“Chúng tôi đã đi từ hỗn loạn đến kiểm soát.” — Giám đốc nhà máy găng tay, Ấn Độ.

Tôi bước vào nhà máy sản xuất găng tay và nhìn thấy cảnh tượng giống nhau ở mọi lối đi. Hộp ngồi không đúng chỗ. Nhãn bị thiếu. Một công nhân dừng hàng để hỏi xem pallet tiếp theo nên chuyển đi đâu. Một công nhân khác cầm một thùng carton nửa gói vì kích thước trộn không khớp với phiếu đặt hàng. Cây không hề lười biếng. Nhà máy đang bận rộn. Đó là vấn đề. Mọi người đã cố gắng hết sức nhưng công việc vẫn tiếp tục trượt dốc. Đơn đặt hàng mất nhiều thời gian hơn họ nên có. Việc làm lại cứ chồng chất lên. Những sai lầm nhỏ biến thành áp lực hàng ngày. Tôi có thể cảm thấy sự thất vọng trên sàn nhà. Suy nghĩ đầu tiên của tôi rất đơn giản. Tôi không cần một cú đẩy mạnh hơn. Tôi cần sự kiểm soát rõ ràng hơn. Tôi dành những giờ đầu tiên trên mạng chứ không phải ở văn phòng. Tôi quan sát nơi nguyên liệu được đưa vào, nơi găng tay di chuyển, nơi bắt đầu đóng gói và nơi xuất hiện sự nhầm lẫn. Những điểm yếu tương tự cứ lặp đi lặp lại. Vật liệu đến muộn. Đường dây không có dòng chảy sạch. Mỗi ca xử lý vấn đề theo một cách khác nhau. Không ai có thể nhìn thấy bức tranh đầy đủ đủ nhanh. Tôi viết ra những điểm đó và giữ kế hoạch ngắn gọn. Tôi muốn nhóm nhìn thấy công việc chứ không phải đoán nó. Bố cục thay đổi đầu tiên. Tôi chia sàn thành các khu vực rõ ràng dành cho nguyên liệu thô, sản xuất, đóng gói và thành phẩm. Tôi đã sử dụng thẻ màu cho kích cỡ găng tay và loại sản phẩm. Gói nhỏ sử dụng một màu. Gói trung bình được sử dụng khác. Gói lớn sử dụng một phần ba. Điều đó nghe có vẻ cơ bản. Đúng vậy. Nó cũng hoạt động. Mọi người không còn đi loanh quanh với những câu hỏi trong đầu nữa. Họ có thể thấy mỗi món đồ thuộc về đâu. Họ có thể phát hiện ra hộp sai trước khi nó đến hàng. Sàn nhà có cảm giác yên tĩnh hơn vì quá trình này dễ đọc hơn. Tiếp theo tôi đã thay đổi thời điểm bắt đầu mỗi ca. Trước đó, mỗi đội đều có thói quen riêng. Một người kiểm tra máy. Một thùng carton được kiểm tra khác. Một người khác tìm nhãn nhưng không phải ai cũng kiểm tra theo cách giống nhau. Đã bỏ lỡ một số bước nhỏ khi đường dây bận. Tôi đặt một tấm ván ngắn khi bắt đầu ca làm việc. Chúng ta đang chạy theo thứ tự nào? Kích thước hỗn hợp nào nó cần? Điểm nào cần kiểm tra thêm? Ai xử lý việc dừng lại? Nhóm không cần một cuộc họp dài. Họ cần một sự khởi đầu chung. Khi điều đó đã xảy ra, ngày không còn trôi nữa. Chất lượng cũng cần một con đường sạch hơn. Tôi thấy rằng một số khiếm khuyết đã được phát hiện quá muộn. Găng tay bị rách, seal yếu, thùng carton bị hư hỏng. Vào thời điểm ai đó nhận ra thì công việc đã đi quá xa. Tôi yêu cầu nhóm kiểm tra sớm hơn, không khó hơn. Chúng tôi đã thêm một tấm séc sau khi cắt, một tấm séc khác sau khi may và một tấm séc trước khi đóng gói. Nếu xuất hiện lỗi, công nhân sẽ gắn thẻ và chuyển nó vào kệ chứa. Không có lỗi. Không trốn tránh. Chỉ cần một bước tiếp theo rõ ràng. Tôi đã nói với dòng dẫn điều gì đó tôi vẫn tin tưởng. Một điểm dừng ngắn còn rẻ hơn một chuyến hàng tồi. Ý tưởng đó đã thay đổi tâm trạng. Mọi người ngừng coi khuyết điểm như một thất bại cá nhân. Họ bắt đầu coi nó như một tín hiệu. Một đơn hàng vẫn còn trong trí nhớ của tôi. Một nhà phân phối của bệnh viện cần có nhiều kích cỡ găng tay được đóng gói với số lượng rất rõ ràng. Quy trình làm việc cũ có thể khiến đơn hàng đó gặp rủi ro. Một hộp kích thước có thể được lấy từ kệ sai. Một thùng carton có thể được dán nhãn quá muộn. Nhóm đã từng nhìn thấy loại sai lầm đó trước đây. Sau khi gắn thẻ mới, bảng ca và kiểm tra chất lượng, chúng tôi đã đóng gói đơn hàng mà ít phải qua lại hơn nhiều. Khách hàng không nhìn thấy sự thay đổi sàn của chúng tôi. Họ chỉ thấy việc giao hàng sạch sẽ hơn và ít cuộc gọi tiếp theo hơn. Điều đó quan trọng hơn bất kỳ bài phát biểu nào tôi có thể đưa ra. Tôi cũng đã dành thời gian với những người dẫn đường. Tôi yêu cầu họ đi trên sàn tại những điểm cố định trong ngày và tìm kiếm sự trôi dạt. Một pallet còn lại ở lối đi. Cuộn nhãn được đặt sai vị trí. Một bộ máy có lực căng không đúng. Một danh sách kiểm tra bị thiếu. Đây là những điều nhỏ nhặt của riêng họ. Kết hợp lại với nhau, chúng làm cây chậm lại. Những người dẫn đầu bắt đầu làm chủ sàn theo một cách khác. Họ không chờ đợi vấn đề phát triển. Họ đã bắt chúng khi chúng còn nhỏ. Điều làm thay đổi nhà máy không phải là một sửa chữa lớn. Đó là một tập hợp các thói quen đơn giản: các khu vực rõ ràng dành cho nguyên liệu và đóng gói, kiểm tra điểm bắt đầu ca làm việc chung, kiểm tra các điểm chất lượng được đặt trước đó trong quy trình, các thẻ trực quan đơn giản về kích thước và loại sản phẩm quyền sở hữu ổn định từ các dây chuyền sản xuất. Tôi thích kiểu thay đổi này vì nó tôn trọng con người thật. Nó không giả vờ như cái cây cần phép thuật. Nó yêu cầu công việc rõ ràng, vai trò rõ ràng và tín hiệu rõ ràng. Đó là điều đội bóng cần nhất. Khi nhìn lại, tôi không nghĩ tới một tầng hoàn hảo. Tôi nghĩ về một cái cây cuối cùng đã có thể thở được. Tiếng ồn vẫn còn đó. Những mệnh lệnh vẫn còn đó. Áp lực vẫn còn đó. Sự khác biệt là sự kiểm soát. Và khi nhóm đã làm được điều đó, nhà máy bắt đầu hoạt động như một đơn vị thay vì một chồng các vấn đề riêng biệt.

Khi tôi tiếp quản nhà máy sản xuất găng tay ở Ấn Độ, mặt bằng trông có vẻ bận rộn nhưng công việc không hề suôn sẻ. Hộp ngồi không đúng chỗ. Lệnh làm việc được chuyển từ tay này sang tay khác. Một ca bên trái lưu ý rằng ca tiếp theo không thể đọc được. Một lô có thể vượt qua một lần kiểm tra nhưng sau đó bị dừng lại do lỗi nhãn nhỏ hoặc số đếm không khớp. Tôi đã chứng kiến ​​nỗi đau tương tự hết lần này đến lần khác: người vận hành mất thời gian tìm kiếm nguyên vật liệu, người giám sát theo đuổi cập nhật, đội đóng gói chờ thành phẩm và người điều phối phải sửa những sai sót có thể tránh được. Tôi không cần một bài phát biểu lớn. Tôi cần một hệ thống sạch hơn. Tôi bắt đầu bằng cách tự mình đi theo hàng. Tôi đứng gần kho chứa nguyên liệu thô, trộn, nhúng, sấy khô, tước, đóng gói và chất hàng. Tôi đã viết ra nơi dòng chảy bị vỡ. Không phải trên màn hình. Trên giấy tờ, bên cạnh những chiếc máy. Thói quen đơn giản đó đã nhanh chóng cho tôi thấy sự thật. Vấn đề lớn nhất không phải là nỗ lực. Đó là sự nhầm lẫn. Vì vậy tôi đã từng bước thay đổi cách bố trí nhà máy. Tôi đã đặt ra cho mỗi lĩnh vực một mục đích rõ ràng. Nguyên liệu ở lại trong một khu vực. WIP vẫn ở trong một khu vực. Thành phẩm ở lại một khu. Các mặt hàng bị từ chối không có hàng tốt. Tôi đã sử dụng các nhãn và dấu sàn đơn giản. Không có thiết lập ưa thích. Chỉ là một hệ thống mà mọi người có thể làm theo mà không cần hỏi ba lần. Điều đó một mình làm giảm rất nhiều tiếng ồn. Tôi cũng đã thay đổi cách chúng tôi xử lý từng đơn hàng. Trước đây, một xe đẩy có thể chở nhiều đồ nếu đoàn bận. Đó là một vấn đề. Xe đẩy hỗn hợp ban đầu trông có vẻ vô hại, sau đó sẽ gây rắc rối trong quá trình đóng gói và vận chuyển. Tôi đưa ra một quy tắc: một đơn hàng, một xe đẩy, một nhãn hiệu. Bây giờ nhóm có thể thấy những gì thuộc về ở đâu. Nhân viên đóng gói ngừng đoán. Nhân viên kiểm tra ngừng làm lại công việc. Việc bàn giao ca cũng được thiết lập lại. Tôi yêu cầu mỗi người giám sát chuyển ba việc vào cuối ca: việc gì đã hoàn thành, việc gì vẫn còn bỏ ngỏ, việc gì có thể cản trở đội tiếp theo. Chúng tôi sử dụng một tờ giấy viết tay ngắn. Không có báo cáo dài. Không có ghi chú mơ hồ. Chỉ cần rõ ràng dòng. Sự thay đổi nhỏ đó đã cứu chúng tôi khỏi nhiều bất ngờ vào buổi sáng. Kiểm soát chất lượng cũng cần sự quan tâm tương tự. Trong quá trình sản xuất găng tay, một khiếm khuyết nhỏ có thể phát triển thành vấn đề lớn hơn nếu không ai phát hiện sớm. Tôi đặt séc ở những điểm quan trọng, không chỉ ở cuối. Nhóm đã kiểm tra nguyên liệu đầu vào, đầu ra dây chuyền và số lượng đóng gói. Khi có vấn đề xuất hiện, chúng tôi đã dừng việc lây lan ngay lập tức. Tôi vẫn nhớ một đơn hàng đã thử nghiệm hệ thống mới. Một nhà phân phối ở Chennai đã đặt hàng lặp lại thường xuyên cho găng tay y tế và lịch trình rất chặt chẽ vì chỗ trống trên xe tải đã được cố định. Trước đó, loại trật tự này có thể gây ra căng thẳng. Giấy tờ sẽ di chuyển chậm. Nhãn có thể xếp sai chồng. Mọi người sẽ bắt đầu nói chuyện với nhau trên sàn nhà. Ngày hôm đó cảm thấy khác hẳn. Nguyên liệu thô đến và đi thẳng đến khu vực đã đánh dấu. Bản ghi lô khớp với mã đơn hàng. Đóng gói đã sử dụng đúng nhãn thùng carton ngay từ đầu. Đội bốc hàng kiểm tra số lượng trên tấm, sau đó niêm phong các pallet. Không chạy xung quanh. Không có sự điều chỉnh vào phút cuối. Tôi nhìn chiếc xe tải rời đi mà không có sự vội vã thường lệ trên sàn. Khoảnh khắc đó đọng lại trong tôi vì cái cây lần đầu tiên cảm thấy bình yên sau một thời gian dài. Tôi cũng chú ý đến con người chứ không chỉ quy trình. Một cái cây nhẵn thín không được xây dựng bằng áp phích. Nó được xây dựng bởi thói quen. Tôi đã nói chuyện với những người điều hành trong giờ nghỉ và hỏi điều gì đã làm họ chậm lại. Một công nhân nói với tôi rằng anh ta lãng phí thời gian vì các công cụ được chia sẻ giữa hai điểm gần nhau và thường để sai vị trí. Chúng tôi đã giải quyết nó bằng các điểm công cụ cố định và quy tắc hoàn trả đơn giản. Một công nhân khác cho biết dụng cụ vệ sinh được cất quá xa dây chuyền. Chúng tôi đã di chuyển chúng lại gần hơn. Sửa chữa nhỏ, lợi ích thực sự. Tôi thấy rằng mọi người ủng hộ một hệ thống dễ dàng hơn khi họ giúp định hình nó. Vì vậy tôi đã tổ chức các cuộc họp ngắn gọn. Tôi đã yêu cầu phản hồi trực tiếp. Tôi đã sử dụng các ví dụ từ sự thay đổi hiện tại chứ không phải lý thuyết. Khi nhóm nhận thấy ý tưởng của mình dẫn đến những thay đổi rõ ràng, họ trở nên cẩn thận hơn với các chi tiết. Đó là phần mà nhiều nhà quản lý bỏ lỡ. Một cái cây không thể trở nên trơn tru chỉ bằng cách yêu cầu mọi người làm việc chăm chỉ hơn. Mọi chuyện sẽ trở nên trôi chảy hơn khi bản thân công việc trở nên dễ theo dõi hơn. Bài học của riêng tôi rất rõ ràng. Công việc lộn xộn tạo ra chi phí ẩn. Công việc trôi chảy giúp phát hiện vấn đề dễ dàng hơn. Ngày nay, khi đi ngang qua nhà máy, tôi có thể biết được tình trạng của sàn nhà chỉ trong vài giây. Tôi có thể xem liệu quy trình có rõ ràng hay không, việc bàn giao có rõ ràng hay không, đường dẫn đặt hàng có hợp lý hay không. Tiếng ồn thấp hơn. Toàn đội di chuyển tự tin hơn. Chúng ta vẫn phải đối mặt với nhiều vấn đề, bởi vì thực vật nào cũng vậy. Tuy nhiên, bây giờ các vấn đề đã lộ rõ ​​và điều đó thay đổi mọi thứ. Nếu phải mô tả công tắc trong một dòng, tôi sẽ nói thế này: Tôi không cố gắng làm cho cái cây trông thật hoàn hảo. Tôi đã cố gắng làm cho từng bước trở nên dễ hiểu. Đó là sự thay đổi thực sự. Từ lộn xộn đến mịn màng. Từ đoán đến làm theo. Từ rượt đuổi đến kiểm soát.

Tôi từng nghĩ vấn đề sản xuất xuất phát từ tốc độ. Tôi đã sai. Vấn đề thực sự là tiếng ồn. Đơn đặt hàng tồn tại trong chủ đề trò chuyện. Những ghi chú nằm trên những mảnh giấy vụn. Một vài bước đọng lại trong đầu ai đó. Khi một món đồ được chuyển từ trạm này sang trạm khác, tôi có thể cảm thấy sự bối rối ngày càng tăng. Mọi người đã hỏi cùng một câu hỏi nhiều lần. Những sai lầm nhỏ đã biến thành bàn thua bị bỏ lỡ. Một ngày bận rộn cảm thấy nặng nề hơn đáng lẽ phải có. Tôi đã thực hiện một thay đổi đơn giản. Tôi đặt một bảng sản xuất có thể nhìn thấy được trong khu vực làm việc và biến nó thành nơi duy nhất cho tình trạng công việc. Mọi đơn hàng đều có các trường cơ bản giống nhau: tên công việc, số lượng, giai đoạn hiện tại và người chịu trách nhiệm. Tôi giữ bố cục đơn giản. Mở. Đang làm. Sẵn sàng. Xong. Điều đó đủ để thay đổi cách làm việc của nhóm. Hội đồng đã cho mọi người một quan điểm chung. Không ai phải đoán xem công việc đó đứng ở đâu. Không ai phải tìm kiếm tin nhắn trước khi hành động. Tôi có thể bước vào phòng và biết điều gì cần chú ý mà không cần hỏi năm câu hỏi. Tôi cũng học được rằng hội đồng quản trị phải đơn giản. Khi tôi thêm quá nhiều ghi chú, mọi người sẽ ngừng đọc nó. Khi tôi cố gắng theo dõi từng chi tiết nhỏ, bảng trở nên khó sử dụng. Tôi cắt nó lại. Chỉ những thông tin thực tế giúp ích cho bước tiếp theo mới được giữ nguyên. Điều đó giữ cho hệ thống sạch sẽ. Một tiệm bánh nhỏ nơi tôi làm việc đã dạy cho tôi bài học tương tự. Kết quả buổi sáng của họ rất tốt nhưng đội vẫn tiếp tục mất thời gian ở các điểm giao bóng. Một người biết bột đã sẵn sàng. Một người khác đang chờ đợi một tin nhắn. Người thứ ba đoán xem khay nào cần nhãn. Công việc không bị phá vỡ. Sự chuyển giao là. Họ thêm một tấm bảng gần bàn chuẩn bị. Nó liệt kê tên lô, thời gian nướng, trạng thái làm mát và trạng thái đóng gói. Sự thay đổi có vẻ nhỏ. Hiệu ứng cảm thấy như thật. Các nhân viên di chuyển tự tin hơn và giờ cao điểm bớt lộn xộn hơn. Không ai phải dừng lại và tìm kiếm câu trả lời. Tôi cũng thay đổi cách chúng tôi bắt đầu mỗi ca làm việc. Chúng tôi cùng nhau dành vài phút để kiểm tra bảng. Tôi hỏi ba câu hỏi đơn giản: Cái gì đang chuyển động? Cần giúp đỡ gì bây giờ? Điều gì có thể chờ đợi cho lần bàn giao tiếp theo? Việc kiểm tra ngắn đó đã giữ cho nhóm luôn ổn định. Nó cũng cho mọi người cơ hội lên tiếng trước khi sự chậm trễ trở thành một vấn đề lớn hơn. Bài học lớn nhất đối với tôi là: quyền kiểm soát không phải lúc nào cũng đến từ việc bổ sung thêm các quy tắc. Đôi khi nó đến từ việc loại bỏ sự nhầm lẫn. Khi quá trình sản xuất cảm thấy hỗn loạn, trước tiên tôi tìm kiếm thêm tiếng ồn. Quá nhiều kênh. Quá nhiều ghi chú. Quá nhiều bước ẩn. Nếu tôi có thể làm cho công việc trở nên rõ ràng, nhóm có thể hành động nhanh hơn và ít căng thẳng hơn. Tôi vẫn thích sự thay đổi đó vì nó tôn trọng cách mọi người làm việc. Nó không yêu cầu trí nhớ hoàn hảo. Nó không phụ thuộc vào các cuộc họp dài. Nó mang lại cho đội một nơi để nhìn và một cách để di chuyển. Đó là những gì cải thiện sản xuất cho tôi. Không phải là một hệ thống lớn. Không phải là một danh sách dài các công cụ. Một tấm bảng trong suốt, được sử dụng hàng ngày, với các chi tiết phù hợp, đặt đúng chỗ.

Tôi liên tục nhìn thấy cảnh tượng tương tự ở các nhà máy vừa và nhỏ. Mọi người làm việc chăm chỉ nhưng ngày vẫn cảm thấy lộn xộn. Đơn đặt hàng đã thay đổi. Một cỗ máy dừng lại. Bàn giao ca đã bỏ sót một nốt nhạc quan trọng. Có người đã đuổi theo một phần còn thiếu. Nhóm vẫn bận rộn nhưng công việc không được kiểm soát. Áp lực đó tăng lên nhanh chóng. Là một nhân viên bán hàng dành nhiều thời gian ở nhà máy, tôi học được rằng căng thẳng thường không đến từ một thất bại lớn. Nó đến từ nhiều khoảng trống nhỏ. Một vài nhiệm vụ không rõ ràng ở đây. Một vài cập nhật muộn ở đó. Một số người dựa vào trí nhớ. Sau đó toàn bộ sàn nhà bắt đầu cảm thấy nặng nề. Một nhà máy mà tôi làm việc cùng gặp phải vấn đề này. Đội không hề lười biếng. Các nhân viên biết quá trình này. Họ chỉ không có cách nào rõ ràng để xem cái gì khẩn cấp, cái gì bị chặn và ai sở hữu từng nhiệm vụ. Đến trưa, những người giám sát liên tục trả lời những câu hỏi giống nhau. Các nhà điều hành đã đoán. Tâm trạng tụt dốc. Tôi nói với họ một điều đơn giản: kiểm soát không có nghĩa là có thêm áp lực. Kiểm soát có nghĩa là ít đoán hơn. Họ đã thử một vài thay đổi nhỏ. Tôi bắt đầu với một bảng hàng ngày. Không phải là một hệ thống ưa thích. Chỉ là một bảng rõ ràng với bốn phần: - công việc được lên kế hoạch trong ngày - công việc đã hoàn thành - công việc bị chặn - công việc đang chờ bộ phận hoặc phê duyệt Mỗi ca đều có thể nhìn thấy nó trong nháy mắt. Sự thay đổi này đã giảm bớt rất nhiều tiếng ồn. Mọi người ngừng hỏi những câu hỏi cơ bản giống nhau. Người giám sát dành ít thời gian hơn để lặp lại các cập nhật. Công nhân biết nơi để tìm trước khi họ bắt đầu một nhiệm vụ. Tôi cũng yêu cầu họ sửa lỗi chuyển ca. Đây là một trong những điểm căng thẳng lớn nhất. Một nhóm tan làm lúc 6 giờ chiều. Một nhóm khác đến lúc 6 giờ sáng. Khoảng cách giữa hai thời điểm đó tạo ra sự nhầm lẫn. Chúng tôi đã thay đổi ghi chú bàn giao. Nó trở nên ngắn gọn và trực tiếp: - những gì đã hoàn thành - những gì chưa hoàn thành - những gì cần chú ý tiếp theo - mọi vấn đề về máy móc - mọi vấn đề về chất lượng Không có câu chuyện dài dòng nào. Không có thêm từ nào. Chỉ là sự thật. Điều đó đã giúp ca làm việc tiếp theo bắt đầu với một bức tranh rõ ràng. Tôi thấy ít sai sót hơn vào đầu ngày và chỉ điều đó thôi cũng làm giảm căng thẳng trên sàn. Tôi đã thúc đẩy họ sử dụng một quy tắc đơn giản cho các vấn đề. Khi một công việc gặp khó khăn, nhóm phải trả lời ba câu hỏi: - điều gì đã khiến công việc bị dừng lại - ai cần phản hồi - bước tiếp theo là gì Rất nhiều đội bỏ qua phần này. Họ nói về vấn đề nhưng không viết bước đi tiếp theo. Điều đó khiến mọi người phải chờ đợi. Khi họ bắt đầu viết bước tiếp theo, công việc sẽ tiến triển nhanh hơn. Một phần còn thiếu đã đi đến việc mua hàng. Một công cụ bị hỏng đã được bảo trì. Một vấn đề chất lượng đã được kiểm tra. Mỗi vấn đề đều có một con đường. Điều đó làm cho ngày hôm nay trở nên ổn định hơn. Tôi cũng nhận thấy rằng căng thẳng giảm bớt khi đội gặp ít bất ngờ hơn. Vì vậy, chúng tôi đã thực hiện một cuộc kiểm tra ngắn vào buổi sáng. Chỉ mất một vài phút. Người giám sát xem xét: - việc làm còn trống - tình trạng máy móc - nguyên liệu còn thiếu - nhu cầu cấp thiết của khách hàng - khoảng trống của nhân viên Thói quen nhỏ đó đã giúp nhóm phát hiện sớm rắc rối. Một vấn đề được phát hiện vào lúc 8 giờ sáng sẽ dễ giải quyết hơn nhiều so với một vấn đề được phát hiện vào lúc 3 giờ chiều. Tôi thích loại công việc này vì nó thiết thực. Nó không phụ thuộc vào những lời hứa lớn. Nó phụ thuộc vào thói quen mà mọi người có thể lặp lại. Một chi tiết nổi bật với tôi. Công nhân cảm thấy tốt hơn khi hệ thống làm cho công việc của họ dễ dàng hơn chứ không khó khăn hơn. Điều đó quan trọng. Nếu một quy trình thêm nhiều biểu mẫu, nhiều cú nhấp chuột hơn hoặc nhiều nhầm lẫn hơn, mọi người sẽ tránh nó. Nếu một quy trình cho họ phương hướng rõ ràng, họ sẽ sử dụng nó. Tôi đã thấy điều đó ở nhà máy này. Khi bảng vẫn đơn giản và thời gian chuyển giao ngắn gọn, mọi người thực sự sử dụng hệ thống mà không cần phản đối. Đó là nơi bắt đầu kiểm soát. Không phải do áp lực. Từ sự rõ ràng. Sự thay đổi cũng giúp ích cho người quản lý. Trước thói quen mới, người quản lý đã dành phần lớn thời gian trong ngày để phản ứng. Một vấn đề máy móc đã kéo anh ta một cách. Một vấn đề giao hàng đã kéo anh ta một vấn đề khác. Một vấn đề về chất lượng đã kéo anh lại. Sau khi thói quen thay đổi, anh vẫn còn nhiều vấn đề cần giải quyết, nhưng anh không còn cảm thấy bị lôi kéo theo mọi hướng nữa. Anh ta có thể nhìn thấy cả ngày trên một tấm ván. Anh có thể hành động sớm hơn. Anh ấy có thể nói chuyện với nhóm bằng sự thật thay vì phỏng đoán. Sự thay đổi đó cũng làm giảm căng thẳng cho anh ấy. Nếu tôi đang làm việc với một nhà máy khác đang gặp phải vấn đề tương tự, tôi sẽ đi theo con đường tương tự: - làm cho công việc trở nên rõ ràng - rút ngắn thời gian bàn giao - theo dõi các công việc bị chặn - xem xét sớm các rủi ro về máy móc và vật liệu - đưa ra bước tiếp theo cho mọi vấn đề. Các bước này nghe có vẻ cơ bản. Chúng là cơ bản. Đó là lý do tại sao họ làm việc. Tôi đã thấy nhiều nhóm tìm kiếm một giải pháp lớn khi câu trả lời tốt hơn là thực hiện tốt một thói quen nhỏ. Một khi công việc trở nên rõ ràng, mọi người sẽ cảm thấy bớt lạc lõng hơn. Khi quyền sở hữu trở nên rõ ràng, sẽ có ít nhiệm vụ được thực hiện hơn. Khi nhóm nhìn thấy ngày trên một trang, sàn nhà sẽ trở nên yên tĩnh hơn. Nhà máy đó không giải quyết được mọi vấn đề. Không có nhà máy nào làm được. Điều thay đổi là cách đội xử lý áp lực. Họ ngừng mang theo mọi thứ trong đầu. Họ bắt đầu sử dụng một quy trình rõ ràng. Công việc tiếp tục di chuyển. Căng thẳng đã giảm xuống. Kiểm soát cảm thấy thực sự.

Tôi nhớ một buổi sáng ở nhà máy sản xuất găng tay, có ba vấn đề nhỏ xảy ra cùng một lúc. Nhãn thùng carton không phù hợp với kích thước bên trong. Một dây chuyền may chờ nguyên liệu. Một khách hàng gọi đến hỏi tại sao phiếu gửi hàng và số lượng đóng gói không xếp hàng. Vào thời điểm đó, nhà máy không có cảm giác như một nhà máy có hệ thống. Nó giống như một nơi mà mọi người đều bận rộn nhưng không ai có thể nói rằng ngày hôm nay đã được kiểm soát. Tôi đã nhìn thấy cùng một mô hình lặp đi lặp lại. Công nhân di chuyển nhanh chóng. Máy móc đã chạy. Những chồng găng tay bán thành phẩm được chuyển từ bàn này sang bàn khác. Tuy nhiên, kết quả hàng ngày vẫn có vẻ không đồng đều. Một số đơn đặt hàng còn lại đúng thời hạn. Một số thì không. Một số lô đã được kiểm tra ngay lập tức. Một số quay lại để kiểm tra lại. Nỗi đau không chỉ là sự chậm trễ. Vấn đề lớn hơn là áp lực. Mọi người cứ hỏi những câu hỏi giống nhau: Kích thước còn thiếu ở đâu? Thứ tự nào nên đi tiếp theo? Ai đã kiểm tra lô này? Tại sao gói này lại trộn lẫn với gói khác? Tôi biết chúng tôi cần nhiều hơn là nỗ lực. Chúng tôi cần một hệ thống làm việc đơn giản mà mọi người đều có thể làm theo. Tôi bắt đầu từ tầng trệt, không phải văn phòng. Tôi đi trên dây chuyền và quan sát từng chiếc găng tay chuyển từ cắt sang may, sau đó kiểm tra, đóng gói và vận chuyển. Tôi viết ra mọi chỗ mà công việc bị chậm lại. Theo quan điểm của tôi, hầu hết các vấn đề của cây trồng đều không hề ẩn giấu. Họ đứng ngay trước mặt chúng tôi. Họ chỉ ở đó vì không ai chia quy trình thành các bước rõ ràng. Thay đổi đầu tiên tôi thực hiện là kiểm soát vật chất. Chúng tôi mắc quá nhiều lỗi nhỏ từ thùng đựng lẫn lộn, nhãn mác không rõ ràng và vị trí đặt lỏng lẻo. Một công nhân có thể chọn đúng kích cỡ theo thói quen vào một ngày nào đó, sau đó chọn sai kích cỡ khi đường dây bận. Tôi yêu cầu nhóm sử dụng một điểm lưu trữ cho một kích thước, một màu sắc, một đơn hàng. Mỗi hộp có một nhãn đơn giản. Mỗi nhãn phù hợp với bảng công việc. Điều đó nghe có vẻ cơ bản nhưng nó đã thay đổi nhịp điệu của toàn bộ cây. Tôi còn đặt một tấm bảng hàng ngày gần khu vực sản xuất. Nó chỉ hiển thị bốn thứ: Tên đơn hàng Số lượng mục tiêu Tiến độ hiện tại Các vấn đề đang mở Không có báo cáo dài. Không có bài phát biểu dài dòng. Tôi muốn nhóm nhìn thấy những sự thật tương tự trong nháy mắt. Khi người quản lý tuyến có thể kiểm tra bảng và nhận thấy rằng một đơn hàng đang bị tụt lại phía sau, chúng tôi có thể phản ứng sớm. Chúng tôi đã không đợi đến cuối ca để phát hiện ra khoảng trống. Thay đổi thứ hai là kỷ luật bàn giao. Trước đó, một ca sẽ để lại ghi chú vào sổ, ca khác sẽ giữ chúng trong điện thoại và ca thứ ba sẽ chỉ hỏi thăm xung quanh. Thông tin bị mất trong quá trình chuyển giao. Tôi đã thay đổi điều đó bằng một cuộc kiểm tra trực tiếp ngắn gọn. Khi một ca kết thúc, ca tiếp theo phải nghe ba điều: Cái gì đã hoàn thành Cái gì bị chặn Điều cần chú ý tiếp theo Tôi yêu cầu nhóm nói ngắn gọn. Mười phút là đủ. Thói quen nhỏ đó làm giảm sự bối rối hơn tôi mong đợi. Theo kinh nghiệm của tôi, hầu hết chất thải trong nhà máy không đến từ một sai lầm lớn. Nó xuất phát từ nhiều khoảng cách nhỏ giữa con người với nhau. Thay đổi thứ ba là chất lượng tại nguồn. Chúng ta thường đợi cho đến khi kết thúc quá trình để tìm ra khuyết điểm. Điều đó tạo ra việc làm lại, căng thẳng và xử lý nhiều hơn. Tôi đã nói với nhóm rằng đừng vượt qua một vấn đề nào đó về phía trước. Nếu đường khâu trông không đều, chúng tôi dừng lại và kiểm tra nó. Nếu một mảnh cắt không đúng kích cỡ, chúng tôi sẽ đánh dấu nó ngay lập tức. Nếu số lượng thùng carton có vẻ sai, chúng tôi sẽ sửa nó trước khi niêm phong. Một ví dụ đọng lại trong tâm trí tôi. Một lô găng tay mùa đông thoạt nhìn có vẻ ổn nhưng đường may ở ngón cái có cảm giác lỏng lẻo khi thử nghiệm chạm nhanh. Trước khi thay đổi, lô hàng đó có thể đã được chuyển đi và được trả lại sau khi đóng gói hoặc xem xét của khách hàng. Ngày hôm đó, chúng tôi kiểm tra độ căng của máy thì phát hiện cài đặt chỉ bị lệch và khắc phục ngay tại chỗ. Đường dây bị mất một chút thời gian, nhưng sau đó chúng tôi đã tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Thay đổi thứ tư là nhịp sống hàng ngày sạch sẽ hơn. Tôi không thích những hệ thống cần giấy tờ nặng nề để tồn tại. Cây phải dễ vận hành ngay cả trong một ngày bận rộn. Vì vậy, tôi giữ các quy tắc đơn giản: Kiểm tra bảng khi bắt đầu ca Xác nhận tài liệu trước khi dây chuyền bắt đầu Đánh dấu từng lô đã hoàn thành cùng một lúc Đưa ra vấn đề trước khi nó phát triển Xem lại ngày trong thời gian bàn giao ngắn Đây là những bước nhỏ nhưng đã mang lại cho mọi người một con đường ổn định. Công nhân không cần phải đoán. Người giám sát không cần phải theo đuổi mọi câu trả lời. Cây bắt đầu cảm thấy bình tĩnh hơn. Tôi cũng thay đổi cách lãnh đạo của riêng mình. Lúc đầu, tôi nghĩ mình cần phải tự mình giải quyết mọi vấn đề. Đó là một sai lầm. Một nhà máy trở nên ổn định hơn khi nhóm có thể nhìn thấy quy trình chứ không phải khi một người chạy khắp nơi để sửa chữa mọi thứ. Tôi bắt đầu hỏi những câu hỏi hay hơn. Sự chậm trễ bắt đầu từ đâu? Bước nào tạo ra sự nhầm lẫn nhất? Nhóm cần làm gì để thực hiện công việc với ít lãng phí hơn? Những câu hỏi đó đã giúp tôi lắng nghe nhiều hơn và ít thúc đẩy hơn. Theo thời gian, sự rối loạn hàng ngày bắt đầu mờ dần. Khu vực đóng gói trông sạch sẽ hơn. Việc chuyển giao ca trở nên ngắn hơn. Vấn đề thiếu kích thước xuất hiện ít thường xuyên hơn. Các trưởng tuyến dành ít thời gian tìm kiếm hơn và có nhiều thời gian hơn để quản lý công việc trước mắt. Tôi không nói cái cây đã trở nên hoàn hảo. Nó đã không. Một nhà máy sản xuất găng tay vẫn phải đối mặt với các đơn đặt hàng gấp rút, hao mòn máy móc, thay đổi nguyên liệu và áp lực của khách hàng. Phần đó không bao giờ biến mất. Điều thay đổi là phản ứng. Chúng tôi chuyển từ phản ứng sau khi mớ hỗn độn xuất hiện sang giải quyết nó sớm hơn, khi nó vẫn còn nhỏ. Đó là ý nghĩa của hoạt động ổn định đối với tôi. Không phải là một nhà máy im lặng Không phải là một hoàn hảo. Một nhà máy nơi mọi người biết quy trình, nhìn thấy rủi ro và duy trì công việc mà ít bối rối hơn. Nếu phải tóm tắt bài học từ câu chuyện cây găng tay này, tôi sẽ nói thế này: Nhãn mác rõ ràng sẽ đánh bại phỏng đoán. Chuyển giao ngắn đánh bại sự nhầm lẫn kéo dài. Bảng đơn giản đánh bại các vấn đề tiềm ẩn. Kiểm tra sớm đánh bại việc làm lại muộn. Đó là cách tôi học cách biến sự hỗn loạn hàng ngày thành một cách làm việc ổn định hơn.

Tôi nhớ mình đã bước vào một nhà máy nơi mỗi ca làm việc giống như một cuộc chạy đua chống lại tiếng ồn. Mọi người đang kiểm tra nhật ký giấy bằng tay. Báo động đến qua điện thoại. Một chiếc máy dừng lại và ba người hỏi ba câu hỏi khác nhau trước khi ai đó biết được nguyên nhân thực sự. Đường dây vẫn chạy nhưng căn phòng có vẻ căng thẳng. Tôi có thể nhìn thấy điều đó trên khuôn mặt của những người điều hành. Họ làm việc chăm chỉ nhưng lại tiêu tốn quá nhiều năng lượng vào việc phỏng đoán. Đó là vấn đề. Nhà máy không cần thêm áp lực. Nó cần sự kiểm soát. Tôi bắt đầu bằng cách xem sự nhầm lẫn bắt đầu từ đâu. Vấn đề đầu tiên là dữ liệu. Mỗi đội giữ các ghi chú riêng của mình và không có ghi chú nào khớp hoàn toàn. Một người vận hành đã viết ra sự thay đổi nhiệt độ. Một người khác viết một giá trị khác mười phút sau. Khi người quản lý hỏi chuyện gì đã xảy ra, câu trả lời thường là: “Tôi nghĩ nó nằm trong khoảng đó”. Sự không chắc chắn đó khiến mọi vấn đề nhỏ đều trở thành vấn đề lớn hơn. Vấn đề thứ hai là tốc độ phản ứng. Khi sự cố đến đúng người thì máy đã mất đầu ra. Một lỗi động cơ trên dây chuyền đóng gói đã khiến nhà máy mất toàn bộ lô sản phẩm. Toàn đội không hề thiếu nỗ lực. Họ thiếu một cái nhìn rõ ràng. Vấn đề thứ ba là bàn giao. Ca này chuyển công việc sang ca tiếp theo với những ghi chú vội vã và những lời giải thích chưa hoàn thành. Nhóm tiếp theo dành thời gian đầu của ca làm việc để cố gắng hiểu chuyện gì đã xảy ra. Tôi đã nhìn thấy mô hình này nhiều lần. Nó làm hao mòn thời gian và làm cạn kiệt niềm tin. Tôi quyết định giữ cách khắc phục đơn giản. Tôi đã xây dựng một quy trình kiểm soát giúp nhóm có được cái nhìn chung về nhà máy. Tất cả dữ liệu thiết bị quan trọng được đưa vào một màn hình. Người vận hành có thể xem trạng thái, cảnh báo và số lượng sản xuất mà không cần theo dõi những người khác. Người giám sát có thể kiểm tra thông tin tương tự từ phòng điều khiển. Bảo trì có thể xem lịch sử lỗi mà không cần chờ báo cáo bằng lời nói. Chỉ riêng sự thay đổi đó đã làm giảm đi rất nhiều tranh cãi nhỏ. Tôi cũng đặt ra các bước phản hồi rõ ràng. Khi cảnh báo xuất hiện, hệ thống sẽ hiển thị ai cần hành động trước. Người điều hành đã kiểm tra đường dây. Nếu sự cố vẫn còn sau lần kiểm tra cơ bản, bộ phận bảo trì đã nhận được cảnh báo. Nếu sự cố ảnh hưởng đến đầu ra, trưởng ca sẽ nhìn thấy ngay. Không ai phải đoán bước đi tiếp theo. Cấu trúc đó đã mang lại cho cây một nhịp điệu êm đềm hơn. Quá trình bàn giao cũng thay đổi. Vào cuối mỗi ca, nhóm hoàn thành một ghi chú kỹ thuật số ngắn: - trạng thái máy - lỗi đang hoạt động - số lượng sản phẩm - thiếu nguyên liệu - điểm an toàn cho đội tiếp theo Không có gì đặc biệt. Chỉ cần rõ ràng sự thật. Ca tiếp theo bắt đầu với bối cảnh chứ không phải sự nhầm lẫn. Tôi cũng thúc đẩy một thói quen tạo nên sự khác biệt lớn: ôn tập hàng ngày. Mỗi buổi sáng, tôi yêu cầu cả nhóm xem xét ba câu hỏi giống nhau: - Chúng ta đã lãng phí thời gian ở đâu? - Lỗi nào tái phát nhiều lần? - Ca trước chúng ta đã bỏ lỡ điều gì? Điều này đã giúp chúng tôi phát hiện sớm các vấn đề lặp lại. Một máy đổ đầy liên tục trôi ra khỏi phạm vi trong quá trình khởi động. Trước đây, nhóm coi đó là sự cố ngẫu nhiên. Sau vài ngày xem xét, chúng tôi đã thấy mô hình. Một điều chỉnh cảm biến nhỏ đã giải quyết được phần lớn vấn đề đó. Chiếc máy không trở nên hoàn hảo nhưng nó trở nên dễ quản lý hơn nhiều. Điều tương tự cũng xảy ra ở dây chuyền chế biến thực phẩm mà tôi hỗ trợ sau này. Nhà máy thường xuyên phải dừng hoạt động trong quá trình chuyển đổi. Người vận hành đổ lỗi cho máy. Máy móc không phải là vấn đề duy nhất. Vấn đề thực sự là sự chuẩn bị không đồng đều. Các công cụ chưa sẵn sàng, nhãn chưa được đặt trước và nhóm tiếp tục tìm kiếm các bộ phận trong quá trình chuyển đổi. Chúng tôi đã sửa lại bước chuẩn bị, phân công vai trò rõ ràng và cắt bỏ nhiều động tác lãng phí. Đường dây cảm thấy nhẹ nhàng hơn sau đó. Mọi người nhận thấy nó ngay lập tức. Đó là những gì kiểm soát làm khi nó hoạt động tốt. Nó không chỉ xem nhà máy. Nó giúp mọi người di chuyển với ít nỗi sợ hãi hơn. Tôi cũng học được rằng kiểm soát tốt không phải là thêm nhiều màn hình hay nhiều báo cáo. Quá nhiều thông tin có thể tạo ra một loại hỗn loạn mới. Tôi giữ cho hệ thống tập trung vào những gì nhóm sử dụng hàng ngày. Nếu một màn hình không giúp ai đó hành động, tôi sẽ loại bỏ nó. Nếu một báo cáo không ai đọc xuất hiện hàng tuần, tôi sẽ rút ngắn nó lại. Các công cụ rõ ràng hoạt động tốt hơn các công cụ đông đúc. Sự thay đổi lớn nhất không chỉ ở sản lượng. Đó là tâm trạng. Người vận hành không còn cảm thấy cô đơn khi xuất hiện lỗi. Người giám sát ngừng hỏi đi hỏi lại những câu hỏi giống nhau. Bảo trì ngừng đến lạnh, không có ngữ cảnh. Cái cây không trở nên im lặng. Thực vật không bao giờ làm vậy. Nhưng tiếng ồn bắt đầu có ý nghĩa. Đó là bài học tôi luôn mang theo trong mỗi dự án nhà máy. Khi sự kiểm soát bị phân tán, công việc trở nên nặng nề. Khi quyền kiểm soát được chia sẻ và đơn giản, mọi người sẽ dễ thở hơn. Tôi đã nhìn thấy nó trên sàn, trong ca đêm và giữa một ngày sản xuất bận rộn. Nhà máy vẫn có vấn đề. Cây nào cũng vậy. Tuy nhiên, một hệ thống kiểm soát rõ ràng sẽ mang lại cho nhóm một cách tốt hơn để đối mặt với chúng, từng bước một. Bạn muốn tìm hiểu thêm về các xu hướng và giải pháp của ngành? Liên hệ với longteou: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687.

Taiichi Ohno 1988 Hệ thống sản xuất Toyota vượt xa sản xuất quy mô lớn James P Womack và Daniel T Jones 2003 Tư duy tinh gọn Loại bỏ lãng phí và tạo ra sự giàu có cho công ty của bạn Shigeo Shingo 1989 Một nghiên cứu về hệ thống sản xuất Toyota từ quan điểm kỹ thuật công nghiệp Michael L George 2002 Lean Six Sigma Kết hợp chất lượng Six Sigma với tốc độ tinh gọn John P Kotter 1996 Sự thay đổi hàng đầu Richard Schonberger 1982 Kỹ thuật sản xuất của Nhật Bản Chín bài học ẩn giấu về sự đơn giản