Sản lượng nhanh hơn 30%? Dây chuyền găng tay tự động của chúng tôi đè bẹp đối thủ—của bạn chậm đến mức nào?

Tôi thường thấy vấn đề tương tự trong quá trình sản xuất găng tay: dây chuyền có vẻ bận rộn nhưng sản lượng vẫn ở mức thấp. Chỗ này dừng một chút, chỗ kia chậm rãi kiểm tra, cả ngày cảm thấy bế tắc. Công nhân chờ đợi. Máy móc chờ đợi. Đơn đặt hàng di chuyển muộn. Theo quan điểm của tôi, sản lượng găng tay nhanh hơn không có nghĩa là thúc đẩy mọi người khó khăn hơn. Đó là về việc loại bỏ các khối nhỏ làm chậm đường truyền. Khi nhìn vào một nhà máy sản xuất găng tay, tôi tập trung vào ba điều: dòng nguyên liệu, thiết lập máy móc và nhịp điệu của công nhân. Nếu một trong những bộ phận này bị hỏng, sản lượng sẽ giảm nhanh. Tôi đã từng chứng kiến ​​một nhà máy mất nhiều giờ vì thùng carton được đặt quá xa dây chuyền. Tôi cũng đã thấy việc thay khuôn đơn giản mất quá nhiều thời gian vì dụng cụ chưa sẵn sàng. Đây là những điều nhỏ nhặt, nhưng chúng cộng lại. Quan điểm của tôi rất đơn giản: nếu bạn muốn sản lượng găng tay nhanh hơn, hãy bắt đầu với dây chuyền đã tồn tại. Đừng cố gắng giải quyết mọi thứ cùng một lúc. Tôi làm việc từ điểm có thể nhìn thấy chất thải, sau đó tôi tiến tới điểm mà con người và máy móc dành nhiều thời gian chờ đợi nhất. Bước 1: giảm thời gian chờ đợi tại hàng Tôi luôn kiểm tra nơi công nhân tạm dừng. Một số dây chuyền bị chậm lại do găng tay thô, hộp, lớp lót hoặc nhãn không đủ gần. Một công nhân có thể phải quay lại, đi bộ hoặc xin mẻ tiếp theo. Điều đó nghe có vẻ nhỏ nhặt. Không phải vậy. Mười giây ở đây, hai mươi giây ở kia, và đường dây mất đi dòng chảy. Tôi thích giữ các dụng cụ, gói hàng và thành phẩm ở những vị trí cố định. Khi mọi đồ vật đều có chỗ để tìm, người lao động không còn tốn công sức tìm kiếm. Tôi cũng giữ cho điểm bàn giao ngắn gọn. Nếu một trạm chuyển công việc sang trạm tiếp theo mà không bị chậm trễ, toàn bộ tuyến sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn. Bước 2: chuẩn bị máy móc sẵn sàng trước khi ca bắt đầu Máy khởi động muộn sẽ không dễ dàng bắt kịp. Tôi đã thấy một dây chuyền sản xuất găng tay bị mất sản lượng do nhóm thiết lập vẫn đang điều chỉnh các bộ phận sau khi thời gian sản xuất bắt đầu. Đó là một thói quen đau đớn. Cách của tôi là hoàn tất việc kiểm tra trước khi mở đường dây. Tôi xem xét các khuôn mẫu, mức nhiệt, dây đai, đường dẫn khí và độ mòn cơ bản. Tôi cũng thử nghiệm việc chạy với một lô nhỏ. Điều này không cần một kế hoạch cầu kỳ. Nó cần kỷ luật. Nếu nhóm phát hiện ra vấn đề tương tự hàng ngày, tôi sẽ ghi lại và khắc phục tại nguồn. Nếu một bộ phận tiếp tục trượt, tôi kiểm tra kẹp. Nếu con dấu tiếp tục bị rò rỉ, tôi sẽ thay thế nó sớm. Công việc sửa chữa nhỏ được thực hiện sớm sẽ tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với việc sửa chữa lớn được thực hiện muộn. Bước 3: làm cho quy trình công việc trở nên dễ theo dõi Mọi người làm việc nhanh hơn khi nhiệm vụ dễ nhìn thấy. Tôi thích các quy tắc trạm rõ ràng, danh sách nhiệm vụ ngắn gọn và kiểm tra dễ dàng. Khi công nhân biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo, họ sẽ hành động ít do dự hơn. Nếu nhiệm vụ thay đổi quá thường xuyên, tốc độ sẽ giảm và sai sót sẽ tăng lên. Điều đó đúng trong dây chuyền may, dây chuyền nhúng, dây chuyền đóng gói và khu vực kiểm tra. Một ví dụ thực tế: một nhà máy sản xuất găng tay mà tôi làm việc đã sử dụng các quy tắc đóng gói khác nhau cho mỗi ca. Kết quả là một mớ hỗn độn vào cuối ngày. Hộp bị lẫn lộn, nhãn sai và đội kiểm tra lại phải sắp xếp lại mọi thứ. Chúng tôi đã thay đổi cách thiết lập để mỗi ca sử dụng cùng một đường dẫn đóng gói. Dòng người trở nên yên tĩnh hơn và sản lượng được cải thiện mà không cần thêm người. Bước 4: rèn luyện nhịp điệu, không chỉ kỹ năng Một người thợ lành nghề vẫn có thể chạy chậm lại nếu nhịp điệu không đúng. Tôi chú ý đến tốc độ giữa các trạm. Một số công nhân hoàn thành sớm và chờ đợi. Một số công nhân giữ công việc quá lâu trước khi chuyển nó đi. Điều đó phá vỡ sự cân bằng của dòng. Tôi thích các buổi đào tạo ngắn thể hiện chuyển động của tay phải, tầm với bên phải và chuyển động tay phải. Khi chuyển động mượt mà, tốc độ sẽ đến một cách tự nhiên hơn. Tôi cũng theo dõi chặt chẽ các nhân viên mới. Công nhân mới thường ngần ngại vì sợ mắc sai lầm. Tôi đưa ra cho họ những mục tiêu đơn giản và để họ học hỏi với sự hỗ trợ. Nếu họ cảm thấy an toàn, họ sẽ ổn định nhanh hơn. Nếu họ cảm thấy vội vã, họ sẽ chậm lại. Bước 5: theo dõi con số quan trọng Tôi không dựa vào phỏng đoán. Tôi theo dõi sản lượng mỗi giờ, số lần dừng, số lỗi và số lần làm lại. Những con số này cho tôi biết đường dây đang giảm tốc độ ở đâu. Nếu đầu ra giảm sau khi thay đổi công cụ, tôi sẽ kiểm tra quá trình chuyển đổi. Nếu sai sót gia tăng sau khi ca mới bắt đầu, tôi sẽ kiểm tra chất lượng đào tạo hoặc bàn giao. Tôi thấy một nhà máy sản xuất găng tay có tổng sản lượng tốt trên giấy tờ, nhưng có quá nhiều đôi bị lỗi được gửi lại để sửa chữa. Nhóm cảm thấy bận rộn nhưng thành quả thực sự lại rất yếu. Sau khi họ bắt đầu theo dõi việc làm lại theo trạm, vấn đề đã lộ rõ. Sau khi tìm thấy nguồn, họ cắt giảm chất thải và duy trì hoạt động của dây chuyền. Điều tôi thích ở cách tiếp cận này là nó vẫn thực tế. Nó không phụ thuộc vào những lời hứa lớn. Nó phụ thuộc vào những thói quen rõ ràng: giữ nguyên vật liệu ở gần, chuẩn bị máy móc sớm, làm cho công việc dễ theo dõi, rèn luyện nhịp điệu và xem các con số thể hiện dòng chảy thực sự. Khi tôi giúp một dòng găng tay phát triển nhanh hơn, tôi không theo đuổi tốc độ một mình. Tôi bảo vệ dòng chảy. Đó là nơi có đầu ra ổn định. Một dòng chạy với ít điểm dừng hơn, ít lượt rẽ hơn và ít lỗi hơn có thể tạo ra nhiều sản phẩm hơn mà không gây cảm giác hỗn loạn. Đó là loại thay đổi mà tôi tin tưởng, vì tôi đã thấy nó có hiệu quả.

Tôi biết cảm giác nhìn một hàng người chậm lại và thấy sự kiên nhẫn dần mất đi. Mọi người liếc nhìn quầy tính tiền, kiểm tra điện thoại, hỏi cùng một câu hỏi, rồi nhìn quanh tìm nơi khác để đi. Tôi đã chứng kiến ​​điều này xảy ra tại quán cà phê vào bữa trưa, tại quầy lễ tân của phòng khám và tại một cửa hàng nhỏ vào một ngày thứ Bảy bận rộn. Sự chờ đợi là một phần của vấn đề. Vấn đề lớn hơn là sự nghi ngờ ngày càng tăng khi không có ai di chuyển. Để đánh bại những dòng chậm, tôi bắt đầu với chính dòng đó. Tôi quan sát nơi mọi người dừng lại, nơi nhân viên tạm dừng và bước tiếp theo không rõ ràng. Ở nhiều nơi, sự chậm trễ không đến từ một vấn đề lớn. Nó đến từ những cái nhỏ xếp chồng lên nhau. Nhân viên thu ngân hỏi quá nhiều câu hỏi. Một mẫu đơn được trao quá muộn. Một bước thanh toán mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết. Một điểm chậm có thể cản trở toàn bộ dòng. Tôi cũng nhìn vào con đường của khách hàng. Mọi người muốn biết điều gì xảy ra tiếp theo. Khi con đường dễ nhìn thấy, họ cảm thấy bình tĩnh hơn. Một biển hiệu rõ ràng, số hàng đợi đơn giản hoặc một tin nhắn ngắn ở lối vào có thể giúp giảm căng thẳng nhanh chóng. Tôi đã thấy một tiệm bánh nhỏ giảm bớt sự nhầm lẫn chỉ bằng cách đánh dấu một dòng cho đơn hàng nhận và dòng khác cho đơn hàng mới. Căn phòng ngay lập tức có cảm giác bớt đông đúc hơn và nhân viên di chuyển ít áp lực hơn. Bước thứ hai là tách các nhiệm vụ nhanh khỏi các nhiệm vụ chậm. Không phải mọi khách hàng đều cần cùng một lượng thời gian. Một số người chỉ cần trả tiền và rời đi. Một số cần thêm trợ giúp. Khi cả hai nhóm sử dụng cùng một đường dẫn, đường sẽ bị kéo. Tôi thích cách thiết lập cho phép thực hiện các tác vụ nhanh chóng mà không bị chậm trễ. Một quán cà phê có thể giữ đồ uống di động ở một quầy và đồ uống tùy chỉnh ở một quầy khác. Phòng khám có thể cho phép đăng ký trước khi chuyến thăm đầy đủ bắt đầu. Những thay đổi nhỏ như thế này giúp mọi người không phải chờ đợi sau công việc không phù hợp với nhu cầu của họ. Tôi cũng rất chú ý đến luồng nhân viên. Khi một người làm mọi việc, hàng người thường chậm lại. Một thiết lập tốt hơn sẽ mang lại cho mỗi người một công việc rõ ràng. Một người chào hỏi. Một người kiểm tra chi tiết. Một người xử lý thanh toán. Tôi thấy điều này ở một hiệu thuốc địa phương, nơi quầy lễ tân thường dừng lại vài phút một lần để trả lời cuộc gọi. Sau khi họ phân công một nhân viên trả lời các câu hỏi qua điện thoại trong giờ cao điểm, tuyến đầu đã di chuyển nhanh hơn nhiều. Cách khắc phục rất đơn giản. Hiệu quả rất dễ cảm nhận. Một thói quen khác có ích là sử dụng danh sách chờ hoặc hệ thống đặt chỗ khi không gian trở nên bận rộn. Tôi thích điều này vì mọi người không cảm thấy bị mắc kẹt trong đám đông. Họ có thể đợi ở gần đó, ngồi xuống hoặc quay lại sau. Sự lựa chọn đó quan trọng. Một tiệm cắt tóc mà tôi ghé thăm đã sử dụng tin nhắn để gọi cho mọi người khi đến lượt họ. Khách hàng không còn đứng kề vai sát cánh cửa nữa. Cửa hàng trở nên yên tĩnh hơn và nhân viên có nhiều không gian để tập trung hơn. Tôi cũng kiểm tra những độ trễ nhỏ mà mọi người thường bỏ qua. Một cây bút không hoạt động. Một thiết bị thanh toán cần khởi động lại. Một menu gây nhầm lẫn cho khách truy cập mới. Một câu hỏi được hỏi theo cách tương tự mười lần một ngày. Những chi tiết này có thể trông nhỏ nhặt nhưng lại làm chậm đường hơn nhiều chủ sở hữu mong đợi. Khi tôi loại bỏ một hoặc hai trong số chúng, toàn bộ không gian sẽ hoạt động tốt hơn. Nếu phải giữ lời khuyên của mình đơn giản, tôi sẽ nói thế này: xem xét tuyến đường, vạch rõ đường đi, phân chia công việc và loại bỏ những bước không giúp ích gì cho khách hàng. Đó là cách tôi nghĩ về việc đánh bại những đường chậm. Không phải bằng cách đẩy mọi người nhanh hơn mà bằng cách khiến thời gian chờ đợi ngắn hơn và dịch vụ trở nên suôn sẻ hơn. Theo quan điểm của tôi, đường dây tốt nhất không phải là đường dây có vẻ bận rộn. Đó là người di chuyển ít căng thẳng hơn, ít bối rối hơn và ít chuyển động lãng phí hơn. Khi mọi người có thể nhìn thấy sự tiến bộ, họ sẽ bình tĩnh hơn. Khi nhân viên có thể tập trung vào một nhiệm vụ, họ sẽ làm việc với nhiều quyền kiểm soát hơn. Đó là nơi sự thay đổi bắt đầu.

Tôi đã từng nghĩ một dòng chỉ là một dòng. Cuộc gọi bị rớt. Tin nhắn đến muộn. Khách hàng chờ đợi. Tôi luôn tự nhủ rằng mình có thể sống chung với nó, nhưng những vấn đề nhỏ cứ chồng chất lên. Một đường dây yếu không chỉ làm chậm một nhiệm vụ. Nó thay đổi cách mọi người nghe thấy bạn, tiếp cận bạn và tin tưởng bạn. Đó là lý do tại sao tôi bắt đầu nhìn sản phẩm của mình giống như cách tôi nhìn mặt tiền cửa hàng hoặc trang web. Nếu cảm thấy nó chậm, không rõ ràng hoặc không đáng tin cậy thì mọi người sẽ chú ý. Tôi nhận thấy nó trong tác phẩm của chính mình và tôi đã nhìn thấy nó một lần nữa trong một cửa hàng nhỏ mà tôi đã giúp đỡ. Chủ sở hữu đã bỏ lỡ các cuộc gọi đặt chỗ hàng tuần vì đường dây bị cắt giữa cuộc trò chuyện. Sau khi thiết lập xong, điện thoại vẫn đổ chuông như vậy nhưng mức độ căng thẳng đã thay đổi. Cửa hàng cảm thấy dễ dàng hơn để hoạt động. Tôi nghĩ đó là giá trị thực sự của việc nâng cấp một tuyến. Nó không phải là về âm thanh ưa thích. Đó là về việc làm cho giao tiếp hàng ngày dễ sử dụng hơn. Điều tôi tìm kiếm khi nâng cấp đường dây: - Chất lượng cuộc gọi rõ ràng - Tín hiệu ổn định - Thiết lập dễ dàng - Chi phí hàng tháng hợp lý - Hỗ trợ giải đáp các câu hỏi thực tế - Kế hoạch phù hợp với cách tôi làm việc Tôi giữ danh sách kiểm tra của mình đơn giản. Nếu tôi cần một đường dây để làm việc, tôi tự hỏi bây giờ có chuyện gì xảy ra vậy. Cuộc gọi có bị rớt không? Tín hiệu có yếu ở một số phòng không? Mọi người bảo giọng tôi nghe có vẻ đứt đoạn hay xa vắng? Tôi có bỏ lỡ tin nhắn vì đường dây không đáng tin cậy không? Khi tôi trả lời những câu hỏi đó một cách trung thực, bước tiếp theo sẽ trở nên dễ dàng hơn. Tôi cũng chú ý đến cách tôi sử dụng dòng này mỗi ngày. Nếu tôi nhận cuộc gọi từ nhà, tôi muốn có kết nối ổn định trong phòng nơi tôi làm việc nhiều nhất. Nếu tôi điều hành một nhóm nhỏ, tôi muốn có một thiết lập giúp mọi người luôn có thể tiếp cận được. Nếu tôi xử lý các cuộc gọi của khách hàng, tôi muốn ít bị gián đoạn hơn và ít nhầm lẫn hơn. Một dòng tốt phải phù hợp với thói quen tôi đã có. Nó không nên buộc tôi phải thay đổi mọi thứ chỉ để thực hiện cuộc gọi. Tôi học được điều này từ một doanh nghiệp sửa chữa địa phương gần khu vực của tôi. Người chủ sở hữu có một đường dây cơ bản dành cho các cuộc gọi của khách hàng. Nó hoạt động trong những giờ yên tĩnh, sau đó không thành công khi có nhiều người gọi cùng lúc. Anh ấy nghĩ vấn đề nằm ở chính chiếc điện thoại. Không phải vậy. Đường dây không thể theo kịp nhu cầu. Sau khi anh thay đổi cách thiết lập và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với khối lượng công việc thực tế, các cuộc gọi nhỡ giảm xuống và anh không còn bị mất việc làm qua điện thoại nữa. Sự thay đổi đó có vẻ nhỏ bé trên giấy tờ. Trong cuộc sống thực, nó làm cho ngày bình tĩnh hơn. Quy trình của riêng tôi rất đơn giản: - Tôi kiểm tra dòng hiện tại trong sử dụng bình thường - Tôi lưu ý những điểm yếu xuất hiện - Tôi so sánh các gói hoặc tùy chọn dịch vụ - Tôi chọn gói phù hợp với nhu cầu của mình chứ không phải gói có các tính năng bổ sung mà tôi sẽ không sử dụng - Tôi kiểm tra thiết lập sau khi chuyển đổi. Tôi thích phương pháp này vì nó giúp tôi tập trung vào việc sử dụng thực tế. Một dòng không cần phải phức tạp để hoạt động tốt. Nó cần phải rõ ràng, ổn định và dễ tin cậy. Nếu bạn đang nghĩ đến việc nâng cấp dây chuyền của mình, tôi sẽ bắt đầu với những điểm khiến bạn khó chịu nhất. Việc nâng cấp dòng sẽ giải quyết được vấn đề. Nó không nên tạo ra một cái mới. Khi tôi đặt mục tiêu đó, tôi sẽ tiêu ít hơn, lãng phí ít thời gian hơn và đạt được kết quả tốt hơn từ cùng một thói quen hàng ngày. Một đường dây tốt hơn mang lại cho tôi nhiều hơn là dịch vụ mạnh mẽ hơn. Nó giúp tôi ít bị gián đoạn hơn, giao tiếp rõ ràng hơn và tự tin hơn khi nhấc điện thoại. Đó là phần tôi chú ý nhất. Không phải bản thân việc nâng cấp mà là cảm giác làm việc của tôi sau đó.

Tôi đã thấy vấn đề tương tự ở các phòng khám, xưởng và khu dịch vụ ăn uống: công việc đã sẵn sàng, mọi người đã sẵn sàng nhưng găng tay thì không. Một hộp trống rỗng. Kích thước được trộn lẫn. Một nhân viên phải dừng lại, nhìn xung quanh và yêu cầu đổ thêm nước. Sự chậm trễ nhỏ đó làm gián đoạn dòng chảy của toàn bộ ca làm việc. Tôi không coi đây chỉ là vấn đề về găng tay. Tôi thấy đó là một vấn đề về quy trình làm việc. Khi găng tay dễ dàng tiếp cận, công việc sẽ trở nên suôn sẻ hơn. Đội của tôi có thể tiếp tục di chuyển. Khách hàng của tôi ít phải chờ đợi hơn. Nhân viên của tôi cảm thấy ít áp lực hơn. Tôi tập trung vào ba điểm đơn giản. Tôi giữ đúng loại găng tay ở đúng nơi. Tôi kiểm tra nhu cầu kích thước dựa trên việc sử dụng thực tế chứ không phải phỏng đoán. Tôi xây dựng kế hoạch nạp tiền phù hợp với công việc hàng ngày để nguồn cung luôn sẵn sàng. Có lần tôi thấy một phòng khám nha khoa nhỏ để một hộp đựng găng tay gần ghế và một hộp khác gần quầy lễ tân. Trước đó nhân viên đi đi lại lại để tìm size phù hợp. Sau khi họ thay đổi cách bố trí, những chuyến đi nhỏ đó trở nên hiếm hoi. Căn phòng có vẻ yên tĩnh hơn. Tốc độ cảm thấy tốt hơn. Đó là ý tôi khi nói nhiều găng tay hơn, ít chờ đợi hơn. Tôi cũng nghĩ vấn đề lưu trữ rõ ràng. Nếu găng tay dễ nhìn thì mọi người sử dụng nhanh hơn. Nếu kích thước được đánh dấu rõ ràng thì sẽ ít nhầm lẫn hơn. Nếu nguồn cung được đặt ở nơi mọi người thực sự làm việc thì sẽ ít có việc dừng lại và bắt đầu hơn. Đối với tôi, đây không chỉ là tiết kiệm công sức. Đó là giúp mọi người tập trung vào nhiệm vụ trước mắt. Một thiết lập găng tay tốt sẽ cảm thấy đơn giản. Nó sẽ dễ dàng để bổ sung. Nó phải dễ dàng để kiểm tra. Nó phải dễ sử dụng. Đó là tiêu chuẩn tôi tuân theo khi lên kế hoạch cung cấp găng tay cho một đội. Tôi nhận thấy rằng những thay đổi nhỏ thường tạo ra sự khác biệt lớn nhất. Thêm một hộp nữa vào đúng chỗ. Một nhãn kích thước rõ ràng. Một thói quen nạp tiền ổn định. Đây là những bước nhỏ nhưng chúng giúp cả đoàn di chuyển với ít thời gian tạm dừng hơn. Nếu công việc của bạn phụ thuộc vào bàn tay sạch, khả năng tiếp cận nhanh và nguồn cung cấp ổn định, tôi nghĩ mục tiêu rất rõ ràng: chuẩn bị sẵn nhiều găng tay hơn và rút ngắn thời gian chờ đợi. Đó là loại hệ thống mà tôi tin tưởng.

Tôi nhận thấy khoảng cách về tốc độ mỗi khi mở hai trang cạnh nhau. Một trang tải nhanh. Tôi có thể đọc nó, nhấp chuột và tiếp tục di chuyển. Trang bên kia có cảm giác nặng nề. Tôi đợi. Tôi ngần ngại. Tôi rời đi trước khi tôi biết có gì trên đó. Khoảng cách đó quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Tôi đã chứng kiến ​​sự chậm trễ nhỏ biến thành sự mất niềm tin. Tôi đã thấy một câu trả lời đơn giản mất quá nhiều thời gian và khiến người mua cảm thấy bị phớt lờ. Tôi đã thấy một trang thanh toán sạch sẽ bị chôn vùi dưới các trường bổ sung và tôi biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Mọi người dừng lại. Họ di chuyển đi. Họ không phải lúc nào cũng phàn nàn. Họ chỉ chọn con đường dễ dàng hơn. Khi tôi làm việc về tốc độ, tôi không chỉ coi nó như một con số kỹ thuật. Tôi coi nó như một phần của trải nghiệm khách hàng. Một thương hiệu nhanh chóng cảm thấy dễ dàng để đối phó. Một thương hiệu chậm có cảm giác như đang làm việc. Sự khác biệt đó thể hiện ở số lần nhấp chuột, tin nhắn và cuộc gọi bán hàng. Bước đầu tiên của tôi rất đơn giản. Tôi tìm nơi bắt đầu sự chậm trễ. Đôi khi nó bắt đầu trên chính trang đó. Hình ảnh lớn làm mọi thứ chậm lại. Quá nhiều script khiến màn hình có cảm giác bị kẹt. Một bố cục đông đúc khiến du khách phải suy nghĩ quá nhiều. Tôi đã thấy nhiều người bỏ đi vì không tìm được nút họ muốn. Họ không cần phải giải thích dài dòng. Họ cần một trang mở ra rõ ràng và thể hiện rõ ràng bước đi tiếp theo. Đôi khi sự chậm trễ bắt đầu trong hộp thư đến. Một khách hàng gửi một câu hỏi ngắn, sau đó chờ trả lời. Tôi biết nỗi đau này từ cả hai phía. Khi tôi mua thứ gì đó, tôi muốn có một câu trả lời rõ ràng. Khi tôi bán, tôi muốn người mua cảm thấy rằng tôi có mặt. Tôi sử dụng các mẫu trả lời ngắn, câu trả lời đã lưu sẵn cho các câu hỏi phổ biến và kiểu tin nhắn đơn giản. Điều đó tiết kiệm được vài phút. Nó cũng tiết kiệm tâm trạng của cuộc trò chuyện. Tôi cũng rất chú ý đến những bước không cần thiết phải tồn tại. Một cửa hàng sửa chữa điện thoại địa phương gần tôi có một mẫu đặt chỗ có quá nhiều chỗ trống. Tên, email, điện thoại, kiểu máy, vấn đề, ngày ưu tiên, thời gian ưu tiên, ghi chú bổ sung. Mọi người bắt đầu biểu mẫu và dừng lại giữa chừng. Người chủ nói với tôi rằng ông ấy nghĩ mẫu đơn này trông có vẻ chuyên nghiệp. Tôi nói với anh ấy rằng nó trông mệt mỏi. Chúng tôi đã loại bỏ một vài trường. Chúng tôi đã di chuyển nút liên hệ lên cao hơn. Chúng tôi giữ tin nhắn ngắn gọn. Trang này trở nên dễ sử dụng hơn và chủ sở hữu cho biết nhiều khách hàng đã xem đến cuối biểu mẫu. Không có phép thuật. Chỉ cần ít ma sát hơn. Khoảng cách tốc độ thường là như vậy. Ma sát. Tôi cũng nghĩ về tốc độ tìm kiếm. Google muốn các trang giúp ích được cho mọi người và mọi người hiếm khi ở lại lâu với các trang chậm. Tôi nhận thấy rằng khi một trang web tải nhanh hơn và đọc rõ ràng hơn, khách truy cập sẽ ở lại trang lâu hơn và di chuyển dễ dàng hơn. Điều đó không xảy ra chỉ vì một thủ thuật. Điều này xảy ra vì toàn bộ trang có vẻ nhẹ hơn. Tôi giữ bản sao sạch sẽ. Tôi sử dụng các dòng ngắn trong đó một dòng ngắn hoạt động tốt nhất. Tôi chia những ý tưởng dài thành những phần nhỏ. Tôi chừa khoảng trống xung quanh văn bản để mắt có thể nghỉ ngơi. Tôi tránh những từ thừa khiến trang có cảm giác chật chội. Điều này giúp ích cho cả người đọc và trải nghiệm tìm kiếm. Tôi làm điều tương tự với chính tin nhắn đó. Nếu tôi muốn ai đó tin tưởng vào một sản phẩm, tôi sẽ không đưa ra những tuyên bố lớn lao. Tôi nói về những gì nó giải quyết được. Tôi chỉ ra những gì thay đổi. Tôi dùng cảnh thật chứ không phải lời hứa mơ hồ. Ví dụ: nếu tôi đang nói chuyện với một chủ cửa hàng bận rộn, tôi có thể nói thế này: người mua đang so sánh bạn với lựa chọn nhanh nhất trên thị trường, ngay cả khi họ không bao giờ nói to điều đó. Nếu trang web của bạn tải quá lâu hoặc mất quá nhiều thời gian để trả lời, người mua sẽ nhận thấy khoảng trống. Không phải với một báo cáo. Với một cảm giác. Tôi đã học được cách tôn trọng cảm giác đó. Tốc độ không chỉ là nhanh chóng. Đó là việc làm cho bước tiếp theo đủ dễ dàng để khách hàng tiếp tục. Một trang nhanh, một câu trả lời rõ ràng, một hình thức ngắn gọn, một bố cục gọn gàng — những động thái nhỏ này sẽ cộng lại. Chúng giúp mọi người tin tưởng vào con đường bạn đặt trước mặt họ. Vì vậy, khi tôi nói “Xem khoảng cách tốc độ”, ý tôi là điều gì đó đơn giản. Nhìn xem mọi người đang chờ đợi ở đâu. Hãy nhìn xem họ rời đi ở đâu. Hãy xem quy trình của bạn đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn mức cần thiết ở đâu. Sau đó loại bỏ từng phần chậm một. Đó là cách tôi làm việc. Đó là cách tôi giúp một trang cảm thấy nhẹ nhàng hơn. Đó là cách tôi khiến khách hàng ở lại đủ lâu để thực hiện bước tiếp theo.

Sẵn sàng để bắt kịp? Tôi tự hỏi bản thân rằng khi công việc bắt đầu chồng chất, các tin nhắn vẫn chưa được đọc và ngày của tôi như bị chia thành nhiều phần nhỏ. Tôi biết cảm giác nhìn vào một danh sách dài và không biết bắt đầu từ đâu. Sự căng thẳng không chỉ ở các nhiệm vụ. Đó cũng là áp lực đến từ việc bị tụt lại phía sau. Tôi đã ngừng cố gắng sửa chữa mọi thứ cùng một lúc. Sự thay đổi đó đã giúp tôi nhiều hơn bất kỳ kế hoạch dài hơi nào. Khi tôi cố gắng bắt kịp, tôi không tìm kiếm một khởi đầu hoàn hảo. Tôi tìm kiếm một bước nhỏ giúp tôi kiểm soát lại được. Tháng trước, tôi mở hộp thư đến và thấy hơn 80 email chưa đọc. Tôi có hai bản báo cáo đang chờ, một vài cuộc gọi tôi đã bỏ qua và những ghi chú từ một cuộc họp mà tôi chưa ghi lại. Tôi cảm thấy bế tắc trong một phút. Sau đó tôi viết mọi mục đang mở trên một trang. Trang đó đã thay đổi cả ngày đối với tôi. Các nhiệm vụ đã không biến mất. Tâm trí tôi trở nên tĩnh lặng hơn. Đây là cách tôi bắt kịp bây giờ. 1. Tôi chọn một lĩnh vực trước tiên. Tôi không bắt đầu với mọi thứ. Tôi chọn một làn đường. Đó có thể là email, theo dõi khách hàng, hồ sơ công việc hoặc công việc cá nhân. Khi tôi chia năng lượng của mình cho nhiều việc, tôi sẽ di chuyển chậm hơn. Khi tôi tập trung vào một lĩnh vực, tôi thực sự đạt được tiến bộ. 2. Tôi viết ra mọi nhiệm vụ đang mở mà tôi không tin tưởng vào trí nhớ khi cảm thấy bị bỏ lại phía sau. Tôi liệt kê các mục trên giấy hoặc trên màn hình của tôi. Những từ ngắn có tác dụng tốt nhất. Tôi viết những gì cần hành động, những gì cần trả lời và những gì có thể chờ đợi. Một danh sách làm cho mớ hỗn độn dễ nhìn thấy hơn. 3. Tôi sắp xếp theo nhu cầu chứ không phải theo tâm trạng mà tôi đã từng làm công việc mà tôi thích nhất. Cảm giác đó thật tuyệt, nhưng nó không giúp được gì nhiều. Bây giờ tôi hỏi một câu: bây giờ tôi cần chú ý điều gì? Nếu khách hàng chờ phản hồi, tôi sẽ xử lý việc đó trước khi xóa các ghi chú cũ. Nếu một hóa đơn cần thanh toán, tôi sẽ xử lý nó trước khi mở một tab mới. 4. Tôi sử dụng các khối công việc ngắn. Tôi đặt ra một khoảng thời gian ngắn và chỉ làm một nhiệm vụ. Tôi không tiếp tục kiểm tra tin nhắn. Tôi không nhảy lung tung. Thậm chí 15 phút cũng có thể giúp ích khi tôi sử dụng tốt. Hai khối ngắn có thể di chuyển nhiều công việc hơn một khối dài chứa đầy sự gián đoạn và nghi ngờ. 5. Tôi để lại một ghi chú nhỏ cho bước tiếp theo Khi tôi dừng lại, tôi viết hành động tiếp theo. Không phải là một kế hoạch đầy đủ Chỉ một dòng thôi. Bằng cách đó, tôi không bị mất chủ đề. Khi tôi quay lại sau, tôi biết phải bắt đầu từ đâu. Điều này giúp tôi không phải bắt đầu lại. Tôi cũng học được rằng bắt kịp không có nghĩa là theo đuổi mọi nhiệm vụ cũ. Một số thứ không còn cần năng lượng của tôi nữa. Một số tin nhắn có thể không được trả lời. Một số ghi chú đã từng hữu ích, sau đó mất đi giá trị. Tôi để những điều đó đi khi chúng không còn giúp tôi tiến về phía trước nữa. Tôi thích cách tiếp cận này vì nó mang lại cảm giác nhân văn. Tôi không cần một chiếc bàn làm việc hoàn hảo, một ứng dụng hoàn hảo hay một tâm trạng hoàn hảo. Tôi cần một khởi đầu bình tĩnh, một danh sách ngắn và tốc độ ổn định. Thế là đủ để tôi quay trở lại đúng hướng. Nếu bạn cảm thấy bị tụt lại phía sau ngay bây giờ, tôi sẽ không bảo bạn phải làm nhiều hơn nữa. Tôi khuyên bạn nên làm ít hơn nhưng tập trung hơn. Chọn một khu vực. Viết nó ra. Xử lý bước tiếp theo. Sau đó chuyển sang cái tiếp theo. Đó là cách tôi bắt kịp mà không khiến cả ngày của mình trở nên vội vã. Chúng tôi hoan nghênh các câu hỏi của bạn: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687.

Taiichi Ohno, 1988, Hệ thống sản xuất Toyota vượt xa sản xuất quy mô lớn Eliyahu M. Goldratt và Jeff Cox, 1984, Mục tiêu James P. Womack và Daniel T. Jones, 1996, Tư duy tinh gọn Don Norman, 2013, Thiết kế của những việc thường ngày Steve Krug, 2014, Đừng bắt tôi phải suy nghĩ, Xem lại Jan Carlzon, 1987, Khoảnh khắc của sự thật