“Chiếc máy này đã thay đổi mọi thứ.” — Chủ nhà máy, Thái Lan.

Tôi từng tin rằng một chiếc máy chỉ có thể giải quyết được một vấn đề nhỏ. Cửa hàng của tôi kể một câu chuyện khác. Trước khi tôi thay đổi bất cứ điều gì, ngày của tôi cảm thấy thật đông đúc. Tôi xử lý việc đóng gói, niêm phong, dán nhãn và kiểm tra bằng tay. Đơn đặt hàng di chuyển chậm. Một lỗi nhỏ trên một gói hàng có thể gây lãng phí tài liệu và khiến tôi mất tập trung vào nhiệm vụ tiếp theo. Không gian cũng chật hẹp. Tôi không cần một căn phòng lớn hơn. Tôi cần một quá trình bình tĩnh hơn. Đó là lý do tại sao tôi bắt đầu xem xét một chiếc máy có thể đảm nhận phần công việc khiến tôi luôn bị gián đoạn. Tôi không theo đuổi một thiết lập ưa thích. Tôi muốn thứ gì đó dễ học, dễ lau chùi và dễ đặt cạnh chiếc bàn mà tôi đã có. Tôi đã so sánh kích thước, mức sử dụng điện năng, tiếng ồn và mức độ đào tạo của máy. Tôi cũng hỏi một câu hỏi đơn giản: liệu chiếc máy này có giúp tôi giải quyết nút cổ chai thực sự hay nó chỉ thêm một chiếc hộp khác vào góc? Tôi thấy một tiệm bánh nhỏ gần phố tôi cũng có lựa chọn tương tự. Nhóm của họ thường chuyền các khay xung quanh, niêm phong túi bằng tay và dán nhãn cho từng món một. Sau khi họ bổ sung thêm một chiếc máy niêm phong và dán nhãn nhỏ gọn, căn phòng phía sau của họ trông bớt chật chội hơn. Các nhân viên vẫn làm việc chăm chỉ nhưng bước đi của họ có vẻ trực tiếp hơn. Họ không nói về phép thuật. Họ nói về việc ít lãng phí hơn, ít tạm dừng hơn và bàn làm việc sạch sẽ hơn. Sự thay đổi của riêng tôi đến từ một thói quen đơn giản. Tôi đã thử nghiệm máy với số lượng nhỏ. Tôi xem nguyên liệu được đưa vào đâu, sản phẩm xuất hiện ở đâu và tôi cần giảm tốc độ ở đâu. Tôi thực hiện các bước thủ công ngắn gọn và lặp lại cùng một thiết lập mỗi ngày. Điều đó đã cho tôi một nhịp điệu ổn định. Mình còn ghi các bước vệ sinh ở gần máy để ekip có thể làm theo mà không cần đoán mò. Phần đó quan trọng hơn mọi người nghĩ. Máy sẽ hữu ích nhất khi người dùng lắp máy vào một quy trình rõ ràng. Nếu quy trình làm việc vẫn lộn xộn, máy chỉ tăng tốc độ lộn xộn mà thôi. Nếu quy trình làm việc đơn giản, một chiếc máy có thể giảm bớt rất nhiều áp lực trong ngày. Tôi đã học được điều đó từ chính công việc của mình và bây giờ tôi vẫn áp dụng bài học đó. Tôi không gọi sự thay đổi là kịch tính. Tôi gọi nó là hữu ích. Một cỗ máy không thể thay thế được khả năng phán đoán, sự quan tâm hoặc dịch vụ. Nó cho tôi một cách rõ ràng hơn để sử dụng cả ba. Đối với một doanh nghiệp nhỏ, điều đó có thể có nghĩa là nhóm sẽ ít căng thẳng hơn và tốc độ ổn định hơn cho khách hàng. Đó là sự thay đổi mà tôi tin tưởng, vì tôi có thể nhìn thấy nó trong công việc hàng ngày.

Tôi từng nghĩ chủ một nhà máy ở Thái Lan cần một thứ hơn hết: nhiều đơn đặt hàng hơn. Tôi đã học được một cách khó khăn rằng mệnh lệnh không phải là toàn bộ câu chuyện. Áp lực thực sự đến từ sự nhầm lẫn hàng ngày. Một cỗ máy dừng lại. Một vật liệu đến muộn. Việc chuyển giao ca không rõ ràng. Một công nhân biết có vấn đề nhưng bức thư không bao giờ đến được đúng người. Mỗi vấn đề có vẻ nhỏ bé. Đặt chúng lại với nhau, và cả ngày cảm thấy nặng nề. Đó là lý do tại sao tôi thấy yếu tố thay đổi cuộc chơi thực sự chỉ đơn giản là: kiểm soát rõ ràng. Tôi không có ý nói ngôn ngữ hoa mỹ hay một lời hứa lớn lao. Ý tôi là một hệ thống, một thói quen và một cách nhìn chung về công việc. Khi tôi bắt đầu chú ý đến những con số giống nhau mỗi ngày, tôi nhận ra sự thật nhanh hơn. Sản lượng, lý do chậm trễ và việc sử dụng nguyên vật liệu đã cho tôi biết nhiều điều hơn những gì phỏng đoán có thể làm được. Tôi không cần một báo cáo dài. Tôi cần một bức tranh rõ ràng. Một trường hợp thực tế ở lại với tôi. Một nhà máy sản xuất linh kiện cỡ trung ở miền trung Thái Lan gặp tình trạng chậm đóng gói liên tục xảy ra gần cuối ca. Người chủ cho rằng đội di chuyển quá chậm. Sau khi kiểm tra cơ bản, vấn đề thực sự đã đơn giản hơn nhiều. Các thùng carton được lưu trữ quá xa dây chuyền và các bản cập nhật nhãn được gửi đến văn phòng muộn. Nhóm đã di chuyển các thùng carton lại gần hơn, ấn định điểm bàn giao và sử dụng một danh sách kiểm tra chung. Sự chậm trễ không biến mất trong một ngày. Đó không phải là vấn đề. Vấn đề là người chủ cuối cùng đã có thể nhìn ra vấn đề nằm ở đâu. Đó là loại thay đổi mà tôi tin tưởng. Nếu hôm nay tôi đang điều hành một nhà máy, tôi sẽ giữ kế hoạch rõ ràng: - viết ra những con số giống nhau hàng ngày cho mỗi dòng - xem lại bảng tính vào cùng thời điểm mỗi ca - để một người sở hữu mỗi bàn giao - đánh dấu các vấn đề lặp lại, không phải một lần gây nhiễu - khắc phục vấn đề xuất hiện thường xuyên nhất Tôi cũng học được rằng con người cũng quan trọng như quy trình. Nếu nhóm cho rằng hồ sơ chỉ là giấy tờ phụ thì họ sẽ xử lý theo cách đó. Nếu họ thấy hồ sơ giúp họ tránh nhầm lẫn thì họ sẽ sử dụng nó một cách cẩn thận. Tôi nhận thấy rằng một chiếc bảng trắng đơn giản có thể hoạt động tốt hơn một hệ thống bóng bẩy khi cả nhóm hiểu nó. Công cụ không phải là vấn đề. Thói quen là vậy. Tôi cũng muốn giữ câu hỏi của riêng mình đơn giản. Điều gì đang làm chúng ta chậm lại ngày hôm nay? Điều gì cứ lặp đi lặp lại? Tôi có thể loại bỏ những gì trước khi ca tiếp theo bắt đầu? Những câu hỏi này giúp tôi theo sát công việc. Họ cũng giúp tôi tránh hoảng loạn. Một chủ nhà máy không cần thêm tiếng ồn. Tôi cần ít điểm mù hơn, phản hồi nhanh hơn và một nhóm biết điều gì quan trọng vào lúc này. Nếu có một bài học tôi ghi nhớ thì đó là bài học: sự rõ ràng thay đổi từng ngày. Chủ nhà máy Thái Lan không cần phải giải quyết mọi vấn đề cùng một lúc. Tôi thà giải quyết tốt một vấn đề thực sự còn hơn là nói về mười ý tưởng không bao giờ đạt được. Khi công việc dễ nhìn thấy thì việc quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn. Khi cả nhóm có thể nhìn thấy cùng một bức tranh, họ có thể di chuyển cùng nhau.

Tôi đã từng dành quá nhiều thời gian để sửa chữa những thứ nhỏ nhặt. Tên tập tin đã bị tắt. Một tin nhắn cần chỉnh sửa thêm một lần nữa. Bản chuyển giao bị thiếu một chi tiết. Mỗi vấn đề có vẻ nhỏ. Tổng hợp lại, họ chậm lại cả ngày. Công việc vẫn chuyển động nhưng nó chuyển động có ma sát. Đó là lý do tại sao tôi thích một ý tưởng đơn giản: ít rắc rối hơn, hiệu quả cao hơn. Tôi không theo đuổi công việc bận rộn. Tôi tập trung vào một quá trình giúp đầu óc tôi tỉnh táo và đạt được kết quả ổn định. Khi tôi làm việc theo cách này, tôi nhận thấy ba điều. Quyết định của tôi trở nên nhanh hơn. Nhóm của tôi cần ít lần kiểm tra lặp lại hơn. Khách hàng của tôi nhận được câu trả lời sớm hơn. Sự thay đổi đó quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Tôi đã từng làm việc với một cửa hàng trực tuyến nhỏ đang bị mất doanh thu vì quá trình trả lời lộn xộn. Một người xử lý các câu hỏi, một người khác xử lý hàng hóa và người thứ ba kiểm tra việc vận chuyển. Mỗi đơn hàng mất quá nhiều lần bàn giao. Chúng tôi đã thay đổi dòng chảy. Tôi đã viết một hướng dẫn trả lời được chia sẻ. Tôi đặt ra danh sách nhiệm vụ rõ ràng cho từng bước. Tôi giữ một bản ghi đơn giản về tình trạng đơn hàng. Cả nhóm vẫn làm việc chăm chỉ, nhưng công việc không ngừng dao động. Trả lời trở nên nhanh hơn. Sai lầm giảm xuống. Người chủ nói với tôi rằng cô ấy cảm thấy cả cửa hàng dễ thở hơn. Đó là loại kết quả mà tôi tin tưởng. Nếu tôi muốn ít rắc rối hơn và đạt được hiệu quả cao hơn, tôi bắt đầu với công việc lặp đi lặp lại hàng ngày. Tôi tìm kiếm những bước đi làm tôi chậm lại. Tôi hỏi câu hỏi tương tự tiếp tục quay trở lại ở đâu. Tôi kiểm tra nhiệm vụ nào buộc mọi người phải chờ đợi. Sau đó tôi loại bỏ các động thái bổ sung. Một danh sách kiểm tra ngắn sẽ giúp ích. Một mẫu rõ ràng sẽ giúp ích. Một quá trình chia sẻ sẽ giúp ích. Tôi không cần một hệ thống dài. Tôi cần một cái mà mọi người có thể theo dõi mà không nhầm lẫn. Tôi cũng giữ thông điệp đơn giản. Nếu khán giả của tôi không thể hiểu được giá trị nhanh chóng, tôi sẽ đánh mất họ. Nếu nhóm của tôi không thể sử dụng quy trình nhanh chóng, tôi sẽ mất thời gian. Ngôn ngữ đơn giản thường làm được nhiều điều hơn ngôn ngữ bóng bẩy. Tôi đã thấy điều này trong các tin nhắn bán hàng, trả lời hỗ trợ, trang sản phẩm và ghi chú nội bộ. Một đường dây sạch sẽ có thể tiết kiệm được mười phút. Một lời đề nghị rõ ràng có thể tiết kiệm được một loạt câu hỏi. Lệnh trực tiếp có thể dừng lỗi trước khi nó bắt đầu. Quy tắc riêng của tôi là dễ dàng. Làm cho bước tiếp theo trở nên rõ ràng. Làm cho nhiệm vụ dễ dàng lặp lại. Làm cho kết quả dễ dàng kiểm tra. Đó là cách tôi giữ cho đầu ra luôn chuyển động mà không tạo thêm áp lực. Tôi cũng chú ý đến những thói quen nhỏ hình thành nên một ngày. Tôi nhóm các nhiệm vụ tương tự. Tôi tránh chuyển đổi giữa quá nhiều công việc. Tôi ghi chú ở nơi tôi có thể tìm thấy chúng nhanh chóng. Tôi xem lại những con số cốt lõi thay vì nhìn chằm chằm vào một bản báo cáo dài mà tôi không sử dụng. Những thói quen này trông không hào nhoáng. Họ làm việc. Khi mọi người hỏi tôi điều gì giúp ích nhiều nhất, tôi nói thế này: Quy trình rõ ràng. Xóa tin nhắn. Chuyển giao rõ ràng. Theo dõi rõ ràng. Đó là nơi ít rắc rối hơn bắt đầu. Đó là nơi có nhiều sản lượng hơn theo sau. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm longteou: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687.

Womack, James P. và Daniel T. Jones — 2003 — Tư duy tinh gọn Taiichi Ohno — 1988 — Hệ thống sản xuất Toyota vượt xa sản xuất quy mô lớn Frederick Winslow Taylor — 1911 — Các nguyên tắc quản lý khoa học Eliyahu M. Goldratt và Jeff Cox — 1984 — Mục tiêu Michael L. George — 2002 — Lean Six Sigma Donald J. Bowersox, David J. Closs và M. Bixby Cooper — 2013 — Quản lý Hậu cần Chuỗi Cung ứng