Chi phí ẩn của găng tay thủ công so với giải pháp tự động

Nhiều nhà máy so sánh găng tay lao động với tự động hóa như thể chúng là những lựa chọn cạnh tranh. Quan điểm đó bỏ lỡ chi phí thực sự. Găng tay hỗ trợ những người xử lý các bộ phận, dụng cụ, thùng giấy và nguyên liệu thô. Tự động hóa hỗ trợ các nhiệm vụ lặp lại như chọn, phân loại, phân phối và chăm sóc máy. Sự lựa chọn đúng đắn phụ thuộc vào nhiệm vụ, khối lượng sản xuất, cơ cấu sản phẩm, nhu cầu an toàn và mô hình lao động. Tôi đã thấy các công ty tập trung vào giá mua găng tay mà bỏ qua thời gian lao động, sản phẩm bị hư hỏng, mất thời gian sản xuất và mỏi tay. Tôi cũng đã thấy các công ty cài đặt tự động hóa cho một nhiệm vụ thay đổi quá thường xuyên để phù hợp với thiết bị. Chi phí nằm trong toàn bộ quy trình chứ không phải trên hóa đơn. Một chương trình găng tay thủ công có thể trông đơn giản: - Mua găng tay - Cấp cho công nhân - Thay những đôi đã mòn - Tiếp tục sản xuất Quy trình thực tế bao gồm nhiều hạng mục hơn. Công nhân có thể dành thời gian thu thập các bộ phận, di chuyển vật liệu, kiểm tra căn chỉnh và sửa lỗi. Găng tay có thể bị rách trong ca làm việc. Độ vừa vặn kém có thể làm giảm độ bám và chuyển động tay chậm. Công nhân có thể tháo găng tay khi cảm thấy vật liệu quá trơn, điều này có thể gây lo ngại về an toàn. Giả sử bốn công nhân, mỗi người dành 20 phút mỗi ca để di chuyển các bộ phận nhỏ giữa các trạm. Với chi phí lao động ước tính là 22 USD/giờ, hoạt động đó tiêu tốn khoảng 29,33 USD/ngày trong 5 ngày một tuần. Chi phí hàng tuần lên tới khoảng 146,65 USD, chưa tính đến sự mệt mỏi, lỗi xử lý hoặc hư hỏng vật chất. Ví dụ đó không chứng minh rằng tự động hóa là câu trả lời đúng. Nó cho thấy tại sao cần phải đo lường thời gian lao động trước khi đưa ra quyết định. Tự động hóa có cơ cấu chi phí riêng: - Mua thiết bị - Thay đổi lắp đặt và bố trí - Lập trình - Đào tạo nhân viên - Bảo trì phòng ngừa - Sửa chữa và phụ tùng thay thế - Bảo vệ an toàn - Thời gian ngừng hoạt động trong quá trình vận hành - Chuyển đổi sản phẩm - Hỗ trợ thủ công khi hệ thống dừng Cánh tay robot có thể di chuyển hộp nhanh chóng nhưng có thể cần kẹp mới khi kích thước gói hàng thay đổi. Một băng tải có thể làm giảm việc đi lại nhưng nó có thể tạo ra tình trạng tắc nghẽn nếu trạm tiếp theo không thể theo kịp. Hệ thống thị giác có thể kiểm tra nhãn nhưng nó vẫn cần được kiểm tra và bảo trì. Tự động hóa cũng không loại bỏ nhu cầu sử dụng găng tay bảo hộ ở nhiều nơi làm việc. Công nhân có thể nạp vật liệu, xử lý kẹt giấy, xử lý các cạnh sắc, kiểm tra thành phẩm hoặc bảo trì thiết bị. Công ty có thể giảm bớt việc xử lý lặp đi lặp lại và vẫn cần găng tay để bảo vệ tay trong các nhiệm vụ khác. Câu hỏi hữu ích không phải là “găng tay hay tự động hóa?” Tôi hỏi: “Con người nên thực hiện phần nào của nhiệm vụ và máy móc nên thực hiện phần nào?” Công việc thủ công có thể phù hợp khi: - Loại sản phẩm thay đổi thường xuyên - Khối lượng sản xuất thấp hoặc trung bình - Công việc cần sự đánh giá và kiểm tra trực quan - Quy trình khó tiêu chuẩn hóa - Thiết bị không được sử dụng trong thời gian dài - Công nhân cần di chuyển linh hoạt giữa các trạm. Tự động hóa có thể phù hợp khi: - Chuyển động giống nhau lặp lại trong ca dài - Khối lượng sản xuất ổn định - Kích thước đầu vào và đầu ra nằm trong một phạm vi đã biết - Nhiệm vụ khiến công nhân phải tiếp xúc với các vật liệu sắc, nóng, nặng hoặc bị ô nhiễm - Có thể tính toán thời gian hoàn trả rõ ràng - Thiết bị có thể kết nối với quy trình làm việc hiện tại Một cách tiếp cận hỗn hợp thường cho kết quả cân bằng hơn. Một nhà máy ô tô có thể sử dụng robot để hàn và sơn trong khi công nhân đeo găng tay chống cắt xử lý các bộ phận, kiểm tra mối hàn và thiết bị chịu tải. Cơ sở đóng gói thực phẩm có thể tự động hóa việc đóng gói và niêm phong trong khi công nhân sử dụng găng tay phù hợp để làm sạch, kiểm tra chất lượng và thay đổi sản phẩm. Bản thân găng tay lao động cũng ảnh hưởng đến tổng chi phí. Một chiếc găng tay giá rẻ có thể đắt hơn khi nó nhanh mòn, giảm độ bám hoặc phải thay thế thường xuyên. Một chiếc găng tay có giá cao hơn có thể hợp lý khi nó có tuổi thọ lâu hơn và hỗ trợ xử lý tốt hơn. Quyết định nên dựa vào việc đo lường mức độ sử dụng chứ không chỉ dựa vào đơn giá. Tôi khuyên bạn nên theo dõi những số liệu này trong hai đến bốn tuần: 1. Số phút lao động dành cho nhiệm vụ mục tiêu 2. Số lượng công nhân tham gia 3. Đôi găng tay được sử dụng cho mỗi công nhân và mỗi ca 4. Sản phẩm bị hư hỏng và phải làm lại 5. Chấn thương nhẹ ở tay hoặc được báo cáo là khó chịu 6. Máy ngừng hoạt động liên quan đến nhiệm vụ 7. Thời gian chuyển đổi 8. Thời gian bảo trì và vệ sinh 9. Sản lượng mỗi giờ 10. Thời gian đào tạo cho công nhân mới Sau đó, có thể thực hiện một so sánh đơn giản. Chi phí thủ công hàng năm Nhân công thực hiện nhiệm vụ + mua găng tay + làm lại + xử lý tổn thất + vắng mặt do chấn thương nếu có + đào tạo và giám sát Chi phí tự động hóa hàng năm Thanh toán hoặc khấu hao thiết bị + lắp đặt + bảo trì + năng lượng + lập trình + thời gian ngừng hoạt động + hỗ trợ thủ công + thiết bị bảo vệ được sử dụng xung quanh hệ thống Các con số cần khớp với địa điểm thực tế. Ước tính của nhà cung cấp dựa trên một nhà máy khác có thể không phản ánh diện tích sàn, quy mô sản phẩm, trình độ kỹ năng của công nhân hoặc năng lực bảo trì của bạn. Tôi cũng nhìn vào những điểm thất bại. Nếu một người vận hành có thể dừng toàn bộ dây chuyền sản xuất, tự động hóa có thể tạo ra rủi ro mới. Nếu người lao động phải liên tục thò tay vào thùng hoặc vặn cổ tay thì việc xử lý bằng tay có thể gây ra vấn đề về công thái học. Nếu găng tay bị ướt, dính dầu hoặc bị rách trong khi thực hiện nhiệm vụ thì việc lựa chọn sản phẩm và thiết kế quy trình phải được xem xét cùng nhau. Một thử nghiệm thực tế có thể làm giảm sự phỏng đoán. Chạy quy trình thủ công trong một khoảng thời gian được đo. Kiểm tra thiết lập tự động hóa một phần trên một trạm. Ghi lại sản lượng, điểm dừng, sử dụng găng tay, kết quả chất lượng và phản hồi của công nhân. Hỏi nhân viên xem quy trình có chậm trễ hoặc không an toàn ở đâu không. Nhận xét của họ thường bộc lộ những vấn đề mà đề xuất mua hàng không thể hiện được. Tôi thích tự động hóa loại bỏ sự lặp lại có hại mà không loại bỏ khả năng phán đoán hữu ích của con người. Tôi cũng thích các chương trình găng tay phù hợp với mối nguy hiểm thực tế hơn là sử dụng một chiếc găng tay cho mọi nhiệm vụ. Khả năng chống cắt, độ bám, độ khéo léo, khả năng bảo vệ chất lỏng, khả năng chịu nhiệt và sự thoải mái nên được lựa chọn từ các điều kiện làm việc. Chi phí tiềm ẩn không phải lúc nào cũng là chi phí của găng tay thủ công. Đó có thể là do thời gian lao động, lỗi do xử lý kém hoặc thời gian ngừng hoạt động do quy trình không phù hợp tạo ra. Nó cũng có thể là chi phí tự động hóa đã được mua trước khi đo lường nhiệm vụ. Một cuộc kiểm toán rõ ràng sẽ đưa ra câu trả lời tốt hơn. Đo lường công việc, so sánh toàn bộ chi phí, kiểm tra quy trình và giữ thiết bị bảo hộ phù hợp với nhiệm vụ mà mọi người vẫn thực hiện.

Nhiều doanh nghiệp xem tự động hóa như một khoản chi phí mới. Họ xem phí phần mềm, công việc thiết lập, đào tạo nhân viên và bảo trì hệ thống. Giá hàng tháng rất dễ nhận thấy. Chi phí tiềm ẩn của công việc thủ công khó thấy hơn. Tôi từng nghĩ tự động hóa chỉ có ý nghĩa đối với các công ty lớn có ngân sách lớn. Sau khi quan sát các nhóm nhỏ xử lý đơn đặt hàng, hóa đơn, tin nhắn của khách hàng và báo cáo bằng tay, tôi đã thay đổi quan điểm của mình. Một tác vụ tự động hóa đơn giản có thể tiết kiệm nhiều hơn giá của nó khi loại bỏ công việc lặp đi lặp lại và giảm thiểu những sai sót có thể tránh được. Câu hỏi thực sự không phải là “Công cụ này giá bao nhiêu?” Đó là “Quy trình hiện tại tiêu tốn bao nhiêu thời gian và tiền bạc?” ### Công việc thủ công thường tốn nhiều chi phí hơn mức tưởng tượng Một công việc mất năm phút có vẻ không tốn kém. Một thành viên trong nhóm lặp lại nhiệm vụ đó 80 lần một tuần sẽ dành hơn sáu giờ cho nó. Khoảng thời gian đó có thể hỗ trợ dịch vụ khách hàng, theo dõi doanh số bán hàng, công việc về sản phẩm hoặc phát triển nhân viên. Một nhà bán lẻ trực tuyến nhỏ đưa ra một ví dụ hữu ích. Một nhân viên đã sao chép chi tiết đơn hàng từ trang web vào bảng tính, kiểm tra trạng thái thanh toán và gửi thông tin cập nhật về vận chuyển. Quá trình này mất khoảng hai giờ mỗi ngày. Sau khi nhà bán lẻ kết nối hệ thống đặt hàng với công cụ kiểm kê và email, nhân viên chỉ xem xét các trường hợp ngoại lệ. Công ty đã không loại bỏ vai trò của nhân viên. Nó đã thay đổi nơi nhân viên dành thời gian. Sự khác biệt đó rất quan trọng. Tự động hóa tốt hỗ trợ mọi người. Nó không coi mọi nhiệm vụ là lý do để giảm số lượng nhân viên. ### Tự động hóa giảm các lỗi lặp lại Nhập thủ công có thể tạo ra những lỗi nhỏ dẫn đến chi phí lớn hơn: - Mã sản phẩm không chính xác - Hóa đơn trùng lặp - Tin nhắn khách hàng bị bỏ sót - Địa chỉ giao hàng sai - Số lượng hàng tồn kho lỗi thời - Báo cáo được xây dựng với dữ liệu không đầy đủ Mỗi lỗi có thể chỉ mất vài phút để sửa. Một số tạo ra khoản tiền hoàn lại, sự chậm trễ, yêu cầu hỗ trợ hoặc mất niềm tin. Quy trình làm việc tự động có thể sao chép dữ liệu giữa các hệ thống được kết nối với ít bước thủ công hơn. Nó vẫn cần kiểm tra và đánh giá của con người, tuy nhiên nhóm dành ít thời gian hơn để sửa các vấn đề đầu vào cơ bản. Ví dụ: nhóm kế toán có thể đặt quy tắc gửi hóa đơn để phê duyệt khi đơn hàng đạt đến trạng thái nhất định. Quy tắc này không thay thế phán quyết tài chính. Nó chỉ đơn giản là loại bỏ nhu cầu kiểm tra cùng một màn hình suốt cả ngày. ### Tự động hóa giúp các nhóm xử lý sự tăng trưởng. Hệ thống thủ công có thể hoạt động tốt khi doanh nghiệp có 20 đơn hàng mỗi ngày. Quá trình tương tự có thể trở nên khó khăn khi khối lượng đặt hàng đạt 100 hoặc 200. Khi đó, công ty có thể cần thêm giờ làm thêm, nhân viên tạm thời hoặc hỗ trợ hành chính bổ sung. Tự động hóa có thể giúp nhóm quản lý khối lượng lớn hơn mà không làm tăng mọi chi phí ở cùng một tỷ lệ. Một công ty dịch vụ có thể sử dụng biểu mẫu trực tuyến để thu thập thông tin chi tiết về khách hàng trước cuộc hẹn. Thông tin có thể chảy vào hệ thống lập kế hoạch và tạo email nhắc nhở. Nhân viên vẫn có thể liên hệ với khách hàng khi có trường hợp cần được cá nhân quan tâm. Công ty đạt được năng lực mà không làm cho mọi tương tác của khách hàng trở nên máy móc. ### Tự động hóa giúp đo lường thời gian dễ dàng hơn Nhiều doanh nghiệp theo dõi tiền bạc chặt chẽ nhưng không theo dõi thời gian của nhân viên theo từng nhiệm vụ. Điều đó làm cho công việc kém hiệu quả khó bị phát hiện. Tôi khuyên bạn nên ghi lại quá trình trong một tuần: 1. Viết ra từng nhiệm vụ lặp lại. 2. Đếm số lần nhiệm vụ được thực hiện. 3. Ghi lại thời gian trung bình cho mỗi nhiệm vụ. 4. Lưu ý chi phí cho sai sót và công việc tiếp theo. 5. Kiểm tra xem bước nào cần có sự đánh giá của con người. 6. Đánh dấu các bước chỉ liên quan đến việc sao chép, sắp xếp, kiểm tra hoặc gửi. Đánh giá đơn giản này thường cho thấy tự động hóa có thể giúp ích ở đâu. Một nhóm dành 30 phút mỗi sáng để chuẩn bị báo cáo bán hàng có thể không coi nhiệm vụ này là tốn kém. Trong một năm, thời gian có thể cộng lại thành nhiều ngày làm việc. Công cụ báo cáo có thể giảm thời gian chuẩn bị trong khi cung cấp cho người quản lý quyền truy cập vào cùng một dữ liệu ở định dạng rõ ràng hơn. ### Công cụ có chi phí thấp nhất không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất Giá cả rất quan trọng, nhưng nó không nên đứng một mình. Một công cụ chi phí thấp có thể tạo ra thêm công việc khi nó có khả năng tích hợp hạn chế, xuất dữ liệu kém hoặc kiểm soát truy cập không rõ ràng. Tùy chọn đắt hơn một chút có thể kết nối với hệ thống mà nhóm đã sử dụng và giảm bớt nỗ lực thiết lập. Trước khi chọn một công cụ, tôi xem xét: - Nhiệm vụ mà nó sẽ xử lý - Hệ thống mà nó phải kết nối - Số lượng người dùng - Cài đặt truy cập và lưu trữ dữ liệu - Điểm đánh giá của con người - Tùy chọn hỗ trợ - Xuất và sao lưu các tính năng - Tiết kiệm thời gian dự kiến ​​- Công việc bảo trì liên tục Một tính toán cơ bản có thể hỗ trợ quyết định: Tiết kiệm ước tính hàng năm = số giờ làm việc tiết kiệm × chi phí lao động mỗi giờ − chi phí công cụ và bảo trì hàng năm Kết quả chỉ là ước tính. Nó mang lại cho nhóm một cách chia sẻ để thảo luận về việc mua hàng. ### Tự động hóa nên bắt đầu bằng một quy trình rõ ràng. Các dự án lớn thường trở nên tốn kém vì doanh nghiệp cố gắng tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Một dự án tập trung sẽ dễ kiểm tra hơn. Tôi sẽ bắt đầu với một quy trình: - Lặp lại thường xuyên - Dễ mô tả - Dựa trên dữ liệu nhất quán - Rủi ro thấp khi được xem xét - Có thể đo lường trước và sau Nhắc nhở hóa đơn, xác nhận cuộc hẹn, cảnh báo chứng khoán và báo cáo định kỳ có thể phù hợp với phương pháp này. Nhóm có thể so sánh quy trình trước và sau khi thay đổi: - Thời gian sử dụng - Số lỗi - Thời gian phản hồi của khách hàng - Khối lượng công việc của nhân viên - Chi phí cho mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành Nếu kết quả hữu ích, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp tương tự cho quy trình khác. ### Sự đánh giá của con người vẫn có chỗ Tự động hóa có thể tuân theo các quy tắc, nhưng nó có thể không hiểu mọi tình huống. Một khách hàng có yêu cầu đặc biệt, một khoản thanh toán bất thường hoặc khiếu nại nhạy cảm có thể cần một người. Tôi thích quy trình công việc bao gồm các điểm đánh giá rõ ràng. Ví dụ: một hệ thống có thể phê duyệt các hóa đơn định kỳ theo số tiền đã đặt trong khi gửi các khoản phí bất thường cho người quản lý. Công cụ hỗ trợ khách hàng có thể trả lời các câu hỏi phổ biến trong khi hướng dẫn các trường hợp phức tạp cho nhân viên. Cách tiếp cận này giúp công việc thường ngày diễn ra trôi chảy và để lại không gian cho sự phán xét. ### Một ví dụ thực tế Hãy tưởng tượng một công ty bảo trì tài sản gồm năm người. Nhân viên nhận được yêu cầu qua email, sao chép chi tiết vào bảng tính, phân công công việc qua điện thoại và gửi thông tin cập nhật theo cách thủ công. Công ty lựa chọn quy trình làm việc đơn giản: 1. Khách hàng gửi yêu cầu qua biểu mẫu. 2. Biểu mẫu ghi lại địa chỉ, loại dịch vụ và thời gian ưu tiên. 3. Hệ thống gửi yêu cầu đến đúng thành viên trong nhóm. 4. Khách hàng nhận được xác nhận. 5. Nhân viên xem xét các trường hợp có chi tiết không rõ ràng. 6. Hệ thống gửi tin nhắn theo dõi sau khi thực hiện công việc. Công ty vẫn cần người kiểm tra tài sản, giải quyết vấn đề và nói chuyện với khách hàng. Quy trình làm việc chỉ loại bỏ công việc phối hợp lặp đi lặp lại. Nếu quy trình tiết kiệm được hai giờ mỗi ngày, công ty có thể đo lường thời gian đó dựa trên chi phí phần mềm. Nó cũng có thể phát hiện ra ít yêu cầu bị bỏ lỡ hơn và phản hồi nhanh hơn. ### Tiết kiệm tiếp tục sau thời gian thiết lập Tự động hóa có chi phí thiết lập. Ai đó phải chọn công cụ, lập bản đồ quy trình, kiểm tra các quy tắc và đào tạo nhóm. Những nhiệm vụ này nên được đưa vào ngân sách. Sau khi ra mắt, khoản tiết kiệm chính có thể đến từ việc sử dụng nhiều lần. Một quy trình làm việc tiết kiệm được mười phút bản thân nó không hề ấn tượng. Được sử dụng hàng trăm lần mỗi tháng, nó có thể giải phóng một lượng thời gian đáng kể của nhân viên. Kết quả tốt nhất đến từ việc xem xét thường xuyên. Doanh nghiệp nên kiểm tra xem các quy tắc có còn phù hợp với quy trình của họ hay không, liệu nhân viên có hiểu hệ thống hay không và liệu khách hàng có nhận được thông tin liên lạc hữu ích hay không. Tự động hóa không phải là một câu trả lời kỳ diệu và nó không loại bỏ nhu cầu quản lý tốt. Nó có thể làm cho quy trình diễn ra nhanh hơn, giảm thiểu các lỗi thường ngày và giúp mọi người có nhiều thời gian hơn cho những công việc cần được quan tâm và đánh giá. Khi một công ty đo lường chi phí hiện tại, bắt đầu với một nhiệm vụ rõ ràng và duy trì sự xem xét của con người ở đúng nơi, khoản tiết kiệm sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Chi phí lao động có thể gây áp lực ổn định lên một doanh nghiệp đang phát triển. Tiền lương, đào tạo, lập kế hoạch, làm thêm giờ và luân chuyển nhân viên đều ảnh hưởng đến ngân sách. Tuy nhiên, việc cắt giảm nhân lực mà không sửa đổi quy trình có thể tạo ra những vấn đề mới: dịch vụ chậm hơn, thiếu nhiệm vụ và nhiều khiếu nại của khách hàng hơn. Tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp không cần phải lựa chọn giữa chi phí lao động cao và kết quả kém. Lựa chọn tốt hơn là xem lại cách thực hiện công việc, loại bỏ các bước thủ công lặp đi lặp lại và sử dụng các công cụ phù hợp để họ có thể hỗ trợ nhóm. Mục tiêu không phải là thay thế mọi công nhân. Mục đích là giúp mỗi người dành nhiều thời gian hơn cho công việc cần sự phán xét, quan tâm và giao tiếp. ## Bắt đầu với công việc tiêu tốn nhiều thời gian nhất. Tôi bắt đầu bằng việc xem xét đơn giản các hoạt động hàng ngày. Những nhiệm vụ nào mất vài giờ mỗi tuần? Những nhiệm vụ nào được lặp đi lặp lại bởi các nhân viên khác nhau? Sự chậm trễ xuất hiện ở đâu? Những bước nào phụ thuộc vào bảng tính, biểu mẫu giấy, email hoặc nhập dữ liệu thủ công? Một công ty dịch vụ có thể mất hàng giờ để sắp xếp các cuộc hẹn và gửi lời nhắc. Một doanh nghiệp bán lẻ có thể yêu cầu nhân viên kiểm tra hàng tồn kho bằng tay. Một nhóm văn phòng có thể sao chép cùng một thông tin chi tiết về khách hàng vào một số hệ thống. Các tác vụ này có thể trông nhỏ khi xem từng tác vụ một. Trong suốt một tháng, họ có thể chiếm phần lớn số giờ làm việc được trả lương. Một danh sách nhiệm vụ rõ ràng giúp tiết lộ vị trí mà công tắc thông minh có thể có ý nghĩa. ## Tách biệt công việc của con người khỏi công việc lặp lại Không phải mọi nhiệm vụ đều phải được tự động hóa hoặc chuyển sang hệ thống mới. Cuộc trò chuyện với khách hàng, kiểm tra chất lượng, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định thường cần sự chú ý của con người. Các tác vụ lặp lại có thể được hỗ trợ dễ dàng hơn bằng phần mềm, thiết bị hoặc dịch vụ bên ngoài. Ví dụ: một công ty bảo trì tài sản nhỏ có thể khiến các kỹ thuật viên của mình tập trung vào việc sửa chữa trong khi sử dụng phần mềm lập lịch để nhắc cuộc hẹn và lập kế hoạch lộ trình. Phần mềm không sửa chữa đường ống bị rò rỉ. Nó giúp giảm thời gian sắp xếp các chuyến thăm. Sự khác biệt đó quan trọng. Một công cụ nên hỗ trợ nhóm hơn là tạo thêm công việc cho họ. ## So sánh toàn bộ chi phí Tiền lương theo giờ chỉ là một phần chi phí nhân công. Tôi cũng xem xét: - Thời gian đào tạo - Làm thêm giờ - Luân chuyển nhân viên - Làm lại - Lỡ cuộc hẹn - Thời gian phản hồi chậm - Nhiệm vụ hành chính - Lỗi do nhập dữ liệu lặp đi lặp lại - Thời gian dành cho việc kiểm tra thông tin không đầy đủ Chi phí theo giờ thấp hơn có thể không dẫn đến kết quả tốt hơn nếu công việc cần phải lặp lại. Quy trình có chi phí cao hơn có thể hợp lý khi nó bảo vệ được chất lượng dịch vụ và giảm thiểu sai sót. Câu hỏi hữu ích không phải là “Làm thế nào tôi có thể chi tiêu ít hơn cho lao động?” Đó là “Làm cách nào tôi có thể sử dụng giờ lao động hiệu quả hơn trong khi vẫn giữ được độ tin cậy của dịch vụ?” ## Kiểm tra một quy trình trước khi thay đổi mọi thứ Thay đổi toàn bộ hệ thống có thể tạo ra sự nhầm lẫn khi nhóm chưa có thời gian để điều chỉnh. Tôi thích một bài kiểm tra nhỏ hơn. Chọn một quy trình, chẳng hạn như: - Đặt lịch hẹn - Theo dõi khách hàng - Cập nhật hàng tồn kho - Chuẩn bị hóa đơn - Lên kế hoạch cho nhân viên - Tạo báo cáo cơ bản Đặt khoảng thời gian xem xét rõ ràng và theo dõi một số biện pháp thực tế: - Số giờ dành cho nhiệm vụ - Số lỗi - Thời gian phản hồi - Phản hồi của khách hàng - Khối lượng công việc của nhân viên - Chi phí cho mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành Ví dụ: một doanh nghiệp giao hàng địa phương có thể kiểm tra việc lập kế hoạch tuyến đường kỹ thuật số với một nhóm. Chủ sở hữu có thể so sánh thời gian lái xe, giao hàng trễ và phản hồi của nhân viên trước khi quyết định xem quy trình có phù hợp với hoạt động rộng hơn hay không. Cách tiếp cận này mang lại cho doanh nghiệp những thông tin hữu ích mà không buộc mọi bộ phận phải thay đổi cùng một lúc. ## Chuẩn bị cho nhóm chuyển đổi Một công cụ mới chỉ có thể tiết kiệm thời gian khi mọi người hiểu cách sử dụng nó. Tôi giải thích điều gì sẽ thay đổi, điều gì sẽ giữ nguyên và quy trình mới sẽ giúp ích cho nhóm như thế nào. Các buổi đào tạo ngắn thường dễ theo dõi hơn một bài thuyết trình dài. Các bước bằng văn bản, ví dụ đơn giản và người sẵn sàng trả lời các câu hỏi có thể làm giảm căng thẳng trong quá trình thay đổi. Nhân viên cũng có thể xác định được những vấn đề mà người quản lý không nhìn thấy. Kinh nghiệm hàng ngày của họ có thể cho thấy quy trình chưa rõ ràng ở đâu hoặc công cụ mới có thể làm chậm công việc ở đâu. Lắng nghe phản hồi đó sẽ cải thiện quyết định và hỗ trợ việc áp dụng suôn sẻ hơn. ## Đo lường kết quả ngoài bảng lương Một công tắc thông minh cần được đánh giá bằng nhiều điều hơn là việc giảm chi tiêu lao động. Hãy nhìn vào chất lượng dịch vụ, tốc độ làm việc, sự hài lòng của khách hàng và năng lực của nhóm. Nếu nhân viên dành ít thời gian hơn cho việc quản lý thông thường, họ có thể trả lời khách hàng sớm hơn hoặc hoàn thành công việc cẩn thận hơn. Kết quả sẽ khác nhau tùy theo doanh nghiệp. Một số công ty có thể giảm giờ làm thêm. Những người khác có thể giữ nguyên quy mô nhân viên trong khi xử lý nhiều đơn hàng hơn. Một doanh nghiệp khác có thể sử dụng thời gian tiết kiệm được để cải thiện hoạt động đào tạo hoặc hỗ trợ khách hàng. Đó là lý do tại sao việc đo lường thực tế lại quan trọng hơn những lời hứa suông. Chi phí lao động đáng được quan tâm cẩn thận, nhưng chúng chỉ là một phần của bức tranh kinh doanh. Khi tôi xem xét một quy trình, tôi tìm kiếm những công việc lặp đi lặp lại, những sự chậm trễ có thể tránh được và những nhiệm vụ khiến những người có kỹ năng tránh xa khách hàng. Việc chuyển đổi dần dần, được hỗ trợ bởi dữ liệu rõ ràng và phản hồi của nhóm, có thể giúp sử dụng giờ làm việc tốt hơn mà không đưa ra những tuyên bố mà doanh nghiệp không thể hỗ trợ. Sự thay đổi mạnh mẽ nhất thường mang tính thực tế: một quy trình, một bài kiểm tra và một sự cải thiện được đo lường tại một thời điểm. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nội dung của bài viết này, vui lòng liên hệ với longteou: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687.

Tổ chức Lao động Quốc tế — 2023 — Trí tuệ nhân tạo sáng tạo và Việc làm: Phân tích toàn cầu về những tác động tiềm ẩn đến số lượng và chất lượng công việc Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế — 2015 — ISO 12100: An toàn Máy móc: Nguyên tắc chung cho Thiết kế Quản lý An toàn và Sức khỏe Lao động — 2023 — Các biện pháp Thực hành được Khuyến nghị cho các Chương trình An toàn và Sức khỏe Diễn đàn Kinh tế Thế giới — 2023 — Báo cáo Tương lai Việc làm 2023 Viện Quốc gia về An toàn và Sức khỏe Lao động — 2021 — Hệ thống phân cấp kiểm soát áp dụng cho các mối nguy hiểm tại nơi làm việc Liên đoàn Robot quốc tế — 2023 — World Robotics 2023: Robot công nghiệp