“Chúng tôi cắt giảm 70% chi phí” – bí mật của một nhà máy. Bạn muốn bản thiết kế?

Tôi từng thấy một nhà máy trông bận rộn hàng ngày nhưng vẫn thua lỗ. Sàn nhà chật kín người, máy móc vẫn chạy, đơn hàng cứ đến. Nhìn từ bên ngoài thì có vẻ ổn định. Bên trong, những con số lại kể một câu chuyện khác. Phế liệu tiếp tục tăng lên. Hóa đơn tiền điện cứ tăng vọt. Công nhân mất quá nhiều thời gian chờ đợi. Các bộ phận được cất giữ trong kho lâu hơn mức cần thiết. Hàng tháng, các chủ sở hữu đều hỏi cùng một câu hỏi: tiền đi đâu? Đó là vấn đề thực sự. Một nhà máy không mất tiền chỉ vì một sai lầm lớn. Nó thường rò rỉ tiền mặt ở nhiều nơi nhỏ. Có chút lãng phí ở đây. Một sự chuyển giao chậm ở đó. Một chiếc máy không hoạt động quá lâu. Một giao dịch mua được thực hiện mà không kiểm tra thị trường. Mỗi mục có vẻ nhỏ. Cùng nhau, họ trở thành một gánh nặng nghiêm trọng. Tôi đã học được rằng kiểm soát chi phí bắt đầu bằng việc quan sát rõ ràng. Tôi đi qua địa điểm và quan sát cách công việc chuyển từ trạm này sang trạm khác. Tôi đã kiểm tra nơi lưu trữ tài liệu. Tôi hỏi công nhân những bước nào gây ra sự chậm trễ. Tôi so sánh sản lượng dự kiến ​​với sản lượng thực tế. Tôi cũng xem xét việc sử dụng năng lượng, hồ sơ bảo trì và mức tồn kho. Những gì tôi tìm thấy là phổ biến, nhưng đau đớn. Một số máy đã được sử dụng quá mức trong khi một số khác lại không hoạt động. Một số công nhân chờ đợi nguyên liệu đến muộn. Một số bộ phận được đặt hàng theo lô lớn, sau đó được cất giữ trong nhiều tuần. Một số công cụ thường xuyên bị hỏng vì không ai có thói quen bảo trì đơn giản. Nhà máy không cần một phép lạ. Nó cần kỷ luật. Tôi đã giúp nhóm tập trung vào sáu thay đổi. Chỉ giữ lại lượng hàng cần thiết Kho có quá nhiều mặt hàng luân chuyển chậm. Tiền được buộc trong hộp không di chuyển. Tôi yêu cầu nhóm theo dõi những gì bán nhanh, những gì bán chậm và những gì hiếm khi rời khỏi kệ. Chúng tôi đã giảm tình trạng mua quá mức và đặt ra kế hoạch bổ sung hàng chặt chẽ hơn. Điều này một mình giải phóng không gian và tiền mặt. Trước tiên hãy khắc phục những điểm lãng phí lớn nhất Một số phế liệu đến từ kiểu cắt kém. Một số đến từ cài đặt máy sai. Một số đến từ công việc gấp rút. Thay vì cố gắng khắc phục mọi thứ cùng một lúc, tôi bảo nhóm tìm ra ba nguồn rác thải hàng đầu và xử lý từng nguồn một. Các công nhân đã điều chỉnh quy trình và phế liệu bị loại bỏ. Lập kế hoạch bảo trì trước khi xảy ra sự cố Một máy ép liên tục dừng mà không báo trước. Mỗi lần dừng lại đều gây ra mất nhiều giờ và tốn nhiều chi phí sửa chữa hơn. Nhóm đã coi việc bảo trì như một vấn đề sửa chữa. Tôi đã thay đổi suy nghĩ đó. Chúng tôi đã xây dựng một danh sách kiểm tra đơn giản để kiểm tra hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Máy thường xuyên bị hỏng. Thời gian ngừng hoạt động ngắn hơn có nghĩa là chi phí thấp hơn. Kết hợp lao động với nhu cầu thực tế Nhà máy có kế hoạch nhân sự giống nhau cho những ngày bận rộn và những ngày rảnh rỗi. Điều đó không có ý nghĩa. Một số công nhân không có nhiều việc phải làm trong thời gian sản lượng thấp, trong khi các trạm khác lại cảm thấy đông đúc trong thời gian cao điểm. Tôi đề xuất đánh giá ca làm việc dựa trên mô hình nhu cầu. Nhóm đã di chuyển mọi người đến nơi họ cần nhất. Làm thêm giờ giảm xuống. Thời gian nhàn rỗi cũng giảm xuống. Đàm phán với nhà cung cấp bằng cách sử dụng dữ liệu Nhà máy đã làm việc với cùng một nhà cung cấp trong nhiều năm, nhưng lòng trung thành không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với giá trị tốt. Tôi thu thập hồ sơ mua hàng, so sánh giá cả và cho nhóm biết nơi họ đang trả nhiều hơn giá thị trường. Điều đó không có nghĩa là thay đổi mọi nhà cung cấp. Nó có nghĩa là yêu cầu những điều khoản tốt hơn cho những mặt hàng quan trọng nhất. Một nhà cung cấp chấp nhận đơn giá thấp hơn sau khi xem xét số lượng. Theo dõi từng đơn hàng từ đầu đến cuối Trước khi thay đổi, không ai có thể nói chính xác sự chậm trễ bắt đầu từ đâu. Nhóm nghiên cứu đổ lỗi cho việc vận chuyển. Vận chuyển đổ lỗi cho sản xuất. Sản xuất đổ lỗi cho việc mua hàng. Tôi đã giới thiệu nhật ký đơn hàng đơn giản với thời gian bàn giao rõ ràng. Điều đó đã cho chúng tôi một cái nhìn rõ ràng về quá trình này. Một khi nhóm có thể nhận ra sự chậm trễ, họ có thể khắc phục nó. Kết quả không được xây dựng trên một thủ thuật. Nó đến từ nhiều quyết định nhỏ được thực hiện cùng nhau. Chất thải rơi xuống. Thời gian nhàn rỗi rơi xuống. Hàng tồn kho bị thu hẹp. Chi phí sửa chữa đã giảm. Việc sử dụng năng lượng trở nên dễ dàng hơn để kiểm soát. Nhà máy đã không trở nên hoàn hảo. Không có nhà máy nào làm được. Tuy nhiên, cơ sở chi phí đã thay đổi đủ để tạo ra sự khác biệt thực sự và doanh nghiệp có nhiều không gian hơn để thở. Tôi nghĩ đó là phần mà nhiều chủ sở hữu bỏ lỡ. Cắt giảm chi phí không chỉ là thúc đẩy mọi người làm việc chăm chỉ hơn. Đó là về việc loại bỏ ma sát. Đó là về việc làm cho công việc trôi chảy theo cách rõ ràng hơn. Đó là việc biết điều gì tạo ra giá trị và điều gì chỉ tạo ra tiếng ồn. Nếu phải giải thích bài học một cách đơn giản, tôi sẽ nói thế này: Hãy xem từng bước. Hãy chất vấn mọi sự chậm trễ. Kiểm tra mọi mất mát lặp đi lặp lại. Một nhà máy có thể cắt giảm chi phí mà không mất kiểm soát, nhưng chỉ khi nhóm coi chi phí như thói quen hàng ngày chứ không phải dự án một lần. Đó là lý do tại sao kết quả thường trông rất ấn tượng khi nhìn từ bên ngoài. Công việc thực sự rất yên tĩnh. Nó xảy ra trong nhà kho, bên cạnh máy móc, trong nhật ký mua hàng và tại bàn làm việc. Những thay đổi nhỏ chồng lên nhau. Đó là sự khác biệt ở đây.

Tôi tiếp tục nhìn thấy vấn đề tương tự. Một nhóm sẽ chi tiền vào quảng cáo, công cụ, công việc thiết kế và hoạt động hàng ngày nhưng kết quả vẫn không thay đổi. Ngân sách liên tục bị rò rỉ. Áp lực tăng lên. Mọi người đổ lỗi cho kênh phân phối, thị trường hoặc lời đề nghị. Quan điểm của tôi thì khác. Hầu hết các vấn đề về chi phí không bắt đầu bằng một sai lầm lớn. Họ bắt đầu với nhiều việc nhỏ lặp đi lặp lại hàng ngày. Thủ thuật đơn giản đằng sau việc giảm 70% chi phí không phải là một công cụ ma thuật. Đó là thế này: Tôi đã ngừng trả tiền cho những công việc tùy chỉnh có thể biến thành một hệ thống cố định. Sự thay đổi đó nghe có vẻ đơn giản. Nó đơn giản. Nó cũng hoạt động. Điều tôi nhận thấy Một chủ doanh nghiệp đến gặp tôi để trình bày một vấn đề phổ biến. Chi tiêu hàng tháng của họ cao nhưng doanh thu của họ không tương xứng với chi phí. Họ đang trả tiền cho: - hình ảnh quảng cáo tùy chỉnh mỗi tuần - chỉnh sửa trang đích riêng cho từng chiến dịch - thông báo theo dõi thủ công - định dạng tệp khác nhau cho mỗi nhà cung cấp - ý tưởng mới cho mỗi ưu đãi mới Mọi nhiệm vụ đều có vẻ nhỏ nhặt. Cùng nhau, họ đã tiêu hao ngân sách. Tôi đã xem xét quy trình làm việc và nhận thấy mô hình tương tự ở nhiều nơi. Nhóm tiếp tục xây dựng lại những thứ tương tự. Sự thay đổi đơn giản mà tôi đã thực hiện là đặt ra một câu hỏi: “Điều gì có thể giữ nguyên trong các chiến dịch?” Câu hỏi đó đã thay đổi công việc. Chúng tôi giữ nguyên cấu trúc ưu đãi cốt lõi, bố cục trang chính, kiểu thông báo và quy trình tiếp theo. Chúng tôi chỉ thay đổi những gì cần thay đổi, chẳng hạn như câu chuyện hấp dẫn, ảnh sản phẩm và phân khúc đối tượng. Điều này cắt giảm chất thải nhanh chóng. Một ví dụ thực tế Một khách hàng trong lĩnh vực bán lẻ trực tuyến đang trả tiền cho những người làm việc tự do riêng biệt cho mỗi lần ra mắt sản phẩm. Mỗi lần ra mắt đều cần bản sao mới, nội dung mới và chỉnh sửa trang mới. Quá trình này diễn ra chậm, lộn xộn và tốn kém. Tôi đã thay thế thiết lập đó bằng một hệ thống có thể sử dụng lại: - một mẫu trang - một khung thông báo - một bộ bố cục quảng cáo - một trình tự tiếp theo - một bảng đánh giá cho mỗi lần ra mắt Nhóm vẫn thực hiện các thay đổi. Họ chỉ không bắt đầu từ con số không. Chi tiêu của họ giảm rất nhiều. Trong dự án đó, mức giảm chi phí đạt khoảng 70% ở những khu vực gắn liền với công việc sản xuất lặp đi lặp lại. Tôi muốn cẩn thận ở đây. Kết quả đó gắn liền với nhóm đó, quy trình làm việc đó và dòng sản phẩm đó. Đó không phải là một lời hứa cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, mô hình đã rõ ràng. Tại sao điều này lại hiệu quả Công việc tùy chỉnh mang lại cảm giác linh hoạt. Nó cũng che giấu chất thải. Một hệ thống có thể tái sử dụng mang lại cho bạn: - ít phải làm lại hơn - ít lỗi chuyển giao hơn - ít chỉnh sửa vội vàng hơn - chi phí nhân công thấp hơn - kiểm soát chất lượng rõ ràng hơn Tôi đã thấy nhiều nhóm trả tiền cho tốc độ không đúng chỗ. Họ lao vào phần sáng tạo, sau đó dành nhiều thời gian hơn để sửa lỗi. Con đường tốt hơn là xây dựng một lần, điều chỉnh nhẹ và giữ lại những phần đã hoạt động. Cách tiếp cận từng bước của tôi, tôi bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nhiệm vụ lặp lại. Sau đó tôi đánh dấu những nhiệm vụ có thể trở thành mẫu. Sau đó, tôi tách “phải thay đổi” khỏi “rất vui được thay đổi”. Phần đó quan trọng. Rất nhiều đội thay đổi mọi thứ chỉ vì họ có thể. Kết quả là làm việc nhiều hơn mà không thu được lợi ích thực sự nào. Sau đó, tôi xây dựng một tập hợp nhỏ nội dung cố định: - khối tin nhắn - phần trang - định dạng quảng cáo - trả lời email hoặc trò chuyện - danh sách kiểm tra cho công việc khởi chạy. Tôi giữ ngôn ngữ rõ ràng. Tôi giữ bố cục đơn giản. Tôi giữ cho quá trình này dễ dàng để nhóm làm theo. Những điều tôi nói với khách hàng Nếu chi phí của bạn cao, đừng chỉ nhìn vào thẻ giá. Nhìn vào sự lặp lại. Hãy tự hỏi: - Chúng ta đang xây dựng lại cái gì mỗi tuần? - Công việc nào mang lại giá trị? - Công việc gì chỉ có vẻ bận rộn? - Điều gì có thể trở thành một bộ phận có thể tái sử dụng? Đó là nơi tiền tiết kiệm thường trú ngụ. Tôi cũng đã thấy điều này ở các doanh nghiệp dịch vụ địa phương. Một chủ cửa hàng đang chi tiền cho các tờ rơi quảng cáo dùng một lần, các bài đăng rải rác trên mạng xã hội và các trang ưu đãi khác nhau cho mỗi chiến dịch. Chúng tôi đã xây dựng một bộ nội dung duy nhất có thể được sử dụng lại trên các kênh. Chi tiêu quảng cáo không biến mất. Sự lãng phí đã làm. Chủ sở hữu chi tiêu ít hơn cho sản xuất và có quy trình quản lý sạch hơn. Điều tôi học được Bài học lớn nhất của tôi rất đơn giản. Giảm chi phí không phải lúc nào cũng đến từ việc cắt giảm mạnh hơn. Chúng thường xuất phát từ việc làm việc theo cách thông minh hơn. Khi tôi giúp một doanh nghiệp tiết kiệm tiền, tôi tìm kiếm những công việc lặp lại, những bước không rõ ràng và những nhiệm vụ tùy chỉnh không cần thiết phải tùy chỉnh. Thói quen đó đã giúp khách hàng tránh khỏi rất nhiều khoản chi tiêu không cần thiết. Nếu ngân sách của bạn cảm thấy eo hẹp, hãy bắt đầu từ đó. Đừng đuổi theo nhiều công cụ hơn ngay lập tức. Đừng xây dựng lại mọi tài sản từ đầu. Đừng coi mọi chiến dịch như một dự án hoàn toàn mới. Xây dựng một hệ thống mà bạn có thể sử dụng lại. Đó là thủ thuật đơn giản.

Tôi đã thấy cùng một vấn đề nhiều lần. Một nhà máy trông có vẻ bận rộn nhưng chất thải vẫn ngày càng gia tăng. Người vận hành đi bộ quá xa. Vật liệu chất đống không đúng chỗ. Máy móc chờ đợi. Các nhóm lặp lại cách sửa lỗi tương tự vì bố cục liên tục gây cản trở. Đó là lý do tại sao cụm từ “bản thiết kế nhà máy” lại quan trọng đối với tôi. Một bố cục tốt không chỉ là một bản vẽ. Nó cho thấy công việc diễn ra như thế nào, nơi bắt đầu có sự chậm trễ và nơi tiền rò rỉ ra ngoài. Trên một dây chuyền đóng gói mà tôi làm việc cùng, nhóm liên tục bị mất sản lượng do các pallet chặn đường đi giữa việc đóng hàng và niêm phong. Xe nâng vượt qua vạch quá thường xuyên. Mọi người chờ đợi không gian. Sau khi chúng tôi làm lại quy trình trên giấy, sau đó chỉ di chuyển các trạm chính, nhóm đã cắt giảm khoảng 70% một loại chất thải xử lý. Con số không phải là phép thuật. Kết quả đến từ việc loại bỏ những chuyển động thừa chứ không phải từ việc ép buộc mọi người nhiều hơn. Quan điểm của tôi rất đơn giản: hầu hết các tổn thất của nhà máy đều ẩn giấu trong cách bố trí. Đây là cách tôi nhìn vào nó. Tôi bắt đầu với đường dẫn của một sản phẩm. Tôi quan sát nơi vật chất đi vào, nơi nó chờ đợi, nơi nó di chuyển và nơi nó rời đi. Tôi đánh dấu từng bước bổ sung. Tôi cũng hỏi những người vận hành điều gì làm họ chậm lại, vì họ thường biết câu trả lời trước khi có báo cáo. Sau đó, tôi lập bản đồ không gian một cách rõ ràng. - khu vực nguyên liệu - khu vực làm việc - khu vực kiểm tra - khu vực đóng gói - khu vực thành phẩm I giữ dòng chảy trực tiếp. Một hướng hoạt động tốt hơn một vòng lặp đưa mọi người qua lại. Tôi cũng giữ các công cụ gần gũi với công việc vì máy có thể chạy nhanh trong khi bố cục vẫn chậm. Tôi thích sử dụng những thay đổi nhỏ trước tiên. Một nhà máy không phải lúc nào cũng cần được xây dựng lại toàn bộ. Đôi khi một vài động tác sẽ tạo nên sự khác biệt thực sự. - di chuyển một giá đỡ đến gần dây chuyền hơn - loại bỏ một đường giao nhau - đặt nhãn ở nơi công nhân có thể nhìn thấy nhanh - giảm khoảng cách giữa các bước được liên kết - giao cho mỗi trạm một công việc rõ ràng Một cửa hàng linh kiện kim loại từng nói với tôi rằng vấn đề lớn nhất của họ là tốc độ máy. Sau một ngày nằm trên sàn, tôi nhận ra vấn đề thực sự là các bộ phận đã di chuyển khắp cửa hàng ba lần trước khi kiểm tra. Nhóm đã thay đổi thứ tự trạm, giữ nguyên các máy móc và cắt bỏ nhiều chuyển động lãng phí. Máy móc không phải là vấn đề. Cách bố trí là. Đó là lý do tại sao tôi tin tưởng vào bản thiết kế. Nó cho thấy những gì mắt có thể bỏ lỡ ở một cây đang bận rộn. Nó cũng giúp tôi nói chuyện với người quản lý và công nhân sử dụng cùng một bản đồ. Khi mọi người có thể nhìn thấy cùng một dòng chảy, các quyết định sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn muốn sản lượng tốt hơn, giảm chất thải và ít ma sát trên sàn hơn, tôi sẽ bắt đầu với bản thiết kế trước khi bắt đầu với ngân sách. Đó là bài học tôi luôn thấy trên thực địa. Một bố cục gọn gàng hơn thường mang lại nhiều lợi ích hơn là một lời hứa hẹn to lớn hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nội dung của bài viết này, vui lòng liên hệ với longteou: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687.

Porter, Michael E 1985 Lợi thế cạnh tranh Tạo ra và duy trì hiệu suất vượt trội Womack, James P và Jones, Daniel T 1996 Tư duy tinh gọn Loại bỏ lãng phí và tạo ra sự giàu có trong công ty của bạn Goldratt, Eliyahu M 2004 Mục tiêu Một quá trình cải tiến liên tục Ohno, Taiichi 1988 Hệ thống sản xuất Toyota vượt ra ngoài sự sản xuất quy mô lớn Slack, Nigel và Brandon Jones, Alistair 2022 Quản lý hoạt động Krajewski, Lee J, Malhotra, Manoj K và Ritzman, Larry P 2021 Quy trình quản lý hoạt động và chuỗi cung ứng