Tại sao phải trả giá cho những sai lầm? Hệ thống của chúng tôi giảm thiểu chất thải tới 75%.

Tôi đã từng coi những sai lầm nhỏ như một chi phí kinh doanh thông thường. Sai kích thước ở đây. Một chi tiết bị bỏ sót ở đó. Một sự lựa chọn vội vàng mà thoạt nhìn có vẻ ổn. Mỗi người đều cảm thấy mình nhỏ bé, nhưng hóa đơn vẫn tiếp tục tăng lên. Tôi đã trả tiền cho việc làm lại. Tôi đã trả tiền cho sự chậm trễ. Tôi đã phải trả giá cho sự căng thẳng. Đó là phần mà nhiều người bỏ lỡ. Hầu hết các tổn thất không đến từ một thất bại lớn. Chúng đến từ những lỗi nhỏ lặp đi lặp lại. Tôi đã học được điều này một cách khó khăn khi đặt hàng một loạt nhãn in để ra mắt sản phẩm. Tôi phê duyệt thiết kế quá nhanh. Màu sắc trông gần giống trên màn hình nhưng không khớp với hộp sản phẩm. Kích thước cũng giảm đi vài mm. Các nhãn vẫn có thể sử dụng được nhưng trông không ổn. Tôi phải đặt hàng lại và điều đó đồng nghĩa với việc phải trả thêm chi phí, thêm thời gian chờ đợi và thêm áp lực. Đó là thời điểm tôi thay đổi cách làm việc. Tôi ngừng hỏi, "Tôi có thể sửa lỗi này sau được không?" Tôi bắt đầu hỏi: “Sai lầm này sẽ khiến tôi phải trả giá thế nào nếu tôi bỏ qua nó bây giờ?” Chỉ một câu hỏi đó đã giúp tôi tiết kiệm được nhiều tiền hơn bất kỳ chương trình giảm giá nào từng có. Bây giờ tôi sử dụng một quy trình đơn giản trước khi phê duyệt bất cứ điều gì. Tôi kiểm tra mục tiêu. Tôi hỏi tôi muốn kết quả đó làm gì. Bán nhiều hơn. Giảm sự nhầm lẫn. Tiết kiệm thời gian. Nếu tôi không biết mục tiêu, tôi không thể đánh giá công việc. Tôi kiểm tra chi tiết. Tôi xem xét kích thước, từ ngữ, định dạng, ghi chú giao hàng và trường hợp sử dụng. Một chi tiết nhỏ có thể thay đổi toàn bộ kết quả. Địa chỉ giao hàng bị gõ sai. Giá niêm yết không có đơn vị. Phạm vi dịch vụ bỏ qua một bước quan trọng. Những điều này rất dễ bỏ lỡ và khó hoàn tác. Tôi kiểm tra cái giá của sự thất bại. Đây là nơi tiền thật được tiết kiệm. Nếu một lỗi chỉ có nghĩa là một vấn đề nhỏ về hình ảnh, tôi có thể chấp nhận nó. Nếu một sai sót có thể khiến bạn phải trả lại, hoàn tiền hoặc phải thực hiện một vòng công việc mới, tôi sẽ giảm tốc độ. Tôi không vội vã vượt qua điểm đó. Tôi kiểm tra bằng một cặp mắt nữa. Tôi muốn gửi những điều quan trọng cho người khác trước khi tôi cam kết. Một đồng nghiệp, một đối tác, thậm chí là một người bạn cẩn thận. Một cái nhìn mới mẻ thu hút những thứ tôi không còn nhìn thấy sau khi nhìn chằm chằm vào cùng một trang quá lâu. Tôi lại học được điều này khi giúp một quán cà phê nhỏ xem lại thực đơn trực tuyến của họ. Tên đồ uống vẫn ổn, nhưng ghi chú tùy chỉnh không rõ ràng. Khách hàng liên tục yêu cầu thay đổi mà hệ thống không thể xử lý được. Các nhân viên đã dành thêm phút cho mỗi đơn hàng. Điều đó nghe có vẻ nhỏ nhưng hàng người vẫn dài hơn và cả đội cảm thấy mệt mỏi. Chúng tôi viết lại các ghi chú trong menu và thêm các tùy chọn rõ ràng hơn. Vấn đề đã không biến mất một cách kịch tính. Nó chỉ đơn giản là ngừng tạo ra chất thải mới. Đó là điều tôi muốn nói khi nói rằng hãy ngừng trả giá cho những sai lầm. Không phải mọi sai lầm lúc đầu đều có vẻ đắt giá. Một số trông vô hại. Một số thậm chí còn cảm thấy bình thường. Tuy nhiên, một khi bạn tính chi phí ẩn, bức tranh sẽ thay đổi. Nếu bạn muốn ít xảy ra lỗi tốn kém hơn, tôi gợi ý một số thói quen phù hợp với tôi: - Chậm lại trước khi phê duyệt Một khoảng dừng ngắn thường tiết kiệm được thời gian sửa chữa lâu dài. - Giữ một danh sách kiểm tra. Tôi sử dụng một danh sách cho các đơn đặt hàng, dự án, tin nhắn và đánh giá cuối cùng. - Viết ra kết quả chính xác mà bạn mong đợi. Xóa ghi chú để giảm nhầm lẫn sau này. - Tìm kiếm các vấn đề lặp lại Nếu cùng một lỗi xuất hiện hai lần, tôi coi đó là một vấn đề về quy trình. - Bảo vệ những phần khó làm lại Thiết kế, hợp đồng, nhãn hiệu, chi tiết vận chuyển và cài đặt quảng cáo xứng đáng được quan tâm nhiều hơn. Tôi cũng cố gắng không nhầm lẫn giá rẻ với an toàn. Một mức giá thấp có thể có vẻ thông minh ngay từ đầu, tuy nhiên một lựa chọn yếu có thể gây ra nhiều chi phí hơn về sau. Tôi đã thấy điều này với công việc dịch vụ, tìm nguồn cung ứng sản phẩm và chỉnh sửa vội vàng. Giá có vẻ nhẹ nhưng cách khắc phục thì không. Tôi thà trả một mức giá hợp lý cho một kết quả rõ ràng còn hơn trả hai lần cho cùng một nhiệm vụ. Quan điểm của tôi rất đơn giản. Sai lầm là một phần của công việc, nhưng sai lầm lặp đi lặp lại là một sự lựa chọn. Khi tôi bắt đầu coi mọi lỗi lầm là một cái giá phải trả thực sự, các quyết định của tôi trở nên sắc bén hơn. Tôi trở nên chậm hơn ở những nơi quan trọng và nhanh hơn ở những nơi an toàn. Công việc của tôi trông sạch sẽ hơn. Kết quả của tôi trở nên dễ quản lý hơn. Ngân sách của tôi đã ngừng rò rỉ theo những cách nhỏ nhặt và âm thầm. Đó là bài học mà tôi vẫn còn nhớ đến bây giờ: Đừng chỉ hỏi hôm nay một thứ gì đó có giá bao nhiêu. Hỏi ngày mai một sai lầm sẽ phải trả giá như thế nào.

Tôi đã từng vứt đi quá nhiều. Ở cửa hàng của tôi, thùng đầy nhanh chóng. Hộp, giấy, màng bọc thực phẩm và những mảnh vụn nhỏ còn sót lại đều bị vứt đi vào cuối ngày. Tôi có thể nhìn thấy sự mất mát, nhưng tôi không biết nó đến từ đâu. Vấn đề đó lúc đầu có vẻ nhỏ. Nó liên tục hiển thị trong chi phí, dung lượng lưu trữ và công việc hàng ngày của tôi. Tôi ngừng đoán và bắt đầu xem sự lãng phí. Tôi viết ra những gì tôi đã vứt đi trong một tuần. Tôi cân các túi rác. Tôi đã kiểm tra những món đồ nào đã được sử dụng một lần và sau đó bỏ qua. Mô hình rất dễ nhìn thấy. Tôi đã mua quá nhiều, mở quá nhiều mặt hàng cùng một lúc và giữ hàng cũ quá lâu. Đó là thời điểm tôi thay đổi quy trình của mình. 1. Tôi theo dõi rác thải mỗi ngày. Tôi để một khúc gỗ đơn giản gần khu vực làm việc. Tôi viết ra: - cái gì đã vứt đi - bao nhiêu cái đã vứt đi - tại sao nó lại bị lãng phí Việc này mất vài phút mỗi ngày. Thói quen nhỏ đó đã cho tôi thấy sự mất mát đang diễn ra ở đâu. 2. Tôi mua ít hơn nhưng mua cẩn thận hơn. Tôi thường đặt những đơn hàng lớn vì cảm thấy an toàn. Nó không an toàn. Nó trói buộc tiền mặt và tạo ra nhiều hư hỏng hơn. Tôi bắt đầu đặt hàng số lượng nhỏ hơn. Tôi đã kết hợp nguồn cung với nhu cầu sử dụng thực tế. Khu vực lưu trữ của tôi trở nên dễ quản lý hơn. Các mặt hàng di chuyển nhanh hơn. Hàng cũ ngừng ngồi trong góc. 3. Tôi đã sử dụng lại những món đồ vẫn còn giá trị. Hộp sạch sẽ được cất lại vào kho. Giấy đóng gói đã được sử dụng lại để gói bên trong. Vật liệu còn sót lại được phân loại trước khi bỏ vào thùng. Tôi không cố gắng cứu vãn mọi thứ. Tôi chỉ giữ lại những gì còn hữu ích và sạch sẽ. Sự thay đổi đó đã giảm bớt sự lãng phí mà không cần thêm công việc. 4. Tôi đã đào tạo đội ngũ của mình cách kiểm tra trước khi mở kho mới Rất nhiều lãng phí đến từ thói quen. Mọi người mở một cuộn mới, một túi mới hoặc một hộp mới trước khi kiểm tra kệ. Tôi yêu cầu nhóm của tôi tạm dừng và nhìn trước. Sự tạm dừng nhỏ đó đã làm giảm việc sử dụng thêm. Nó cũng làm cho mọi người nhận thức rõ hơn về những gì đã có ở đó. 5. Tôi đã thay đổi một quy trình trong tiệm bánh của mình. Tôi điều hành một tiệm bánh nhỏ nên tôi biết rác thải có thể phát triển nhanh như thế nào. Những mảnh bột vụn, những chiếc túi hư hỏng và những món đồ không bán được chất thành đống. Tôi bắt đầu biến những mảnh vụn an toàn thành vụn bánh mì hoặc các phần mẫu. Tôi dán nhãn các khay rõ ràng hơn. Tôi đã điều chỉnh kích thước lô dựa trên doanh số hàng ngày. Sau một thời gian, lượng rác thải giảm khoảng 75%. Điều đó không đến từ một động thái lớn. Nó đến từ nhiều sửa chữa nhỏ mà tôi có thể tiếp tục thực hiện. Tôi thích cách tiếp cận này vì nó có cảm giác chân thực. Tôi không cần phải bán mạnh. Tôi không cần một hệ thống ưa thích. Tôi cần những con số rõ ràng, một thói quen tốt hơn và một đội ngũ theo dõi chi tiết. Nếu doanh nghiệp của bạn có tỷ lệ lãng phí cao, tôi sẽ bắt đầu với một thùng, một cuốn sổ và một tuần theo dõi. Câu trả lời thường đã có sẵn. Bạn chỉ cần nhìn kỹ là có thể thấy được.

Tôi vẫn thấy vấn đề tương tự ở các doanh nghiệp nhỏ: doanh số bán hàng có vẻ ổn nhưng lợi nhuận vẫn thấp. Lý do thường là lãng phí. Ý tôi không phải chỉ là rác trong thùng. Ý tôi là mua quá nhiều, hàng tồn kho bị hỏng, công việc chuẩn bị chậm, nguyên liệu không sử dụng, nhân công dư thừa và những lỗi nhỏ lặp lại hàng ngày. Mỗi người đều cảm thấy nhỏ bé. Cùng nhau, họ ăn lề. Quan điểm của tôi rất đơn giản: nếu tôi muốn có nhiều lợi nhuận hơn thì tôi cần ít lãng phí hơn. Tôi bắt đầu bằng cách xem xét nơi lãng phí thực sự xảy ra. Tại một tiệm bánh nhỏ mà tôi làm việc cùng, người chủ nói với tôi rằng vấn đề là lượng người qua lại thấp. Sau khi chúng tôi kiểm tra các con số, tôi tìm thấy một thứ khác. Tiệm bánh nướng quá nhiều bánh mì vào buổi sáng và gần một phần ba trong số đó không bán được vào cuối ngày. Vấn đề không chỉ là nhu cầu. Kích thước lô quá lớn và nhóm không có hồ sơ hàng ngày về thứ gì bán được nhanh nhất. Sự lãng phí đó là phổ biến. Tôi thường bắt đầu bằng ba câu hỏi: Cái gì bị vứt đi? Cái gì mua mà không dùng? Nhiệm vụ nào đang mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết? Khi tôi trả lời những câu hỏi này, tôi có thể thấy cái giá thực sự. Tôi thích chia công việc thành nhiều bước. Tôi theo dõi chất thải trong một tuần. Tôi viết ra mọi mặt hàng bị hư hỏng, hết hạn sử dụng, không được sử dụng hoặc được bán giảm giá vì để quá lâu. Tôi giữ hồ sơ đơn giản. Một cuốn sổ tay hoạt động. Một bảng tính cũng hoạt động. Sau đó tôi tìm kiếm các mẫu. Nếu cùng một sản phẩm tiếp tục bị hỏng, tôi sẽ giảm số lượng đặt hàng. Nếu máy vẫn gây lỗi thì tôi kiểm tra lại quy trình. Nếu cùng một ca làm việc mất nhiều thời gian hơn những ca khác, tôi hỏi điều gì đang làm nó chậm lại. Tôi cũng rất chú ý đến hàng tồn kho. Quá nhiều cổ phiếu ban đầu có vẻ an toàn nhưng nó lại ràng buộc tiền mặt. Tôi đã thấy các cửa hàng mua nhiều hơn mức họ cần chỉ để cảm thấy sẵn sàng. Sau đó, họ sẽ lưu trữ hàng hóa quá lâu, thay thế hàng hóa bị hư hỏng hoặc thanh lý hàng tồn kho cũ với giá thấp hơn. Đó là tiền rời bỏ doanh nghiệp một cách lặng lẽ. Tôi thích những đơn hàng nhỏ hơn, thường xuyên hơn khi sản phẩm cho phép. Điều này giúp tôi kiểm soát tốt hơn. Nó cũng giúp tôi phát hiện những thay đổi về nhu cầu nhanh hơn. Điều tiếp theo tôi khắc phục là xử lý lãng phí. Một nhóm có thể mất lợi nhuận ngay cả khi doanh số bán hàng ổn định nếu các bước công việc lộn xộn. Tôi đã thấy mọi người đi đi lại lại trong phòng để lấy dụng cụ, lặp lại cùng một lần kiểm tra hai lần hoặc chờ phê duyệt các nhiệm vụ cơ bản. Không có điều nào trong số đó có vẻ nghiêm trọng vào lúc này. Nó vẫn tốn tiền. Tôi yêu cầu nhóm của tôi giữ cho quy trình này dễ thực hiện. Tôi loại bỏ các bước bổ sung. Tôi đặt các công cụ ở nơi chúng được sử dụng. Tôi viết ra phương pháp tiêu chuẩn để công việc được nhất quán. Điều đó không có nghĩa là làm cho công việc trở nên lạnh lùng hay cứng nhắc. Nó có nghĩa là đưa ra cho mọi người một con đường giúp họ làm việc tốt hơn mà không cần phỏng đoán. Vấn đề đào tạo cũng vậy. Rất nhiều lãng phí đến từ những sai sót nhỏ của nhân viên mới, nhân viên gấp rút hoặc nhân viên chưa bao giờ được bàn giao đúng quy định. Tôi đã từng chứng kiến ​​một quán cà phê bị mất sản phẩm vì một người bảo quản sữa không đúng chỗ. Tôi đã thấy một cửa hàng in lãng phí giấy vì quá trình kiểm tra thiết lập đã bị bỏ qua. Khi đào tạo mọi người, tôi giảng bài ngắn gọn và thực tế. Tôi hiển thị nhiệm vụ. Tôi giải thích lý do đằng sau nó. Tôi yêu cầu người đó lặp lại một lần trong khi tôi xem. Điều đó tiết kiệm được nhiều tiền hơn là một bài giảng dài. Tôi cũng tin rằng việc định giá và kiểm soát chất thải nên phối hợp với nhau. Nếu doanh nghiệp có mức lãng phí cao thì việc tăng giá không phải lúc nào cũng là giải pháp tốt nhất. Tôi thích sửa chỗ rò rỉ trước. Một hệ thống tốt hơn có thể cải thiện tỷ suất lợi nhuận mà không yêu cầu khách hàng trả tiền cho những tổn thất có thể tránh được. Tôi đã từng giúp một chủ quán cà phê nhỏ xem xét rác thải bánh ngọt hàng ngày. Chúng tôi nhận thấy rằng suất ăn buổi sáng quá đông so với số lượng thực sự ăn trưa. Người chủ cắt giảm kích thước lô, thêm mẻ nướng nhỏ thứ hai vào cuối ngày và theo dõi tỷ lệ bán ra của từng mặt hàng. Kết quả là có ít hàng tồn kho hơn và tỷ suất lợi nhuận tốt hơn. Quán cà phê không thay đổi danh tính. Nó chỉ phù hợp với sản xuất để nhu cầu chặt chẽ hơn. Đó là phần tôi tin tưởng nhất. Ít rác thải hơn không phải là một khẩu hiệu. Đó là một thói quen. Tôi nhìn vào con số của mình. Tôi xem quá trình của tôi. Tôi dạy đội của tôi. Tôi điều chỉnh trước khi những tổn thất nhỏ phát triển thành những tổn thất lớn hơn. Khi tôi làm tốt điều đó, lợi nhuận được cải thiện mà không bị áp lực thêm. Công việc kinh doanh trở nên nhẹ nhàng hơn. Công việc có vẻ sạch sẽ hơn. Và những con số bắt đầu có ý nghĩa hơn. Đó là lý do tại sao tôi luôn nhắc lại một ý tưởng trong tác phẩm của mình: Ít lãng phí hơn. Nhiều lợi nhuận hơn. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Công nghiệp. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên nghiệp:longteou: fiona@lontoumachine.com/WhatsApp 18262164687.

W Edwards Deming 1986 Thoát khỏi khủng hoảng Taiichi Ohno 1988 Hệ thống sản xuất Toyota Joseph M Juran 1988 Juran về lập kế hoạch chất lượng James P Womack và Daniel T Jones 1996 Tư duy tinh gọn Nigel Slack và Michael Lewis Chiến lược hoạt động 2019 John Bicheno và Matthias Holweg 2016 Hộp công cụ tinh gọn