“Chúng tôi cắt giảm thời gian sản xuất xuống một nửa”—giám đốc nhà máy tại GlovePro Inc.

Tôi liên tục gặp vấn đề tương tự ở các nhà máy: thời gian sản xuất không bị lãng phí ở một nơi lớn. Nó bị rò rỉ thành từng đốm nhỏ. Một công nhân đang đợi các bộ phận. Một nhãn đã bị thiếu. Một công cụ nằm trên một chiếc bàn khác. Một đợt tạm dừng trong khi một bước bắt kịp bước tiếp theo. GlovePro cũng phải đối mặt với nỗi đau tương tự. Đội không cần thêm áp lực. Cần một cách rõ ràng hơn để di chuyển công việc từ trạm này sang trạm khác. Tôi nhìn vào dòng và hỏi một vài câu hỏi đơn giản. Thời gian đã biến mất ở đâu? Điều gì đã khiến mọi người dừng lại và bắt đầu lại? Bước nào khiến bạn phải chờ đợi nhiều nhất? Điều đó đã thay đổi cuộc thảo luận nhanh chóng. Chúng tôi không bắt đầu với một chiếc máy mới. Chúng tôi bắt đầu với dòng chảy. - Các bộ phận được nhóm lại thành các bộ dụng cụ trước khi ca làm việc bắt đầu. - Mỗi máy trạm chỉ có những công cụ cần thiết cho nhiệm vụ đó. - Kiểm tra chất lượng tiến gần hơn đến điểm bắt đầu xảy ra lỗi. - Mỗi lần chuyển giao đều do một người sở hữu nên không có bước nào lọt vào khoảng trống. - Kích thước lô được hạ xuống ở những bậc thang đông đúc nên công việc không bị chồng chất. Một thay đổi nhỏ đã tạo nên sự khác biệt rõ ràng. Tại một trạm, người công nhân đang đi đi lại lại để lấy dụng cụ, nhãn mác và con dấu. Khoảng cách đó trông có vẻ nhỏ trên giấy tờ. Trong một ca đầy đủ, nó đã tăng lên. Sau khi chúng tôi đặt các công cụ vào những vị trí cố định và thiết lập một bộ dụng cụ cho từng lô, những bước bổ sung đó sẽ bị loại bỏ. Dây chuyền cũng cảm thấy ổn định hơn sau khi quy mô lô thay đổi. Trước đó, một cỗ máy luôn trở thành nơi chờ đợi công việc. Sau khi thay đổi, dòng chảy trải đều hơn. Mọi người thôi xô nhau đuổi kịp một đống. Họ chỉ tập trung vào bước tiếp theo. Tôi đã nhìn thấy mô hình này nhiều lần. Một nhóm muốn sản xuất nhanh hơn nên họ tìm kiếm giải pháp khắc phục lớn. Tôi thường tìm kiếm chất thải đầu tiên. Đi bộ. Chờ. Đang tìm kiếm. Làm lại. Bàn giao lỏng lẻo. Đây là những nơi thời gian sản xuất kéo dài hơn, ngay cả khi nhóm làm việc chăm chỉ. Trường hợp của GlovePro cho tôi thấy tốc độ thường đến từ sự rõ ràng. Xóa các trạm. Công việc rõ ràng. Chuyển giao rõ ràng. Kiểm tra rõ ràng. Khi những bộ phận đó xếp hàng, đầu ra sẽ trở nên dễ quản lý hơn. Mọi người dành ít thời gian hơn để theo đuổi những món đồ còn thiếu và có nhiều thời gian hơn để làm những công việc quan trọng. Nếu hôm nay tôi giúp một đường dây khác, tôi cũng sẽ bắt đầu theo cách tương tự. Xem một ca. Theo dõi một sản phẩm từ đầu đến cuối. Viết ra mỗi lần tạm dừng. Loại bỏ một lần tạm dừng tại một thời điểm. Loại công việc đó có thể trông đơn giản nhưng nó mang lại sự thay đổi thực sự. Tôi tin tưởng nó hơn là một lời hứa suông vì nó giải quyết được những vấn đề hàng ngày mà người lao động thực sự gặp phải. Đây là lý do tại sao câu chuyện về GlovePro vẫn hữu ích. Nó cho thấy thời gian sản xuất không phải lúc nào cũng cần giải pháp nặng nề. Một quy trình sạch hơn có thể làm được rất nhiều việc.

Tôi từng nghĩ vấn đề lớn nhất của chúng tôi là máy móc. Dây chuyền chạy chậm, đơn hàng bị dồn lại và nhóm của tôi cứ hỏi cùng một câu hỏi: “Tại sao đợt hàng này chuyển động nhanh trong khi đợt hàng tiếp theo lại kéo dài?” Sau khi nhìn kỹ hơn, tôi thấy điểm đau thực sự. Đó không phải là một cỗ máy. Đó là toàn bộ dòng chảy. Vật liệu đến muộn. Găng tay bán thành phẩm đặt không đúng chỗ. Công nhân đi đi lại lại để lấy dụng cụ, nhãn mác và hộp. Sự chậm trễ nhỏ tiếp tục chồng chất. Đến cuối ca, chúng tôi đã mất nhiều thời gian hơn tôi mong đợi. Tôi quyết định coi nhà máy giống như một bản đồ quy trình chứ không phải một tập hợp các công việc riêng biệt. Tôi bước xuống sàn cùng với những người giám sát của mình và viết ra từng bước từ nhận nguyên liệu thô đến đóng gói cuối cùng. Sau đó, tôi đánh dấu từng điểm dừng nơi mọi người chờ đợi, tìm kiếm hoặc di chuyển đồ vật mà không tăng thêm giá trị. Việc kiểm tra đơn giản đó đã thay đổi quan điểm của tôi. Đường dây không chậm vì mọi người bất cẩn. Việc này diễn ra chậm vì công việc được phân chia theo cách khiến việc chờ đợi trở thành bình thường. Vì vậy tôi đã thay đổi cách bố trí. Tôi đã di chuyển những vật liệu được sử dụng nhiều nhất đến gần dây chuyền chính hơn. Tôi đặt các vị trí cố định cho dụng cụ, thùng giấy và nhãn mác. Tôi đã nhóm các nhiệm vụ để một người vận hành không phải băng qua sàn để xử lý từng hạng mục nhỏ. Tôi cũng đã thêm một danh sách kiểm tra ngắn ở mỗi trạm để mỗi ca đều bắt đầu với cùng một thiết lập. Tuần đầu tiên không hoàn hảo. Một trạm đóng gói vẫn có cảm giác đông đúc và một thành viên trong nhóm liên tục quên trình tự mới. Tôi đã khắc phục điều đó bằng cách xem toàn bộ ca làm việc từ đầu đến cuối. Tôi nhận thấy vấn đề không phải là công nhân. Bảng hướng dẫn quá khó để theo dõi trong nháy mắt. Tôi viết lại nó theo những bước đơn giản, với khoảng cách rõ ràng và dòng ngắn. Tôi cũng yêu cầu một nhà điều hành cấp cao trình bày quy trình mới cho những người còn lại trong nhóm. Điều đó đã giúp ích nhiều hơn là một cuộc họp kéo dài. Chúng tôi liên tục xem xét sản lượng mỗi ngày. Tôi đã không đợi đến cuối tháng. Tôi đã kiểm tra thời gian nhàn rỗi của máy, chuyển động của dây chuyền và số lần làm lại sau mỗi ca. Khi tôi thấy có sự chậm trễ, tôi đã hỏi một câu hỏi trực tiếp: “Điều gì đã khiến công việc ở đây bị dừng lại?” Hầu hết các câu trả lời đều thực tế. Một hộp bị thiếu. Bàn giao vật liệu muộn. Một công cụ được đặt quá xa. Mỗi sửa chữa nhỏ đều giúp ca làm việc tiếp theo suôn sẻ hơn. Một ví dụ ở lại với tôi. Lô đóng gói găng tay đã mất quá nhiều thời gian vì thành phẩm phải được vận chuyển qua phòng hai lần trước khi niêm phong. Chúng tôi di chuyển bàn niêm phong bên cạnh bàn đóng gói và thay đổi điểm bàn giao. Thay đổi duy nhất đó đã loại bỏ vài phút trong mỗi đợt. Nhìn chung, mức tăng lớn hơn nhiều so với tôi mong đợi. Sau những thay đổi này, thời gian sản xuất của chúng tôi giảm đi một nửa trên dây chuyền đó. Tôi cẩn thận với con số đó, vì nó đến từ một quy trình làm việc cụ thể, một nhóm cụ thể và một khoảng thời gian thay đổi cụ thể. Tôi không coi nó như phép thuật. Tôi coi nó như bằng chứng cho thấy việc sửa chữa các quy trình nhỏ có thể tạo ra sự thay đổi lớn khi nút cổ chai được giải quyết. Những gì tôi học được rất đơn giản. Nếu nhà máy của bạn cảm thấy chậm chạp, đừng bắt đầu bằng việc đổ lỗi cho người dân. Quan sát chuyển động. Xem phần chuyển giao. Xem sự chờ đợi. Hầu hết sự chậm trễ đều ẩn giấu trong khoảng trống giữa các nhiệm vụ chứ không phải bên trong chính các nhiệm vụ đó. Đó là lý do tại sao tôi vẫn tự mình bước đi trên sàn. Một quy trình sạch sẽ sẽ đánh bại sự vội vã ồn ào. Khi bố cục rõ ràng và nhóm biết bước tiếp theo, quá trình sản xuất sẽ nhẹ nhàng hơn và các con số thường theo sau.

Tôi đã thấy mô hình tương tự ở GlovePro: nhóm muốn sản lượng nhanh hơn, tuy nhiên mọi độ trễ nhỏ cứ chồng chất lên. Đơn đặt hàng được chuyển qua email, bảng tính, ghi chú trên giấy và tin nhắn bên lề. Một sự thay đổi kích thước đơn giản có thể làm chậm cả ngày. Mọi người đã làm việc chăm chỉ nhưng quá trình vẫn tiếp tục gặp trở ngại. Tôi nhìn công việc từ phía khách hàng và từ phía bàn làm việc. Người mua muốn có thông tin cập nhật rõ ràng, thời gian rõ ràng và không cần qua lại. Các nhân viên muốn ít kiểm tra hơn, ít sai sót hơn và ít cuộc gọi hỏi những điều tương tự hơn. Quan điểm của tôi rất đơn giản: tốc độ không phải là vấn đề thực sự. Vấn đề thực sự là ma sát. Tôi đã thay đổi dòng chảy từng bước một. - Mình gom từng đơn hàng vào một đường tiếp nhận nên không ai phải lùng sục qua các kênh hỗn hợp. - Tôi đã cắt bỏ những lần chuyển tiếp liên tục gửi cùng một ghi chú từ người này sang người khác. - Tôi đặt một danh sách kiểm tra chung về kích thước, màu sắc, số lượng và chi tiết vận chuyển. - Tôi đã giao cho nhóm một bảng thông tin hàng ngày cho các đơn hàng khẩn cấp, để các ưu tiên vẫn được hiển thị rõ ràng. - Tôi theo dõi một con số mỗi ngày: đơn hàng hoàn thành mỗi giờ. Hiệu quả xuất hiện nhanh chóng trong chính công việc. Một trật tự có kích thước hỗn hợp thường nảy xung quanh đội di chuyển theo một đường thẳng. Một khách hàng bán lẻ từ Dallas đã gửi lại một lô 420 chiếc. Trước khi có sự thay đổi, loại công việc đó khiến cả nhóm bận rộn trong hầu hết ca làm việc. Sau luồng mới, công việc tương tự được thực hiện nhanh hơn nhiều và nhân viên không cần phải dừng lại vài phút một lần để hỏi những chi tiết còn thiếu. Tốc độ cảm thấy nhẹ nhàng hơn. Căn phòng có vẻ yên tĩnh hơn. Tôi cũng học được rằng tốc độ không có cấu trúc sẽ tạo ra nhiều căng thẳng hơn chứ không ít hơn. Tôi đã thấy các đội cố gắng nỗ lực hơn nữa khi cách khắc phục thực sự đơn giản hơn. Họ cần các bước rõ ràng hơn, thời gian phê duyệt ngắn hơn và ít chỗ để che giấu lỗi hơn. Khi tôi loại bỏ những điểm yếu đó, cả nhóm không cảm thấy vội vã cả ngày. Họ có thể làm việc tập trung. Những gì tôi nhận được từ GlovePro rất rõ ràng: nếu tôi muốn sản lượng nhanh hơn, tôi cần giảm những tổn thất nhỏ gây tốn thời gian. Một con đường sạch sẽ giúp ích nhiều hơn một cú hích lớn. Một ghi chú rõ ràng sẽ hữu ích hơn một cuộc họp kéo dài. Một hệ thống đơn giản giúp mọi người làm việc với ít áp lực hơn và đó chính là nguồn gốc của lợi ích thực sự.

Tôi đã làm việc với GlovePro khi hàng di chuyển quá chậm. Đơn đặt hàng đang chờ đợi, công nhân bận rộn và đồng hồ vẫn có vẻ căng. Đội không cần thêm áp lực. Họ cần một dòng chảy sạch hơn. Tôi nhìn dòng này từ đầu đến cuối. Vấn đề chính không phải là một lỗi lớn. Đó là nhiều sự chậm trễ nhỏ. Thùng tài liệu đặt quá xa nhà ga. Một số công việc đang chờ bàn giao tiếp theo. Việc kiểm tra tương tự được lặp đi lặp lại. Mọi người đi bộ nhiều hơn làm việc. Tôi giữ cách tiếp cận của mình đơn giản. Tôi lập bản đồ từng bước trên giấy. Tôi quan sát nơi găng tay ngừng di chuyển. Tôi đánh dấu những điểm mà công nhân mất thời gian. Sau đó tôi đã giúp nhóm thay đổi cách bố trí dòng. Dụng cụ ở gần khu vực làm việc. Vật liệu được di chuyển đến gần hơn từng trạm. Mỗi công nhân có một nhiệm vụ rõ ràng. Việc kiểm tra cuối cùng trở nên ngắn hơn và dễ theo dõi hơn. Chúng tôi cũng thiết lập cùng một phương pháp làm việc cho mỗi ca, do đó, dây chuyền không thay đổi từ người này sang người khác. Hiệu quả xuất hiện nhanh chóng. Công nhân dành ít thời gian tìm kiếm hơn, ít thời gian chờ đợi hơn và ít thời gian sửa chữa những sai sót có thể tránh được. Dòng chảy trở nên trôi chảy hơn. Nhóm hoàn thành đợt nhanh hơn. Trong trường hợp của GlovePro, thời gian sản xuất giảm khoảng một nửa. Tôi cũng nhận thấy một cái gì đó khác. Khi đường dây trở nên dễ theo dõi hơn, cả đội cảm thấy bình tĩnh hơn. Mọi người hỏi ít câu hỏi lặp lại hơn. Người giám sát dành ít thời gian hơn để dập tắt các đám cháy nhỏ. Điều đó giúp họ có nhiều không gian hơn để tập trung vào sản lượng và chất lượng cùng một lúc. Một ví dụ đơn giản đến từ một trạm đóng gói. Trước khi thay đồ, người công nhân liên tục quay lại tìm hộp, nhãn và băng dính. Sau khi chúng tôi đặt những món đồ đó trong tầm tay, nhà ga sẽ di chuyển với khoảng thời gian tạm dừng ít hơn nhiều. Một sửa chữa nhỏ đó trông không có gì ấn tượng. Nó vẫn lưu thời gian thực mỗi ngày. Quan điểm của tôi rất đơn giản: sản xuất nhanh hơn không đến từ việc con người gấp rút. Nó xuất phát từ việc loại bỏ chất thải từ quá trình này. Một nhà máy sản xuất găng tay có thể phát triển nhanh hơn khi mỗi bước đều có chỗ đứng rõ ràng, chủ sở hữu rõ ràng và kiểm tra rõ ràng. Đó là những gì tôi thấy ở GlovePro và đó là kiểu thay đổi mà tôi cố gắng mang đến cho mọi dây chuyền mà tôi làm việc cùng.

Tôi từng nghĩ đầu ra chậm là do máy. Không phải vậy. Trong công việc của mình, tôi đã thấy đi nhìn lại một mô hình khác: nguyên vật liệu bị ứ đọng quá lâu, việc bàn giao làm gián đoạn quy trình và những sự chậm trễ nhỏ chồng chất thành sự chờ đợi lâu dài của khách hàng. Cả nhóm đang bận nhưng đường dây vẫn cảm thấy bị kẹt. Khoảng cách giữa nỗ lực và kết quả đầu ra chính là điểm đau đầu thực sự. Khi làm việc với nhóm của GlovePro, tôi thấy một ý tưởng đơn giản biến thành một quy trình tốt hơn: loại bỏ những xích mích, giữ cho công việc rõ ràng và để mỗi người tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Tôi thích cách tiếp cận này vì nó phù hợp với cách làm việc của các nhóm thực sự. Mọi người làm tốt hơn khi bước tiếp theo dễ nhìn thấy. Điều đầu tiên tôi nhận thấy là cách bố trí. Những món đồ dùng chung được đặt gần nhau hơn. Công cụ có một vị trí cố định. Công việc cần xem xét lại không trộn lẫn với công việc đã sẵn sàng. Điều đó nghe có vẻ cơ bản. Nó là cơ bản. Nó cũng tiết kiệm rất nhiều chuyển động lãng phí. Tôi nhớ một ngày nọ, một khách hàng cần đặt hàng găng tay lặp lại để cung cấp cho phòng khám. Cách thiết lập cũ sẽ đưa cả nhóm tới lui khắp sàn. Lần này, tài liệu đã được dàn dựng sẵn, các điểm kiểm tra rõ ràng và việc bàn giao tốn ít công sức hơn. Tôi có thể thấy sự khác biệt ngay lập tức. Mọi người vẫn tiếp tục làm nhiệm vụ và hàng người tiếp tục di chuyển mà không có cảm giác dừng lại. Tôi cũng thấy giá trị của những vai trò rõ ràng hơn. Một người chuẩn bị đồ đạc. Một người đã kiểm tra chất lượng. Một người xử lý việc bàn giao tiếp theo. Không ai phải đoán xem ai đang làm gì. Điều đó quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Khi một nhóm dành năng lượng để đặt những câu hỏi lẽ ra đã có câu trả lời, kết quả sẽ chậm lại. Khi quá trình được nhìn thấy, công việc cảm thấy nhẹ nhàng hơn. Tôi đã học cách nhận biết ba dấu hiệu khi cảm thấy đầu ra quá chậm: Khu vực làm việc đông đúc. Các bước không dễ dàng để làm theo. Mọi người tiếp tục chờ đợi động thái tiếp theo. Nhóm của GlovePro đã xử lý những vấn đề đó bằng cách làm cho quy trình trở nên dễ đọc hơn. Tôi thấy điều đó hữu ích vì nó không phụ thuộc vào những lời hứa lớn lao. Nó phụ thuộc vào thói quen ổn định. Đây là phần tôi tin tưởng nhất: Giữ dòng chảy ngắn gọn. Giữ bàn giao sạch sẽ. Giữ việc kiểm tra đơn giản. Ba điểm đó nghe có vẻ đơn giản nhưng lại giải quyết được những vấn đề thực sự. Tôi đã thấy các đội mất thời gian vì họ cố gắng khắc phục mọi thứ cùng một lúc. Một con đường tốt hơn là dọn dẹp một bước, rồi bước tiếp theo, rồi bước tiếp theo. Những thay đổi nhỏ cộng lại. Một ví dụ thực tế ở lại với tôi. Một khách hàng kho hàng nhỏ mà tôi làm việc cùng thường xuyên bị chậm trễ khi đơn hàng chuyển từ khâu đóng gói sang khâu xếp hàng. Toàn đội đã không hề thiếu nỗ lực. Họ thiếu sự rõ ràng. Khi khu vực đóng gói được tổ chức lại và danh sách bàn giao trở nên dễ theo dõi hơn, công việc sẽ bớt căng thẳng hơn. Mọi người vẫn làm việc chăm chỉ nhưng công việc không còn gây khó dễ cho họ nữa. Đó là lý do tại sao tôi tôn trọng đội ngũ của GlovePro. Họ không coi sản lượng nhanh hơn như một khẩu hiệu. Họ coi nó như một vấn đề về quy trình. Họ xem xét công việc, tìm ra những điểm chậm và điều chỉnh quy trình để nhóm có thể làm tốt hơn mà không gây thêm tiếng ồn. Nếu tôi phải chia sẻ một bài học từ trải nghiệm đó thì đó sẽ là: kết quả đầu ra nhanh hơn thường bắt đầu với một lộ trình rõ ràng hơn. Không phải là một cú đẩy mạnh hơn. Không còn bối rối nữa. Một con đường rõ ràng hơn. Khi quy trình hợp lý, nhóm có thể tự tin hơn và khách hàng sẽ cảm nhận được sự khác biệt trong kết quả. Liên hệ với chúng tôi trên longteou: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687.

James P. Womack 1990 Tư duy tinh gọn và Quy trình sản xuất Taiichi Ohno 1988 Hệ thống sản xuất Toyota và giảm thiểu chất thải Shigeo Shingo 1985 Nghiên cứu về hệ thống sản xuất Toyota từ quan điểm kỹ thuật công nghiệp Michael L George 2002 Lean Six Sigma để cải tiến quy trình David J Anderson 2010 Kanban Con đường rõ ràng đến quy trình liên tục John R Grout 2018 Lập bản đồ quy trình để sản xuất nhanh hơn và chuyển giao tốt hơn