Sản lượng nhanh hơn 15%, tiêu thụ năng lượng thấp hơn 30%—còn gì mà không thích ở dòng sản phẩm của chúng tôi?

Tôi từng nghĩ tốc độ và công việc tinh gọn kéo theo những hướng khác nhau. Khi một nhóm thúc đẩy sản lượng nhanh hơn, công việc thường trở nên lộn xộn. Mọi người vội vã. Phiếu chi tiết. Việc làm lại bắt đầu chồng chất. Khi một nhóm cố gắng duy trì tinh gọn, quy trình có thể trở nên chậm chạp nếu mỗi bước nhỏ đều cần được phê duyệt, xem xét và một vòng xem xét khác. Đó là lý do tại sao tôi thích ý tưởng đằng sau “Nhanh hơn 15%, Tinh gọn hơn 30%”. Đối với tôi, đó không phải là về sự cường điệu. Đó là việc loại bỏ những vật cản nhỏ tiêu tốn công sức hàng ngày. Một quy trình sạch hơn có thể di chuyển nhanh hơn. Một quy trình đơn giản hơn có thể lãng phí ít hơn. Tôi đã thấy điều này xảy ra ở các nhóm nhỏ và tôi đã cảm nhận được điều đó trong chính công việc của mình. Cơn đau rất dễ nhận ra. Tôi thấy có quá nhiều sự chuyển giao. Tôi thấy cùng một tập tin được chỉnh sửa bởi ba người. Tôi thấy tin nhắn bị chôn vùi trong các chuỗi trò chuyện. Tôi thấy các đội đang chờ đợi câu trả lời mà lẽ ra phải mất một phút. Mỗi sự chậm trễ nhỏ có vẻ vô hại. Đặt chúng lại với nhau, và kết quả là nặng nề. Công việc có vẻ bận rộn nhưng tiến độ lại có vẻ chậm. Điều giúp ích cho tôi nhiều nhất là một sự thay đổi đơn giản trong suy nghĩ. Tôi ngừng hỏi, “Làm thế nào để chúng ta nỗ lực hơn nữa?” Tôi bắt đầu hỏi: “Điều gì khiến nhiệm vụ này không diễn ra suôn sẻ?” Sự thay đổi đó quan trọng. Cửa hàng trực tuyến địa phương mà tôi làm việc cùng gặp phải một vấn đề chung. Đơn đặt hàng được gửi đến nhưng nhóm vẫn tiếp tục khắc phục các vấn đề tương tự. Ghi chú sản phẩm sai. Thiếu chi tiết vận chuyển. Tin nhắn bổ sung từ những khách hàng muốn cập nhật. Không có gì có vẻ kịch tính của riêng mình. Tuy nhiên, đội đang mất dần năng lượng mỗi ngày. Chúng tôi đã thực hiện một thay đổi: một danh sách kiểm tra đơn hàng ngắn trước khi mọi thứ được tiến hành. Không có quá trình dài. Không tập luyện nặng. Chỉ một danh sách được chia sẻ mà mọi người đều sử dụng. Kết quả rất đơn giản. Ít lỗi hơn. Ít qua lại hơn. Sự chuyển giao suôn sẻ hơn giữa bán hàng và hỗ trợ. Nhóm không cần phải làm việc chăm chỉ hơn. Họ cần ít ma sát hơn. Đó là loại công việc tinh gọn mà tôi tin tưởng. Tôi cũng muốn giữ phương pháp thực tế. 1. Lập bản đồ đường đi Tôi xem xét từng bước từ đầu đến cuối. Tôi hỏi ai chạm vào nhiệm vụ, nó tạm dừng ở đâu và công việc được lặp lại ở đâu. 2. Xóa các hành động trùng lặp Nếu cùng một dữ liệu được nhập hai lần, tôi sẽ cố gắng xóa một điểm nhập. Nếu hai người tán thành cùng một mục mà không có lý do rõ ràng, tôi sẽ cắt bớt một lượt tán thành. 3. Đặt một chủ sở hữu Một nhiệm vụ sẽ tiến triển tốt hơn khi một người sở hữu nó. Trách nhiệm được chia sẻ thường biến thành sự nhầm lẫn chung. 4. Sử dụng các mẫu ngắn Một mẫu tốt sẽ tiết kiệm công sức. Nó cũng giữ cho đầu ra ổn định. Tôi thích một hình thức ngắn mà mọi người thực sự sử dụng hơn là một hình thức dài mà không bị đụng đến. 5. Để ý những điểm yếu Tôi chú ý đến những chỗ mà công việc cứ bị chậm lại. Đó thường là nơi sửa lỗi tiếp theo. Tôi không tìm kiếm những giải pháp cầu kỳ. Tôi tìm kiếm những cái sạch hơn. Một nhóm bán hàng mà tôi đã nói chuyện cùng cũng gặp vấn đề tương tự. Khách hàng tiềm năng đã đến nhưng phản hồi bị chậm vì tin nhắn được gửi đến quá nhiều nơi. E-mail. Trò chuyện. Một ghi chú điện thoại. Một bảng tính. Đội không hề lười biếng. Họ đã bị phân tán. Họ đã thay đổi thành một hộp thư đến chung và một luồng trả lời. Sự thay đổi nhỏ đó đã giúp họ trả lời nhanh hơn và theo dõi từng khách hàng tiềm năng tốt hơn. Toàn đội cảm thấy bình tĩnh hơn. Quá trình này cảm thấy nhẹ nhàng hơn. Tôi thích kết quả đó vì nó đến từ việc loại bỏ sự lộn xộn chứ không tạo thêm áp lực. Đó cũng là lý do tại sao “Nhanh hơn 15%, Tinh gọn hơn 30%” đối với tôi là mục tiêu làm việc có ý nghĩa. Nó không yêu cầu xây dựng lại đầy đủ. Nó yêu cầu những thói quen tốt hơn. Nó yêu cầu ít tiếng ồn hơn. Nó yêu cầu một con đường sắc nét hơn từ đầu đến cuối. Nếu tôi phải mô tả quy tắc của riêng mình thì đó sẽ là: bảo vệ tác phẩm chứ không phải lãng phí. Giữ lại những phần giúp công việc tiến triển. Cắt những phần chỉ tạo lực cản. Đó là cách tôi nghĩ về sự tiến bộ bây giờ. Không ồn ào. Không bị ép buộc. Chỉ cần công việc sạch sẽ hơn, ổn định hơn sẽ giúp mọi người có không gian để làm tốt nhất công việc của mình mà không cần phải mang thêm gánh nặng.

Tôi từng nghĩ sản lượng nhiều hơn luôn đồng nghĩa với thời gian làm việc dài hơn. Nó đã không. Điều tôi thấy đi nhìn lại rất đơn giản: Tôi tiêu tốn nhiều năng lượng hơn nhưng không phải lúc nào tôi cũng đạt được kết quả tốt hơn. Một ngày của tôi có vẻ bận rộn. Danh sách của tôi trông đầy đủ. Đầu ra của tôi vẫn cảm thấy mỏng. Khoảng cách đó là nơi hầu hết mọi người bị mắc kẹt. Họ làm việc chăm chỉ, trả lời nhanh và tiếp tục di chuyển. Sự chú ý của họ bị chia cắt. Năng lượng của họ giảm xuống. Công việc mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết. Đến cuối ngày, họ cảm thấy mệt mỏi nhưng tiến bộ thực sự rất nhỏ. Tôi học được rằng mục tiêu không phải là nỗ lực nhiều hơn cả ngày. Mục đích là để bảo vệ năng lượng của tôi để tôi có thể tạo ra nhiều công việc hữu ích hơn. Tôi đã thay đổi thói quen của mình theo một số cách. Tôi bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng. Không phải năm. Không phải mười. Một nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày hôm đó. Khi tôi bắt đầu làm việc với email, trò chuyện và các công việc quản trị viên nhỏ, tâm trí tôi bị cuốn theo mọi hướng. Tôi cảm thấy năng động nhưng công việc chính của tôi vẫn không bị ảnh hưởng. Bây giờ tôi viết ra một kết quả tôi muốn trước khi mở bất kỳ kết quả nào khác. Sự lựa chọn đó mang lại cho tôi một hình dạng cho thời gian còn lại trong ngày. Tôi cũng nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau. Tôi giữ các cuộc gọi trong một khối. Tôi giữ câu trả lời trong một khối. Tôi tiếp tục viết trong một khối. Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng lại tiết kiệm năng lượng thực sự. Mỗi công tắc đều có chi phí. Mỗi lần tôi chuyển từ loại công việc này sang loại công việc khác, bộ não của tôi sẽ phải trả giá cho việc đó. Khi tôi cùng thực hiện một loại nhiệm vụ, tôi sẽ bình tĩnh hơn và hành động nhanh hơn. Một đại diện bán hàng mà tôi làm việc cùng đã gặp phải vấn đề này. Cô ấy kiểm tra tin nhắn cả ngày trong khi cố gắng chuẩn bị lời cầu hôn. Công việc của cô ấy không bao giờ cảm thấy kết thúc. Chúng tôi đã thay đổi ngày của cô ấy nên cô ấy trả lời tin nhắn vào những thời điểm đã định và sử dụng những khoảng lặng để viết đề xuất. Ngày của cô trở nên ổn định hơn. Cô ấy vẫn làm việc chăm chỉ, nhưng cô ấy đã không còn mất quá nhiều năng lượng vì bị gián đoạn liên tục. Tôi cũng cắt bỏ những công việc có giá trị thấp. Phần này quan trọng hơn mọi người mong đợi. Một số nhiệm vụ có vẻ quan trọng vì chúng khẩn cấp hoặc ồn ào. Chúng không phải lúc nào cũng hữu ích. Một báo cáo rõ ràng mà không ai đọc không phải là cách sử dụng hiệu quả thời gian của tôi. Một cuộc gọi dài có thể là một tin nhắn ngắn cũng không phải là cách sử dụng nhiều thời gian của tôi. Tôi tự hỏi mình một câu hỏi đơn giản: Liệu điều này có thúc đẩy công việc tiến triển hay nó chỉ khiến tôi cảm thấy bận rộn? Câu hỏi đó giúp tôi tiết kiệm năng lượng cho những công việc thực sự quan trọng. Môi trường của tôi cũng quan trọng. Chiếc bàn bừa bộn làm tôi mất tập trung. Quá nhiều tab đang mở cũng làm điều tương tự. Một chiếc điện thoại ồn ào có thể phá hỏng khối công việc tốt đẹp chỉ trong vài giây. Tôi giữ không gian của mình đơn giản. Tôi chỉ giữ những gì tôi cần trước mặt tôi. Thói quen nhỏ đó giúp tôi giữ vững được lâu hơn. Tôi cũng làm việc tốt hơn khi tôi tôn trọng nhịp điệu của chính mình. Có những thời điểm trong ngày tôi suy nghĩ rõ ràng hơn. Có những đoạn tôi sống chậm lại. Tôi đã ngừng đấu tranh với khuôn mẫu đó. Tôi sử dụng những giờ làm việc hiệu quả hơn của mình cho công việc cần suy nghĩ sâu sắc. Tôi dành những công việc nhẹ nhàng hơn cho những lúc tâm trí tôi cảm thấy chậm lại. Sự lựa chọn đó mang lại cho tôi nhiều kết quả hữu ích hơn mà không buộc tôi phải đẩy sai thời điểm. Nghỉ ngơi đóng một vai trò thực sự ở đây. Tôi không chờ đợi cho đến khi tôi cảm thấy trống rỗng. Khi tôi nghỉ ngơi một chút trước khi gặp sự cố, tôi quay lại với nhiều quyền kiểm soát hơn. Một cốc nước, một cuộc đi bộ ngắn hoặc cách xa màn hình vài phút có thể khiến giờ tiếp theo trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi từng coi thời gian nghỉ ngơi là lãng phí thời gian. Bây giờ tôi thấy chúng là một phần của công việc. Còn một điều nữa mà tôi đánh giá cao: các hệ thống đơn giản. Tôi ghi chú ngắn gọn. Tôi giữ danh sách kiểm tra dễ đọc. Tôi giữ cho quá trình của tôi có thể lặp lại. Khi hệ thống của tôi rõ ràng, tôi sẽ ít lãng phí năng lượng hơn khi quyết định phải làm gì tiếp theo. Tôi chỉ đi theo con đường tôi đã xây dựng. Đó là cách tôi tiếp tục di chuyển mà không kiệt sức. Sản lượng nhiều hơn không đến từ nhiều áp lực hơn. Nó đến từ sự tập trung tốt hơn, thói quen sạch sẽ hơn và sử dụng năng lượng thông minh hơn. Đó là bài học tôi luôn rút ra trong tác phẩm của mình. Tôi vẫn còn những ngày bận rộn. Tôi vẫn phải đối mặt với sự gián đoạn. Tôi vẫn cần phải chọn những gì quan trọng. Tuy nhiên, kết quả của tôi sẽ tốt hơn khi tôi ngừng cố gắng làm mọi việc cùng một lúc và bắt đầu bảo vệ nguồn năng lượng tạo ra công việc thực sự. Tôi nhận thấy rằng công việc bình tĩnh thường dẫn đến công việc mạnh mẽ hơn.

Tôi làm việc với nhiều nhóm muốn có dây chuyền sản xuất thông minh hơn nhưng họ lại gặp phải những vấn đề tương tự. Đường này có vẻ đang hoạt động nhưng các điểm dừng nhỏ cứ chồng lên nhau. Công nhân chờ lấy linh kiện. Nhãn hết. Việc kiểm tra diễn ra quá muộn. Trạm này di chuyển nhanh trong khi trạm tiếp theo tụt lại phía sau. Vào cuối ngày, tôi nghe thấy câu tương tự: “Chúng tôi bận, nhưng đường dây không được thông suốt”. Đó là điểm đau. Một đường lối thông minh hơn không bắt đầu bằng một lời hứa lớn lao. Nó bắt đầu với sự kiểm soát rõ ràng. Tôi luôn bắt đầu bằng cách nhìn vào nơi thời gian bị mất. Tại một cửa hàng đóng gói mà tôi ghé thăm, nhóm đã đổ lỗi cho máy vì sản lượng ra chậm. Sau khi xem đường truyền vài giờ, tôi nhận ra vấn đề thực sự không phải ở máy. Thùng carton được cất quá xa nên công nhân phải đi đi lại lại cả ngày. Những khoảng trống nhỏ như thế có thể làm cạn kiệt cả một ca làm việc. Bước đầu tiên của tôi rất đơn giản: lập bản đồ dòng chảy. Tôi hỏi ba câu hỏi. Vật chất đi vào đâu? Công việc bị chậm lại ở đâu? Lỗi xuất hiện thường xuyên nhất ở đâu? Khi nhóm trả lời những câu hỏi này một cách trung thực, đường dây sẽ trở nên dễ sửa hơn. Tôi không bắt đầu với những thay đổi lạ mắt. Tôi bắt đầu từ những điểm tạo ra nhiều lãng phí nhất. Bước tiếp theo của tôi là làm rõ lộ trình làm việc. Một dòng thông minh cần một trình tự rõ ràng. Các bộ phận nên di chuyển theo một hướng. Dụng cụ nên để gần nơi sử dụng. Nhãn, màn hình và tờ kiểm tra phải dễ dàng tiếp cận. Nếu một công nhân phải tìm kiếm đồ vật, đường dây sẽ mất tốc độ. Nếu người giám sát phải yêu cầu ba người cập nhật một lần thì đường dây sẽ mất kiểm soát. Tôi cũng rất chú ý đến dữ liệu. Không phải dữ liệu để hiển thị. Dữ liệu hữu ích. Tôi muốn biết có bao nhiêu đơn vị đi qua mỗi trạm, nơi dừng lại và tần suất kiểm tra chất lượng không thành công. Ngay cả một màn hình đơn giản với số lượng trực tiếp cũng có thể giúp nhóm nhìn thấy vấn đề nhanh hơn. Khi mọi người có thể nhìn rõ ranh giới, họ có thể hành động sớm hơn. Một nhà máy thực phẩm mà tôi làm việc sử dụng những ghi chú viết tay đã qua sử dụng cho mỗi ca làm việc. Hồ sơ khó đọc và nhóm thường mắc lỗi tương tự hai lần. Sau khi chuyển sang nhật ký kỹ thuật số cơ bản, họ phát hiện ra vấn đề lặp lại khi kiểm tra con dấu. Việc sửa chữa không khó. Nhóm chỉ cần một cách rõ ràng hơn để xem những gì đang xảy ra trên sàn. Đào tạo cũng quan trọng như các công cụ. Một đường dây thông minh vẫn phụ thuộc vào con người. Tôi thích đào tạo ngắn hạn, thực tế phù hợp với công việc thực tế. Tôi cho công nhân thấy một cuộc chạy bình thường trông như thế nào. Tôi cho họ thấy một dấu hiệu xấu trông như thế nào. Tôi chỉ cho họ biết phải gọi ai khi có điểm dừng. Điều này tiết kiệm thời gian sau này. Công nhân cảm thấy ổn định hơn và người quản lý dành ít thời gian hơn để theo đuổi những vấn đề nhỏ. Tôi cũng thích xây dựng một kế hoạch ứng phó đơn giản. Nếu dòng dừng lại, điều gì xảy ra tiếp theo? Nếu thiếu một bộ phận thì ai thay thế? Nếu kiểm tra không thành công, món hàng sẽ đi đâu? Nếu một cỗ máy đưa ra cảnh báo, ai sẽ nhìn thấy nó trước? Một đường trở nên thông minh hơn khi đội biết nước đi tiếp theo mà không cần đoán. Tôi thường nói với khách hàng rằng những thay đổi nhỏ có thể hữu ích hơn việc xây dựng lại toàn bộ. Một bố cục rõ ràng. Một danh sách kiểm tra ngắn. Một cảnh báo tốt hơn. Một điểm lưu trữ cố định. Một đánh giá hàng tuần. Những thay đổi này có thể trông đơn giản nhưng chúng thường giải quyết được các vấn đề làm chậm tiến độ hàng ngày. Tôi cũng đã thấy điều này trong một xưởng sản xuất linh kiện kim loại. Người quản lý muốn nâng cấp toàn bộ hệ thống. Tôi yêu cầu anh ấy đợi và xem hàng trong một tuần. Chúng tôi nhận thấy rằng độ trễ lớn nhất đến từ việc chia sẻ công cụ giữa các trạm. Sau khi cửa hàng cung cấp cho mỗi trạm một bộ công cụ cơ bản riêng và đặt điểm trả lại cố định, nhóm đã giảm thời gian chờ đợi và tiếp tục công việc ổn định hơn. Không có bài phát biểu lớn. Chỉ là một cấu trúc tốt hơn. Đó là cách tôi thấy một dòng thông minh hơn. Nó không phải là làm cho công việc trở nên phức tạp hơn. Đó là về việc làm cho công việc dễ dàng hơn để theo dõi. Đó là về việc cắt giảm các điểm dừng có thể tránh được. Mục đích là giúp người lao động thấy được điều gì cần quan tâm trước khi một vấn đề nhỏ trở thành một khoảng dừng dài. Nếu bạn muốn một đường chạy có nhiều quyền kiểm soát hơn, tôi sẽ bắt đầu ở đây: Hãy xem quy trình. Loại bỏ các bước không giúp ích. Giữ các dụng cụ và vật liệu gần gũi. Sử dụng dữ liệu đơn giản mà nhóm có thể đọc nhanh. Đào tạo mọi người bằng những công việc thực tế chứ không chỉ là lý thuyết. Hãy xem lại dòng này thường xuyên và tiếp tục cải thiện những điểm nhỏ. Khi tôi đi theo con đường này, tôi thường thấy kết quả tương tự. Dòng cảm thấy bình tĩnh hơn. Nhóm làm việc với ít phỏng đoán hơn. Người quản lý dành ít năng lượng hơn cho những điều bất ngờ và dành nhiều năng lượng hơn cho công việc quan trọng. Một dây chuyền thông minh hơn bắt đầu bằng con mắt rõ ràng, hành động đơn giản và kế hoạch phù hợp với sàn nhà. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nội dung của bài viết này, vui lòng liên hệ với longteou: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687.

James Carter, 2020, Giảm ma sát trong quy trình làm việc hàng ngày Emily Chen, 2021, Đầu ra nhanh hơn thông qua các quy trình đơn giản hơn Daniel Brooks, 2022, Quản lý năng lượng cho những người có hiệu suất cao Sophie Miller, 2020, Xây dựng dây chuyền sản xuất thông minh hơn Aaron Lee, 2023, Các phương pháp thực tế cho hoạt động nhóm tinh gọn Natalie Green, 2024, Quyền sở hữu rõ ràng và Kiểm soát quy trình làm việc tốt hơn