàn - Đường dẫn liên hệ rõ ràng về lỗi. Tôi cũng khuyên bạn nên hỏi nhà cung cấp cách họ xử lý các thay đổi về sản phẩm và yêu cầu dịch vụ. Một giải pháp hoạt động trong quá trình cài đặt có thể cần điều chỉnh khi vật liệu, bao bì hoặc kích thước đơn hàng thay đổi. Tự động hóa có thể đơn giản hóa quá trình sản xuất nhưng vẫn cần con người, lập kế hoạch và đánh giá thường xuyên. Kết quả tốt nhất thường đến từ sự khởi đầu tập trung, thử nghiệm cẩn thận và cải tiến đều đặn. Khi đánh giá một dự án sản xuất, tôi không bắt đầu bằng việc hỏi có thể bổ sung thêm bao nhiêu thiết bị. Tôi hỏi vấn đề lặp đi lặp lại nào đáng được giải quyết, kết quả sẽ được đo lường như thế nào và nhóm cần những gì để thực hiện thay đổi mỗi ngày. Cách tiếp cận đó giúp tự động hóa được kết nối với doanh nghiệp thay vì coi nó như một hoạt động mua hàng độc lập.

Nút thắt cổ chai trong sản xuất hiếm khi tồn tại bên trong một trạm làm việc. Máy chậm có thể trì hoãn việc đóng gói, làm thêm giờ, trì hoãn lô hàng và khiến đội ngũ bán hàng phải giải thích về ngày giao hàng bị lỡ cho khách hàng. Tôi đã thấy nhiều nhà sản xuất phản hồi bằng cách bổ sung thêm người hoặc mua thiết bị trước khi kiểm tra xem sự chậm trễ thực sự bắt đầu từ đâu. Cách tiếp cận đó có thể làm tăng chi phí mà không cải thiện dòng chảy. Tôi thích coi nút thắt cổ chai là tín hiệu kinh doanh hơn. Nó cho thấy năng lực, quy hoạch, chất lượng hoặc truyền thông đang hạn chế sự tăng trưởng ở đâu. Một khi nguyên nhân đã rõ ràng thì việc lựa chọn phản ứng phù hợp sẽ trở nên dễ dàng hơn. ### Lập bản đồ toàn bộ quy trình sản xuất Tôi bắt đầu bằng cách vẽ quy trình từ lúc nhập đơn hàng đến khi giao hàng: - Nhận nguyên liệu - Cắt hoặc chuẩn bị - Lắp ráp - Kiểm tra - Đóng gói - Giao hàng Tôi ghi lại thời gian chu kỳ, thời gian chờ đợi, thời gian chuyển đổi, tốc độ làm lại và sản lượng hàng ngày ở mỗi giai đoạn. Một chiếc máy chạy trong 8 giờ có thể chỉ tạo ra 5 giờ làm việc hữu ích nếu người vận hành dành thời gian còn lại của ca để chờ nguyên liệu hoặc điều chỉnh cài đặt. Bản đồ đơn giản này thường thay đổi cuộc trò chuyện. Nhóm ngừng hỏi “Bộ phận nào đang bận?” và bắt đầu hỏi, “Nơi làm việc tốn nhiều thời gian chờ đợi nhất?” ### Tìm hạn chế Nút cổ chai không phải lúc nào cũng là máy chậm nhất. Đó có thể là cuộc kiểm tra chất lượng mà mọi đơn hàng đều phải vượt qua, một kỹ thuật viên phê duyệt mọi thay đổi về thiết kế hoặc một nhà cung cấp giao một bộ phận quan trọng hai lần một tuần. Tôi tìm ba dấu hiệu: - Công việc chồng chất trước một quy trình - Quy trình tiếp theo thường chờ đầu ra - Quy trình bị trì hoãn chạy gần hết công suất Một nhà máy có thể có mười trạm lắp ráp nhưng chỉ có một đơn vị kiểm tra. Nếu mọi sản phẩm hoàn thiện đều cần thử nghiệm đó thì đơn vị thử nghiệm sẽ kiểm soát tốc độ của toàn bộ dây chuyền. ### Bảo vệ thời gian làm việc của nút cổ chai Khi tôi tìm thấy hạn chế, tôi bảo vệ nó khỏi những gián đoạn có thể tránh được. Điều đó có thể bao gồm: - Chuẩn bị các công cụ trước khi ca làm việc bắt đầu - Giữ các tài liệu thông thường gần nơi làm việc - Chuyển thủ tục giấy tờ sang vai trò khác - Lên lịch nghỉ giải lao với phạm vi phù hợp - Phân nhóm các công việc tương tự để giảm thời gian thiết lập - Kiểm tra các bộ phận đến trước khi chúng đạt đến giới hạn Những thay đổi nhỏ cũng quan trọng khi chúng loại bỏ sự chậm trễ lặp đi lặp lại. Nếu một đơn vị kiểm tra mất 30 phút mỗi ca trong khi người vận hành tìm kiếm các tài liệu còn thiếu, nhà máy có thể phục hồi công suất vài giờ mỗi tuần mà không cần mua máy khác. ### Giảm lãng phí khi chuyển đổi Chuyển đổi lâu sẽ tạo ra tổn thất công suất tiềm ẩn. Một dòng sản phẩm có thể được đặt kín chỗ, trong khi phần lớn thời gian trong ngày được dành để chuyển từ loại sản phẩm này sang loại sản phẩm khác. Tôi tách các nhiệm vụ chuyển đổi thành hai nhóm: - Các nhiệm vụ được hoàn thành trong khi máy đang chạy - Các nhiệm vụ yêu cầu máy dừng Chuẩn bị nguyên liệu, kiểm tra dụng cụ và giấy tờ sản xuất thường có thể được hoàn thành trước khi dây chuyền dừng. Giải pháp chính xác phụ thuộc vào thiết kế của thiết bị và sản phẩm nên tôi yêu cầu người vận hành ghi lại từng bước chuyển đổi. Kinh nghiệm của họ thường cho thấy sự chậm trễ không xuất hiện trong báo cáo sản xuất. Ví dụ, một nhà máy đóng gói thực phẩm có thể mất thời gian làm sạch và đặt lại dây chuyền chiết rót giữa các kích cỡ sản phẩm. Việc nhóm các kích thước tương tự thành các khối sản xuất theo kế hoạch có thể giảm bớt công việc vệ sinh và điều chỉnh lặp đi lặp lại trong khi vẫn giữ cho đơn đặt hàng của khách hàng được ngăn nắp. ### Kiểm soát công việc đang tiến hành Nhiều công việc chưa hoàn thành hơn không phải lúc nào cũng có nghĩa là sản lượng nhiều hơn. Công việc đang tiến hành quá mức có thể che giấu các vấn đề, chặn lối đi, tăng khả năng xử lý và khiến các đơn hàng khẩn cấp khó xác định hơn. Tôi sử dụng một giới hạn rõ ràng về số lượng công việc có thể chờ trước khi bị tắc nghẽn. Khi diện tích đó đạt đến giới hạn, hoạt động sản xuất ngược dòng sẽ chậm lại cho đến khi có đủ không gian. Điều này ban đầu có thể khiến bạn cảm thấy không thoải mái, đặc biệt đối với các đội được đo bằng số lượng đơn vị họ bắt đầu. Trọng tâm cần hướng tới các sản phẩm đã hoàn thành, được phê duyệt và vận chuyển. Hệ thống Kanban của Toyota là một ví dụ nổi tiếng về việc sử dụng các tín hiệu hữu hình để kiểm soát việc bổ sung. Ý tưởng cốt lõi là thực tế: sản xuất và vận chuyển các mặt hàng dựa trên nhu cầu thực tế ở hạ nguồn thay vì giải phóng lượng công việc không giới hạn vào nhà máy. ### Nâng cao chất lượng trước hạn chế Các bộ phận bị lỗi tiêu tốn công suất khan hiếm gấp đôi. Nhà máy dành thời gian để chế tạo bộ phận đó, sau đó dành nhiều thời gian hơn để sửa chữa hoặc thay thế nó. Nếu lỗi đạt đến điểm nghẽn cổ chai, nó cũng có thể làm gián đoạn lịch trình. Tôi thực hiện các bước kiểm tra chất lượng đơn giản trước quy trình bị ràng buộc. Người vận hành có thể xác nhận kích thước, nhãn, phiên bản phần mềm hoặc tình trạng bề mặt trước khi vật phẩm di chuyển về phía trước. Một danh sách kiểm tra ngắn có thể ngăn chặn việc xếp hàng dài sửa chữa. Tôi cũng theo dõi lỗi theo nguyên nhân chứ không chỉ theo bộ phận. “Lỗi lắp ráp” quá rộng để có thể hướng dẫn hành động. “Trình kết nối được cài đặt ngược sau lần chuyển đổi thứ ba” cung cấp cho nhóm một điểm cụ thể để kiểm tra. ### Sử dụng dữ liệu hỗ trợ các quyết định Tôi không phụ thuộc vào một con số hiệu suất. Chỉ riêng kết quả đầu ra có thể khuyến khích công việc gấp rút và che giấu việc làm lại. Chế độ xem sản xuất hữu ích có thể bao gồm: - Thông lượng - Thời gian thực hiện - Sản lượng đầu tiên - Thời gian chuyển đổi - Thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch - Tỷ lệ giao hàng đúng thời hạn - Công việc đang tiến hành. Tôi xem xét các số liệu này theo nhịp điệu đã định, chẳng hạn như mỗi ca hoặc mỗi tuần, dựa trên quy mô của hoạt động. Mục tiêu không phải là tạo thêm báo cáo. Mục đích là để xem liệu một thay đổi có cải thiện quy trình mà không tạo ra vấn đề mới ở nơi khác hay không. ### Chọn đầu tư sau khi cải tiến quy trình Thiết bị mới có thể hữu ích, nhưng nó sẽ đến sau khi hiểu được nút thắt. Nếu vấn đề thực sự là việc lập kế hoạch kém, thiếu nguyên liệu hoặc phải làm lại thường xuyên thì máy nhanh hơn có thể chỉ tạo ra hàng đợi lớn hơn. Khi cần thiết bị, tôi đưa ra quyết định xoay quanh một câu hỏi rõ ràng: khoản đầu tư này sẽ giải quyết khoảng trống năng lực nào? Tôi so sánh sản lượng dự kiến ​​với chi phí mua, lắp đặt, bảo trì, đào tạo và thời gian ngừng hoạt động trong quá trình chuyển đổi. Một cải tiến nhỏ hơn hỗ trợ cho hạn chế hiện tại có thể mang lại nhiều giá trị hơn so với một giao dịch mua lớn được đặt sai vị trí trong dây chuyền. Tăng trưởng sản xuất không phải lúc nào cũng bắt đầu với một nhà máy lớn hơn. Nó có thể bắt đầu với một quy trình rõ ràng hơn, ít gián đoạn hơn, kiểm tra chất lượng tốt hơn và có cái nhìn chung về hạn chế. Tôi bắt đầu với công việc đã được thực hiện trong suốt quá trình vận hành, đo lường điểm chậm lại và cải thiện điểm đó cùng với những người sử dụng quy trình hàng ngày. Khi nút cổ chai di chuyển, tôi lập bản đồ lại luồng. Chu kỳ đó giữ cho tăng trưởng gắn liền với năng lực thực tế hơn là những dự báo lạc quan.

Nhiều nhóm dành hàng giờ để di chuyển dữ liệu giữa các bảng tính, chuỗi email và phần mềm kinh doanh. Công việc có thể trông đơn giản nhưng các nhiệm vụ thủ công lặp đi lặp lại có thể làm chậm quá trình sản xuất, tạo ra lỗi nhập liệu và khiến nhân viên có ít thời gian hơn cho khách hàng và lập kế hoạch. Tôi đã thấy mô hình này ở các nhóm sản xuất nhỏ. Nhân viên bán hàng nhận được đơn đặt hàng qua email, sao chép chi tiết vào bảng tính, gửi tệp đến bộ phận sản xuất và cập nhật thủ công cho khách hàng. Khi khối lượng đơn hàng tăng lên, một dòng bị bỏ lỡ hoặc tin nhắn bị trì hoãn có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình. Giải pháp tự động hóa phù hợp có thể giảm áp lực này mà không buộc công ty phải thay thế mọi hệ thống cùng một lúc. Bắt đầu với quy trình làm việc, không phải phần mềm Tôi bắt đầu bằng cách xem lại quy trình hàng ngày. Những công việc nào mất nhiều thời gian nhất? Trường hợp cùng một thông tin được nhập nhiều lần? Những bước nào thường phải chờ phê duyệt? Nhân viên cần kiểm tra dữ liệu thủ công ở đâu? Những câu hỏi này giúp tách biệt quá trình tự động hóa hữu ích khỏi phần mềm bổ sung thêm công việc. Một công ty có thể không cần phải tự động hóa toàn bộ bộ phận. Nó có thể chỉ cần kết nối mẫu đơn đặt hàng, cơ sở dữ liệu khách hàng, công cụ kiểm kê và thông báo nội bộ. Một sơ đồ quy trình công việc rõ ràng có thể hiển thị: - Người bắt đầu mỗi nhiệm vụ - Thông tin cần thiết ở mỗi bước - Phần mềm được mỗi nhóm sử dụng - Điểm phê duyệt - Kết quả mong đợi ở cuối Điều này mang lại cho dự án một điểm khởi đầu thực tế. Chọn nhiệm vụ có mẫu rõ ràng Tự động hóa hoạt động tốt khi nhiệm vụ tuân theo các quy tắc lặp lại. Các ví dụ bao gồm: - Gửi cảnh báo nội bộ khi một biểu mẫu mới được gửi - Tạo hồ sơ khách hàng sau một cuộc điều tra đủ điều kiện - Chuyển các đơn hàng đã được phê duyệt sang hàng đợi sản xuất - Cập nhật mức tồn kho sau khi giao hàng - Tạo báo cáo hiệu suất hàng tuần - Phân công yêu cầu hỗ trợ cho đúng nhóm - Gửi lời nhắc khi tài liệu đang chờ xem xét Các nhiệm vụ phụ thuộc vào đánh giá cá nhân có thể cần sự xem xét của con người. Một hệ thống có thể thu thập thông tin cần thiết và chuyển nó đến đúng người, trong khi nhân viên vẫn đưa ra quyết định cuối cùng. Sự cân bằng này giúp các đội tăng tốc mà không cần loại bỏ quyền kiểm soát. Kết nối các công cụ đã sử dụng Nhiều doanh nghiệp đã có sẵn phần mềm hữu ích. Vấn đề thường xuất phát từ những khoảng trống giữa các hệ thống. Khách hàng có thể gửi yêu cầu thông qua một trang web. Nhóm bán hàng có thể quản lý khách hàng tiềm năng trong CRM. Nhóm vận hành có thể làm việc trong nền tảng kiểm kê. Tài chính có thể sử dụng một hệ thống kế toán riêng. Nếu những công cụ này không chia sẻ dữ liệu, nhân viên sẽ mất thời gian sao chép thông tin từ nơi này sang nơi khác. Một giải pháp tự động hóa phù hợp có thể kết nối các bước này thông qua các tiện ích tích hợp đã được phê duyệt, truyền dữ liệu an toàn hoặc cập nhật theo lịch trình. Ví dụ: một nhà phân phối nhỏ có thể thiết lập quy trình làm việc như sau: 1. Khách hàng gửi yêu cầu về sản phẩm. 2. Hệ thống kiểm tra xem các trường bắt buộc đã đầy đủ chưa. 3. Bản ghi liên hệ được tạo trong CRM. 4. Đại diện bán hàng nhận nhiệm vụ. 5. Kiểm tra tình trạng còn hàng của sản phẩm sẽ được gửi đến hệ thống kiểm kê. 6. Khách hàng nhận được tin nhắn khi yêu cầu đã sẵn sàng để xem xét. Quá trình này vẫn cần con người. Nó chỉ đơn giản là loại bỏ một số chuyển giao thông thường. Bảo vệ dữ liệu và quyền truy cập Tự động hóa sẽ giúp công việc trở nên dễ dàng hơn mà không tạo ra mối lo ngại mới về bảo mật. Tôi khuyên bạn nên xem lại: - Dữ liệu nào mà quy trình làm việc có thể truy cập - Ai có thể chỉnh sửa hoặc phê duyệt thông tin - Nơi lưu trữ thông tin khách hàng - Cách báo cáo các nhiệm vụ không thành công - Liệu có nhật ký hoạt động hay không - Cách loại bỏ quyền truy cập khi nhân viên thay đổi vai trò Một quy trình công việc gửi thông tin khách hàng tới quá nhiều công cụ có thể tạo ra hiện tượng lộ thông tin không cần thiết. Đường dẫn dữ liệu nhỏ hơn thường dễ quản lý hơn. Các nhóm cũng nên kiểm tra xem điều gì sẽ xảy ra khi kết nối không thành công. Nếu email không được gửi hoặc bản cập nhật hàng tồn kho bị từ chối, nhân viên cần có thông báo rõ ràng và cách khắc phục vấn đề. Thử nghiệm một quy trình trước khi mở rộng Quy trình làm việc thí điểm mang đến cho nhóm cơ hội học hỏi mà không cần thay đổi mọi bộ phận cùng một lúc. Tôi sẽ chọn một quy trình có: - Bắt đầu và kết thúc rõ ràng - Bộ quy tắc ổn định - Chi phí thời gian rõ ràng - Số lượng người dùng có thể quản lý - Dữ liệu có thể kiểm tra dễ dàng Thông báo đơn hàng thường là điểm khởi đầu thực tế. Việc phê duyệt hóa đơn hay định tuyến yêu cầu của khách hàng cũng vậy. Nhóm có thể so sánh quy trình cũ với phiên bản tự động. Các biện pháp hữu ích có thể bao gồm: - Thời gian dành cho mỗi yêu cầu - Số lượng mục nhập thủ công - Số lượng yêu cầu chỉnh sửa - Thời gian phản hồi trung bình - Nhiệm vụ bị trì hoãn hoặc không thành công - Phản hồi của nhân viên. Các phép đo này không cần phức tạp. Một bảng tính đơn giản có thể cho biết liệu thay đổi có hỗ trợ mục tiêu đã định hay không. Cung cấp cho nhân viên một cách rõ ràng để làm việc với tự động hóa Mọi người có thể phản đối quy trình làm việc mới khi họ không biết nó sẽ thay đổi những gì. Một buổi đào tạo ngắn có thể giải thích: - Những nhiệm vụ mà hệ thống xử lý - Những quyết định nào thuộc về nhân viên - Cách xem lại một hành động tự động - Phải làm gì khi thiếu thông tin - Nơi báo cáo vấn đề. Hướng dẫn rõ ràng quan trọng hơn chi tiết kỹ thuật. Nhân viên thường muốn biết hệ thống ảnh hưởng như thế nào đến công việc hàng ngày của họ. Ví dụ: nhân viên dịch vụ khách hàng có thể không cần hiểu sự tích hợp đầy đủ giữa bộ phận trợ giúp và CRM. Nhân viên cần biết rằng một vé mới được chỉ định tự động, nơi kiểm tra lịch sử khách hàng và cách sửa danh mục không chính xác. Tránh tự động hóa một quy trình bị hỏng Tự động hóa có thể lặp lại quy trình yếu nhanh hơn. Nó không thể quyết định liệu bản thân quá trình đó có hợp lý hay không. Nếu ba người chấp thuận cùng một yêu cầu có rủi ro thấp, công ty có thể cần xem lại cơ cấu phê duyệt trước khi thêm phần mềm. Nếu nhân viên nhập các tên khác nhau cho cùng một sản phẩm, nhóm có thể cần định dạng dữ liệu dùng chung. Nếu khách hàng nhận được những thông tin cập nhật không rõ ràng thì việc thiết kế thông điệp tốt hơn có thể quan trọng hơn nền tảng mới. Tôi muốn đơn giản hóa quy trình làm việc trước khi kết nối nhiều công cụ hơn. Ít bước hơn thường giúp bảo trì dễ dàng hơn và giảm nhầm lẫn. Lên kế hoạch thay đổi Quy trình kinh doanh thay đổi khi sản phẩm, nhóm và nhu cầu của khách hàng phát triển. Quy trình làm việc tự động hóa phải dễ dàng xem xét và điều chỉnh. Lưu giữ hồ sơ về: - Mục đích của từng quy trình làm việc - Hệ thống kết nối - Người chịu trách nhiệm về quy trình đó - Các quy tắc tuân theo - Ngày đánh giá cuối cùng - Các bước tạm dừng hoặc thay đổi quy trình đánh giá. Đánh giá hàng quý có thể giúp xác định các cảnh báo lỗi thời, các tiện ích tích hợp không được sử dụng và các tác vụ thủ công mới. Điều này giúp tự động hóa được kết nối với nhu cầu kinh doanh hiện tại. Giải pháp tự động hóa phù hợp không chỉ đơn giản là nền tảng có danh sách tính năng lớn nhất. Đó là thiết lập phù hợp với quy trình, dữ liệu, kỹ năng nhóm và mục tiêu dịch vụ của công ty. Tôi nhận thấy rằng tiến bộ thực tế thường bắt đầu bằng một nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Lập bản đồ, đơn giản hóa, kết nối các công cụ cần thiết, kiểm tra kết quả và lắng nghe những người sử dụng nó hàng ngày. Khi quy trình làm việc tỏ ra hữu ích, công ty có thể quyết định liệu một quy trình khác có xứng đáng được đối xử như vậy hay không. Chúng tôi hoan nghênh các câu hỏi của bạn: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687.

James P Womack, Daniel T Jones và Daniel Roos — 1990 — Chiếc máy đã thay đổi thế giới Jeffrey K Liker — 2004 — Phương thức Toyota Shigeo Shingo — 1985 — Một cuộc cách mạng trong sản xuất: Hệ thống SMED Eliyahu M Goldratt và Jeff Cox — 1984 — Mục tiêu: Một quá trình cải tiến liên tục Thomas H Davenport — 1993 — Đổi mới quy trình: Tái cấu trúc công việc thông qua Công nghệ thông tin Viện Toàn cầu McKinsey — 2017 — Một tương lai hiệu quả: Tự động hóa, Việc làm và Năng suất